Jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą? Poradnik krok po kroku

Zanim uruchomisz firmę, rozważ czy nie warto dołączyć swojej firmy do Soluma Group

Jednoosobowa działalność gospodarcza to zdecydowanie najpopularniejsza forma prowadzenia własnego biznesu w Polsce – są około 3 miliony takich podmiotów. Dla wielu osób, które obecnie pracują na etacie lub kontrakcie, wizja założenia firmy jest bardzo kusząca, głównie pod kątem ekonomicznym. Jeśli i Ty zamierzasz w najbliższej przyszłości mieć swój biznes, ale nie wiesz jak założyć jednoosobową działalność gospodarczą, ten poradnik jest dla Ciebie. Przeprowadzimy Cię przez całą procedurę krok po kroku.

Dlaczego jednoosobowa działalność gospodarcza?

Większość osób mówiąc o prowadzeniu własnej firmy ma na myśli właśnie jednoosobową działalność gospodarczą. Jej założenie jest bardzo proste, ale trzeba sobie zdawać sprawę ze znacznego obciążenia podatkowego. Pisząc wprost: jednoosobowa działalność gospodarcza jest droga, przynajmniej na początku oraz w przypadku biznesów przynoszących niskie i umiarkowane dochody.

Oto najważniejsze atuty jednoosobowej działalności gospodarczej:

• Jest bardzo łatwa w założeniu i prowadzeniu,
• Jej założenie jest praktycznie darmowe,
• Właściciel firmy ponosi niewielkie koszty obsługi księgowej, a w ostateczności może prowadzić księgowość samodzielnie.

Pora na wady jednoosobowej działalności gospodarczej:

• Wysokie obciążenie składkami ZUS – przez pierwsze 2 lata przedsiębiorca opłaca preferencyjne składki, których suma w 2017 roku wynosi 487,90 zł. Po 24 miesiącach trzeba przejść na normalny ZUS i płacić (stawka w 2017 roku) aż 1172,56 zł. Miesięcznie! Obowiązek płacenia składek dotyczy każdego, bez względu na wysokość osiąganego przychodu czy dochodu. Czyli: nawet jeśli nic nie zarobisz, i tak musisz odprowadzić składki do ZUS.
• Przedsiębiorca odpowiada za długi firmy prywatnym majątkiem.

Kto musi założyć firmę?

Wspomniane obciążenia sprawiają, że w Polsce wciąż bardzo dobrze ma się szara strefa. Nie brakuje osób, które de facto prowadzą własne biznesy, ale w sposób nieoficjalny, bez rejestracji. Jest to ryzykowne, bo może się skończyć nałożeniem bardzo wysokiej kary oraz obowiązkiem uiszczenia zaległych podatków (w razie np. donosu sąsiedzkiego).

Zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem każdy, kto wykonuje czynność zarobkową o charakterze ciągłym i w sposób zorganizowany, podlega obowiązkowi zarejestrowania działalności gospodarczej.

Przykład 1:

Jan Kowalski sprzedaje na Allegro płyty winylowe, które sprowadza do kraju z Australii. Jeśli ma wiele aukcji i wystawia je regularnie co miesiąc, musi zarejestrować działalność gospodarczą.

Przykład 2:

Ewa Nowak zebrała trzy słoiki jagód w lesie i sprzedała je przy drodze. Jej praca nie ma charakteru ciągłego, a jedynie okazjonalny, dlatego nie zachodzi obowiązek rejestracji działalności gospodarczej.

Wiesz już, że musisz założyć jednoosobową działalność gospodarczą. Co teraz? Kolejnym krokiem jest wypełnienie formularza rejestracyjnego CEIDG-1. Zanim jednak to zrobisz, bardzo dokładnie przemyśl kilka istotnych kwestii, o które zostaniesz zapytany w samym formularzu.

Wybór formy opodatkowania

To kluczowy etap zakładania jednoosobowej działalności gospodarczej. Jeszcze przed wypełnieniem formularza rejestracyjnego musisz wiedzieć, na jaką formę opodatkowania chcesz się zdecydować. Do wyboru masz cztery opcje:

• Opodatkowanie na zasadach ogólnych – jest to tzw. skala podatkowa. Obowiązują tutaj dwie stawki: 18% (dochód do 85,528 zł rocznie) i 32% (nadwyżka ponad próg 85,528 zł rocznie). Większość przedsiębiorców decyduje się właśnie na tę formę opodatkowania, ponieważ ma ona sporo plusów, m.in. możliwość korzystania z różnych odliczeń i ulg. Jednocześnie zasady ogólne wymagają prowadzenia ksiąg rachunkowych lub księgi przychodów i rozchodów, co w praktyce wiąże się z koniecznością korzystania z pomocy biura rachunkowego lub księgowej.
   
• Podatek liniowy – to znakomity wybór dla przedsiębiorców, którzy przewidują uzyskiwanie wysokich dochodów. W tym przypadku obowiązuje wyłącznie jedna stawka podatku w wysokości 19% i nie ma tutaj znaczenia, ile firma ostatecznie zarabia. Minusem jest brak prawa do korzystania z ulg i odliczeń oraz brak możliwości rozliczania się wspólnie z małżonkiem.
   
• Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych – w tym modelu opodatkowaniu podlega wyłącznie przychód, który nie może zostać pomniejszony o koszty jego uzyskaniu. Obowiązuje aż pięć stawek: 3%, 5,5%, 8,5%, 17% i 20% - stawkę wybiera sam przedsiębiorca i jest ona uzależniona od rodzaju prowadzonej działalności. Plusem jest przewidywalność podatku oraz możliwość prowadzenia uproszczonej ewidencji przychodów, bez wykazywania kosztów. Jednak przedsiębiorca jest zobligowany do dokumentowania każdego dowodu zakupu, ewidencjonowania przychodów oraz prowadzenia wykazu środków trwałych.
   
• Karta podatkowa – najprostsza forma opodatkowania dostępna dla wąskiej grupy przedsiębiorców, głównie drobnych i działających w branży gastronomicznej. Wysokość stawki podatku ustala się indywidualnie z naczelnikiem urzędu skarbowego właściwego dla miejsca prowadzenia działalności. Stawka ta jest uzależniona m.in. od wieku podatnika czy liczby mieszkańców w danej miejscowości.
   

Jest niemal pewne, że na początku wybierzesz zasady ogólne. Jeśli Twój biznes się rozkręci i zaczniesz osiągać znaczne dochody, wówczas prawdopodobnie opłaci Ci się przejście na podatek liniowy.

Nazwa firmy

To najprzyjemniejszy moment. Twoja wizja biznesu nareszcie będzie mieć jaką nazwę, którą będziesz się posługiwać w relacjach z klientami i kontrahentami, oczywiście o ile nazwa firmy będzie tożsama z nazwą marki, którą zamierzasz wprowadzić na rynek (a tak być nie musi).

Prawo wymaga jedynie, aby w nazwie firmy znalazło się imię i nazwisko właściciela – reszta jest już dowolna. Twoja firma może się więc nazywać „Jan Nowak”, ale równie dobrze „Usługi Hydrauliczne RURKA i KOLANKO Jan Nowak”.

Firma musi mieć również numer NIP i numer REGON. Jeśli masz już pierwszy z nich, to on się nie zmieni – NIP będzie więc taki sam dla Jana Nowaka, jak i dla firmy „Jan Nowak”. Jeśli nie masz NIP-u, zostanie on nadany po wypełnieniu formularza. Podobnie jak numer REGON, który jest Ci potrzebny do kontaktów z Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych.

Miejsce prowadzenia działalności

Wielu przedsiębiorców rejestruje swoje firmy pod adresem domowym i jest to jak najbardziej dopuszczalne. Pamiętaj jednak, że może się to wiązać z koniecznością opłacania wyższego podatku od nieruchomości – nie dojdzie do tego, jeśli udowodnisz, że działalność nie ogranicza w żaden sposób przestrzeni prywatnej, bo np. pracujesz w kuchni i nie potrzebujesz biura.

Oczywiście samą działalność możesz prowadzić gdziekolwiek – jednak na adres podany w formularzu będą przychodzić wszystkie pisma urzędowe.

PKD

W naszym kraju obowiązuje Polska Klasyfikacja Działalności, której podlega każdy przedsiębiorca. Wypełniając wniosek CEIDG-1 musisz wiedzieć, jaki kod najlepiej pasuje do Twojego biznesu. Przejrzenie całej klasyfikacji zajmuje trochę czasu, ale na szczęście nie trzeba się tutaj ograniczać.

Przedsiębiorca ma prawo wybrać dowolną liczbę kodów. Musisz jednak zwrócić uwagę na to, że niektóre rodzaje działalności, np. związane z transportem osób czy obrotem paliwami, wymagają uzyskania koncesji.

Jeśli chcesz (lub musisz) być płatnikiem VAT

W takiej sytuacji niestety nie unikniesz wizyty w Urzędzie Skarbowym w celu zarejestrowania się jako płatnik VAT. Niektórzy przedsiębiorcy są zwolnieni z tego obowiązku – dotyczy to kilku branż (np. usług prawniczych czy usług jubilerskich) oraz firm, których obrót roczny nie przekroczy 200 tysięcy złotych netto.

W każdym innym przypadku masz obowiązek zarejestrowania się jako płatnik VAT, co wiąże się z koniecznością wystawiania faktur VAT oraz składania comiesięcznych lub cokwartalnych deklaracji VAT w urzędzie.

Jeśli masz wybór, to pewnie zastanawiasz się, która opcja jest korzystniejsza. To zależy. Prawda jest taka, że firmy, które nie wystawiają faktur VAT, cierpią na tym wizerunkowo. Ich usługi są może nieco tańsze, ale taki przedsiębiorca nie budzi zaufania.

Wiele firm wręcz oczekuje, że otrzyma fakturę VAT za wykonaną usługę lub kupiony produkt, bo mogą ją sobie wrzucić w koszty. Dlatego jeśli zamierzasz świadczyć usługi dla sektora przedsiębiorstw, to lepszym wyjściem będzie dla Ciebie zostanie vatowcem.

Zapamiętaj

Aby zostać płatnikiem VAT trzeba złożyć w Urzędzie Skarbowym druk VAT-R. Możesz to zrobić już po zarejestrowaniu działalności gospodarczej lub później, jeśli dopiero po czasie uznasz, że warto być vatowcem.

Co z księgowością?

W formularzu CEIDG-1 pojawi się pytanie o to, kto będzie prowadzić Twoją księgowość. Na szczęście udzielenie odpowiedzi nie jest obligatoryjne – możesz uzupełnić tę rubrykę w przyszłości. Wielu przedsiębiorców chcąc uniknąć wysokich kosztów na starcie działalności próbuje prowadzić księgowość samodzielnie. Po czasie jednak okazuje się, że jest to dość uciążliwe. Wówczas możesz skorzystać z usług biura rachunkowego, zatrudnić księgową lub wybrać księgowość internetową.

Konto firmowe

Przepisy nie nakładają na przedsiębiorcę prowadzącego jednoosobową działalność gospodarczą obowiązku posiadania konta firmowego – można korzystać z rachunku prywatnego. Jednak i tak zalecamy założenie konta wyłącznie dla firmy. Koszty prowadzenia rachunku są niskie (a można również znaleźć oferty całkowicie bezpłatne), natomiast wynikające z tego korzyści są niebagatelne:

• Większy prestiż i poważne traktowanie przedsiębiorcy przez kontrahentów,
• Łatwiejsze zarządzanie finansami firmowymi,
• W razie kontroli skarbowej sprawdzane będzie wyłącznie konto firmowe przedsiębiorcy.

Pieczątka firmowa

Podobnie jak w przypadku konta bankowego pieczątka firmowa nie jest wymagana. Zdecydowanie jednak warto ją mieć, ponieważ jest to kolejny element uwiarygadniający firmę i budujący jej prestiż. Pieczątka powinna być prosta i czytelna. Wystarczy umieścić na niej podstawowe dane, w tym adres strony internetowej, adres e-mail, numer telefonu i nazwę. Koszt wyrobienia pieczątki waha się od 30 do 100 złotych.

Pora wypełnić i złożyć wniosek do CEIDG

Można to zrobić przez Internet i jest to najwygodniejsza opcja. Wystarczy wejść na stronę:

https://prod.ceidg.gov.pl/ceidg.cms.engine/

Wypełnienie wniosku w formie elektronicznej jest bardzo łatwe – korzystamy z podpowiedzi programu, a po podaniu wszystkich niezbędnych danych formularz zostanie przesłany do weryfikacji.

Tutaj musimy się na chwilę zatrzymać. W Polsce jest już możliwe założenie firmy całkowicie przez Internet, ale potrzeba do tego dwóch rzeczy: podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego na platformie ePUAP. Posiadanie takiego konta jest bezpłatne – kilka banków w Polsce umożliwia jego założenie z poziomu bankowości elektronicznej.

Jeśli nie masz podpisu elektronicznego ani profilu zaufanego, to niestety czeka Cię jeszcze wizyta w urzędzie gminy, gdzie musisz złożyć odręczny podpis na wcześniej wysłanym formularzu. Jest to pewna uciążliwość, dlatego przed wypełnieniem wniosku CEIDG-1 dobrze zastanów się nad założeniem profilu na platformie ePUAP.

Istnieje również możliwość założenia firmy przez telefon. Wystarczy zadzwonić pod numer:

801 055 088

Konsultant poprowadzi Cię przez wszystkie rubryki formularza rejestracyjnego, po czym otrzymasz kod SMS niezbędny do odszukania wniosku w urzędzie gminy. Jeśli natomiast posiadasz podpis elektroniczny lub konto ePUAP, cały proces możesz zakończyć elektronicznie.

Wypełnienie wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej jest jednocześnie zgłoszeniem do ZUS lub KRUS, Głównego Urzędu Statystycznego oraz Naczelnika Urzędu Skarbowego – te instytucje nie potrzebują więc od Ciebie dodatkowej informacji (poza zgłoszeniem płatnika VAT oraz zgłoszeniem do ubezpieczeń społecznych).

Pamiętaj!

Założenie jednoosobowej działalności gospodarczej jest darmowe! Jeśli po wysłaniu wniosku do CEIDG przyjdzie do Ciebie jakiś list z instrukcją uiszczenia opłaty za dokonanie wpisu do ewidencji, możesz mieć pewność, że to oszustwo!

Zgłoszenie do ubezpieczenia

Każda osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą ma obowiązek odprowadzać składki ZUS. W terminie 7 dni od zarejestrowania działalności musisz więc zgłosić się do właściwego oddziału zakładu i złożyć formularz ZUS ZUA. Możesz to zrobić przez Internet, ale tylko jeśli posiadasz profil zaufany ePUAP lub podpis elektroniczny.

Jeśli jest to Twoja pierwsza działalność, przysługuje Ci ulga, czyli tzw. mały ZUS. Preferencyjna stawka obowiązuje przez 24 miesiące i w 2017 roku wynosi 487,90 zł za komplet składek. Normalny ZUS to już koszt blisko 1200 złotych miesięcznie, a więc różnica jest znaczna.

Wypełnienie formularza ZUS ZUA nie jest trudne, ale jeśli masz z tym problem, po prostu udaj się do oddziału ZUS w swojej miejscowości i poproś pracownika urzędu o zrobienie tego za Ciebie lub poinstruowanie Cię. Po złożeniu formularza jesteś już oficjalnie w systemie ubezpieczeniowym i możesz np. korzystać z publicznej służby zdrowia.

Wkrótce będzie Cię czekać jeszcze jedna wizyta w ZUS – tym razem w celu złożenia druku ZUS DRA, czyli deklaracji rozliczeniowej. Trzeba to zrobić tylko raz, przed opłaceniem pierwszej składki ubezpieczeniowej. Teraz pozostaje już tylko sumienne płacenie składek – granicznym terminem jest 10. dzień miesiąca następującego po miesiącu trwania ubezpieczenia. Oczywiście jeśli posiadasz podpis kwalifikowany lub profil zaufany, to druk ZUS DRA możesz wysłać przez Internet.

Ważne!

Jeśli zarejestrowałeś firmę w innym dniu niż pierwszy dzień miesiąca, deklarację ZUS DRA trzeba będzie złożyć dwukrotnie. Wynika to z faktu, że pierwsza składka zostanie opłacona za niepełny miesiąc, czyli będzie niższa. Kwoty składek nie mogą się różnić, dlatego przed kolejnym miesiącem ubezpieczenia musisz złożyć następną deklarację, już z „normalną” podstawą składek.

To już wszystko. Po przebrnięciu całej procedury oficjalnie możesz już nazywać się przedsiębiorcą i zacząć rozwijać swój biznes. Pamiętaj jednak, że to była najłatwiejsza część i schody dopiero się zaczną. Prawdziwą solą biznesu jest bowiem pozyskiwanie klientów, utrzymywanie relacji z kontrahentami i budowanie wizerunku marki. Przed Tobą długa droga!.