Przedsiębiorca-vatowiec: obowiązki, przywileje, zagrożenia

Mateusz Rąbalski
22.05.2019

„Tylko nie pchaj się w VAT” – wiele osób planujących założenie działalności gospodarczej wciąż słyszy tę radę. W naszym kraju pokutuje przekonanie, że płatnikami VAT powinny być tylko duże firmy, a drobnym przedsiębiorcom się to zwyczajnie nie opłaca. Jest to zbyt daleko idące uproszczenie. Przedsiębiorca, który jest vatowcem (nawet niezatrudniający pracowników) może osiągnąć z tego tytułu konkretne korzyści, choć nie może zapominać o ciążących na niego obowiązkach i potencjalnych zagrożeniach.

Czasami nie ma wyboru

Każda osoba zakładająca działalność gospodarczą musi podjąć decyzję: czy będzie czynnym płatnikiem podatku VAT czy też nie. Z podjęciem decyzji nie należy się spieszyć, trzeba to bardzo dokładnie przemyśleć i przede wszystkim nie ulegać infantylnemu myśleniu, że płacenie VAT-u drastycznie podnosi koszty prowadzenia firmy.

Zdarza się jednak, że przedsiębiorca nie ma wyboru i musi zostać płatnikiem VAT niezależnie, czy tego chce czy nie. Polskie prawo nakłada taki obowiązek na każdą firmę, której obrót za poprzedni rok podatkowy przekroczył 200.000 złotych. Czyli: jeśli Jan Kowalski założył działalność i zrezygnował z bycia vatowcem, ale w danym roku podatkowym jego biznes wygenerował obrót na poziomie 250.000 złotych, w kolejnym roku obligatoryjnie przedsiębiorca będzie już czynnym płatnikiem podatku VAT.

Uwaga!

Od tej zasady istnieje szereg wyjątków. Vatowcami, niezależnie od obrotów, nie muszą być przedsiębiorcy działający w specyficznych branżach, m.in. jubilerskiej. Pełną listę działalności zwolnionych z opłacania VAT-u znajdziecie w Ustawie o VAT.

Dokonanie zgłoszenia

Jeśli przedsiębiorca uzna, że jednak chce (lub musi) być vatowcem, jego obowiązkiem będzie dokonanie zgłoszenia. W tym celu należy wypełnić formularz VAT-R i złożyć go we właściwym Urzędzie Skarbowym. Procedura jest bezpłatna.

Na tym jednak kontakty ze skarbówką się nie kończą. Od 2017 roku w Polsce obowiązują przepisy, zgodnie z którymi każdy przedsiębiorca dokonujący zgłoszenia jako płatnik VAT, zostanie „z automatu” skontrolowany przez organy skarbowe. Celem jest walka z fikcyjnymi firmami, tak zwanymi „słupami”, które wykorzystuje się do wyłudzania zwrotu podatku VAT.

Warto wiedzieć

Urząd Skarbowy ma aż 2 miesiące na wszczęcie kontroli i nie musi o niej uprzedzać! Tym samym proces zakładania firmy w Polsce został drastycznie wydłużony – przedsiębiorca nie może wystawić faktury VAT do momentu jego zweryfikowania.

Deklaracje podatkowe

Po tym, jak już przedsiębiorca oficjalnie zostanie czynnym płatnikiem podatku VAT, będzie zobligowany do regularnego wysyłania do Urzędu Skarbowego deklaracji podatkowej z wyliczoną kwotą należnego podatku VAT. Trzeba to robić albo raz w miesiącu albo raz na kwartał. Obecnie cały proces odbywa się automatycznie dzięki wprowadzeniu Jednolitego Pliku Kontrolnego, z którego muszą korzystać wszystkie firmy w Polsce.

Uwaga!

Prawa do kwartalnego rozliczania podatku VAT nie mają przedsiębiorcy, których wartość sprzedaży w poprzednim roku podatkowym przekroczyła kwotę 1,2 miliona euro. Tak samo  jest w przypadku firm, które w danym kwartale lub poprzedzających go czterech kwartałach, dokonali dostawy towarów z odwrotnym obciążeniem na sumę przekraczającą 50.000 złotych.

Naliczony podatek VAT należy przelać na właściwe konto Urzędu Skarbowego (do rozliczeń VAT) do 25. dnia miesiąca lub 25. dnia miesiąca przypadającego na koniec kwartału (odpowiednio: do 25 kwietnia, do 25 lipca, do 25 października i do 25 stycznia).

Wystawianie faktur VAT

To kolejny obowiązek przedsiębiorcy-vatowca. Po złożeniu deklaracji VAT-R i zweryfikowaniu firmy, przedsiębiorca musi zacząć dokumentować sprzedaż B2B za pomocą faktur z naliczonym podatkiem VAT. Takiej faktury może od niego zażądać również konsument.

Kluczowym elementem faktury VAT jest podana kwota podatku od towarów i usług. Wartość sprzedaży wyraża się w netto (bez podatku) oraz brutto (z podatkiem). Teoretycznie podatek VAT nie należy do przedsiębiorcy i nie jest składnikiem jego wynagrodzenia – powinien być bowiem przekazany do Urzędu Skarbowego.

W praktyce jednak jest coś, co uwielbiają wszyscy przedsiębiorcy: koszty uzyskania przychodu. Wydatki firmowe pozwalają obniżyć kwotę należnego podatku VAT, a więc – pisząc w dużym uproszczeniu – zachować pewną jego część dla siebie.

Przykład:

Jeśli Jan Kowalski w danym miesiącu dokonał sprzedaży, od której została naliczona kwota podatku VAT 230 złotych, a jednocześnie wygenerował koszty uzyskania przychodu, od których kwota VAT to 170 złotych, będzie musiał zwrócić do Urzędu Skarbowego „tylko” 60 złotych podatku VAT.

Ważne

Przedsiębiorca-vatowiec jest również zobowiązany do prowadzenia rejestru VAT, czyli gromadzenia wszystkich faktur sprzedażowych i zakupowych do wglądu w razie kontroli skarbowej.

Idealna sytuacja w każdym przedsiębiorstwie opłacającym VAT to taka, gdy podatek się zeruje – czyli dzięki kosztom (oczywiście uzasadnionym) nie powstaje żadne zobowiązanie podatkowe z tego tytułu.

W większości przypadków warto być vatowcem, ale…

No właśnie. Tym „ale” jest nieprecyzyjny, skomplikowany i w dodatku często zmieniany system podatkowy w Polsce. Przedsiębiorcy nigdy nie mogą mieć pewności, że za chwilę nie dojdzie do nowelizacji Ustawy o VAT, w efekcie czego korzyści wynikające z bycia vatowcem przestaną mieć znaczenie.

Te najważniejsze korzyści to:

  • Większe możliwości w zakresie optymalizacji podatkowej
  • Firma wystawiająca faktury VAT jest atrakcyjniejszym kontrahentem dla innych przedsiębiorców
  • Przedsiębiorca-vatowiec budzi większe zaufanie niż ten, który wystawia tylko rachunki czy faktury bez VAT

Z pomysłu bycia vatowcem powinni natomiast zrezygnować ci przedsiębiorcy, którzy wypracowują bardzo niskie obroty i nie są w stanie wygenerować wysokich kosztów uzyskania przychodu.

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.