Wystawiłeś fakturę z błędnymi danymi? Sprawdź, jak je poprawić

W natłoku dokumentów i obowiązków zarządczych każdemu przedsiębiorcy może się przytrafić błąd w danych na fakturze. Czasami wystarczy drobna literówka, aby kontrahent zwrócił dokument i poprosił o jego poprawienie – oczywiście zyskując tym samym czas na zrobienie przelewu. Jak skorygować taką fakturę? Dowiesz się tego z naszego poradnika.

Masz dwie opcje

W zależności od rodzaju pomyłki i jej „wagi”, przedsiębiorca może skorygować fakturę na dwa sposoby: poprzez notę korygującą wystawioną przez nabywcę lub fakturę korygującą wystawioną przez sprzedawcę. Wyjaśniamy, na czym polega różnica.

Nota korygująca

Nabywca może wystawić notę korygującą w przypadku drobnych błędów, takich jak literówki w nazwie, niepełny adres, błędny NIP (ale tylko w przypadku tzw. oczywistych pomyłek, np. przestawionych cyfr). Taka nota wymaga jednak akceptacji wystawcy faktury.

Nie ma natomiast możliwości, aby za pomocą noty zmienić tożsamości nabywcy – np. nie można zastąpić jednej firmy inną. Taka korekta wymaga już faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę.

Faktura korygująca

Faktura korygująca pozwala poprawić czy zmienić każdy element pierwotnej faktury, w tym także błędne dane nabywcy. Sprzedawca ma obowiązek wystawić taką fakturę, gdy stwierdzi, że dane na pierwotnym dokumencie są niezgodne z rzeczywistością – np. wskazano błędnego odbiorcę.

Co ważne, faktura korygująca nie jest równoznaczna z anulowaniem faktury pierwotnej. Zamiast tego błędne dane powinny zostać zastąpione prawidłowymi, z wyraźnym wskazaniem przyczyny korekty.

Błędne dane nabywcy a JPK_VAT

Błąd w nazwie nabywcy (przy poprawnym numerze NIP i adresie) nie pozbawia prawa do odliczenia VAT i nie unieważnia faktury. Nabywca może wykazać taką fakturę w pliku JPK_VAT i ewentualnie wystawić notę korygującą. Jeśli jednak sprzedawca wcześniej wystawił fakturę korygującą, nota jest zbędna.

Jeżeli korekta danych nastąpi po przesłaniu pliku JPK_VAT, konieczne będzie złożenie korekty ewidencji – z oznaczeniem błędnej faktury i podaniem poprawnej.