Większość początkujących przedsiębiorców sądzi, że pieczątka firmowa jest koniecznym elementem prowadzenia biznesu. I mają rację, ale tylko połowicznie. Zgodnie z polskimi przepisami posiadanie firmowej pieczątki nie jest bowiem obowiązkowe – to kwestia czysto indywidualna. Formalnie więc nikt nie powinien od nas wymagać postawienia efektownej pieczęci na jakimkolwiek dokumencie. Jednak w grę wchodzą też kwestie wizerunkowe, a to już zupełnie osobna sprawa.
Choć w żadnej ustawie dotyczącej prowadzenia działalności gospodarczej nie znajdziemy wykładni mówiącej o tym, że posiadanie firmowej pieczęci jest obowiązkowe, to w praktyce przedsiębiorcy mogą spotykać się z różnymi sytuacjami i interpretacjami. Nawet w obrębie instytucji państwowych. Zdarza się, że np. Urzędy Skarbowe umieszczają na wzorach deklaracji informację o tym, że należy je podpisać i opieczętować. Co, jeśli nie posiadamy pieczęci?
Zwykle wystarczy sam podpis i dodanie adnotacji, że nie dysponujemy firmową pieczątką, ponieważ żaden urząd nie znajdzie zapisu mogącego nas do jej posiadania zmusić. Czasami wymagane jest też złożenie oświadczenia. Są to jednak sytuacje jednostkowe i w praktyce rzadko spotykane.
Zupełnie inaczej bywa w instytucjach prywatnych, takich jak banki. One bardzo często wymagają od przedsiębiorców posiadania firmowej pieczęci. Proszą o stempel na umowie zawarcia kredytu czy uruchomienia konta. Ten wymóg bywa bardzo restrykcyjnie stosowany i jeśli nie posiadamy pieczątki, możemy otrzymać odmowę dalszej współpracy. Wynika to z faktu, że banki czy firmy ubezpieczeniowe ustalają własne przepisy.
Aby uniknąć podobnych problemów zdecydowana większość przedsiębiorców jednak wyrabia firmowe pieczątki. Jest to działanie rozsądne, bo koszt jest zwykle bardzo niski, a korzyści całkiem sporo. Nie tylko praktycznych, ale też wizerunkowych.
Pieczątka budzi zaufanie. Firma, która jej nie posiada lub się nią nie posługuje, jest odbierana jako niewiarygodna. W naszej kulturze biznesowej firmowa pieczęć jest jednym z podstawowych elementów identyfikacji przedsiębiorstwa – obok wizytówek, papeterii czy strony internetowej. Stosujemy więc prosty skrót myślowy: ma pieczątkę = działa legalnie, można z nim współpracować. To jest niestety dość często wykorzystywane, także w złych celach.
Pieczątki posiadają bowiem nawet osoby, które nie prowadzą działalności gospodarczej. W ten sposób budują swój profesjonalny wizerunek i wykorzystują go np. do działań przestępczych. Wielokrotnie słyszeliśmy historie oszukanych ludzi, którzy podpisali jakieś zobowiązania finansowe z obcym człowiekiem, a pytani dlaczego nie sprawdzili jego kompetencji i nie zweryfikowali zapewnień odpowiadali, że „przecież miał pieczątkę – to nas zmyliło”.
Czasy, gdy pieczątki były wyłącznie nośnikiem podstawowych informacji, już dawno minęły. Dziś przedsiębiorcy chcą się wyróżniać również na tym polu. Dlatego każda agencja reklamowa, która zajmuje się tworzeniem identyfikacji wizualnej firm, zaproponuje również przygotowanie projektu pieczęci. Brzmi dumnie, ale w praktyce chodzi o przyjemne dla oka i zgodne z zasadami rozmieszczenie danych firmowych, w tym adresu strony www oraz opcjonalnie dodanie jeszcze logo lub charakterystycznego dla tego znaku sygnetu.
Z logo czy bez, na pieczątce firmowej muszą się znaleźć takie informacje, jak:
Wielkość pieczątki jest już kwestią umowną i zależy tylko od tego, w ilu wierszach uda się zmieścić wszystkie dane. Koszt przygotowania pieczęci w profesjonalnym zakładzie poligraficznym nie powinien przekroczyć 40-50 złotych netto.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Zasady korzystania & Polityka prywatności
