Wszystko, co musisz wiedzieć o fakturze VAT

Jako przedsiębiorca jesteś zobowiązany do dokumentowania swoich transakcji firmowych. Każda sprzedaż towaru czy usługi musi być ewidencjonowana i potwierdzana wystawieniem dokumentu sprzedaży. W Polsce powszechnie stosuje się do tego fakturę VAT. W tym poradniku przekażemy Ci wszystkie informacje, jakie wiążą się z poprawnym wystawianiem i przechowywaniem faktur VAT.

Czym jest faktura VAT?

Jest to najpopularniejszy dokument potwierdzający dokonanie transakcji między sprzedawcą a odbiorcą. Każdy przedsiębiorca działający w naszym kraju ma obowiązek wystawiania faktur, nawet jeśli nie jest czynnym płatnikiem podatku od towarów i usług (czyli podatku VAT).

Obowiązek ten zachodzi w dwóch sytuacjach:

• Gdy drugą stroną transakcji jest firma,
• Gdy kupujący zażąda wystawienia faktury – takie żądanie może wysunąć także osoba fizyczna.

Z jakich elementów składa się prawidłowo wystawiona faktura VAT?

Faktura VAT, która może zostać uznana za dokument księgowy, musi zawierać kilka istotnych pozycji. Pominięcie którejś z nich skutkuje unieważnieniem dokumentu i jego podważeniem przez organy skarbowe. Dlatego korzystając z wzoru dostarczonego np. przez biuro podatkowe czy znajdującego się w programie do fakturowania, koniecznie sprawdź, czy zawiera on te informacje:

• Numer faktury,
• Data wystawienia,
• Dane firmy wystawiającej fakturę (pełna nazwa, adres, numer NIP),
• Dane odbiorcy faktury,
• Opis sprzedanego towaru lub usługi, wraz z ich liczbą,
• Cenę jednostkową netto towaru lub usługi,
• Ewentualną wartość udzielonego rabatu,
• Łączną wartość netto sprzedanych towarów lub usług,
• Stawki podatku, ewentualną informację o zwolnieniu z podatku VAT,
• Wyliczoną kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto,
• Łączną kwotę należności brutto.

Istnieją również elementy, których ordynacja podatkowa nie uznaje za obowiązkowe składniki faktury, jednak warto je uwzględnić w treści dokumentu. Służą one do usprawnienia komunikacji z kontrahentem. Mowa tutaj o terminie płatności, numerze konta do wpłat, a także informacji o tym, że przedsiębiorca współpracuje z firmą windykacyjną (skuteczny „bat” na nierzetelnych płatników).

W jaki sposób możesz wystawić faktury?

Masz tutaj całkowicie wolną rękę. O ile dokument zawiera wszystkie wymienione informacje obowiązkowe, to forma jego wystawienia nie ma większego znaczenia. Oczywiście w XXI wieku na popularności zyskują faktury elektroniczne, które są wysyłane z systemu księgowego prosto na skrzynkę mailową kontrahenta. Jest to rozwiązanie wygodne, ekologiczne, oszczędne oraz znacznie ułatwiające zarządzanie dokumentami.

Fakturę możesz także wystawić ręcznie, korzystając z papierowego wzoru druku (w Internecie jest ich zatrzęsienie). Mimo wszystko zachęcamy do korzystania z opcji elektronicznej. Taki dokument jest w 100% ważny, nie trzeba go później dostarczać kontrahentowi w formie papierowej. Od dawna nie ma też obowiązku opisywania faktur jako oryginał/kopia.

Pamiętaj!

Faktura musi zostać wystawiona w dwóch egzemplarzach. Swój możesz przechowywać zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej. Liczy się tylko to, aby organy skarbowe w razie kontroli miały swobodny dostęp do dokumentu.

Obowiązek przechowywania faktur

Każdy przedsiębiorca jest zobowiązany do przechowywania wystawionych dokumentów sprzedaży przez okres aż 5 lat, liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku od towarów i usług. Jeśli więc wystawisz fakturę w grudniu, a termin płatności podatku VAT mija 25 stycznia, to 5 lat liczymy od końca kolejnego roku kalendarzowego.

Z tego powodu przechowywanie faktur w formie papierowej jest kłopotliwe i może doprowadzić do niezłego bałaganu w dokumentacji firmowej. Mamy więc kolejny dowód na to, że lepiej jest korzystać z opcji elektronicznej, ewentualnie skanować wystawione faktury i przechowywać je na dysku komputera czy w chmurze obliczeniowej.

Faktura VAT – czym różni się od rachunku?

Przedsiębiorcy mają możliwość dokumentowania sprzedaży przy pomocy rachunków, o ile drugą stroną transakcji nie jest inna firma. Rachunek znacząco różni się jednak od faktury VAT, ponieważ zawiera wyłącznie cenę jednostkową towaru lub usługi, bez wskazania wartości podatku od towarów i usług.

Pamiętaj!

Jeśli jesteś czynnym płatnikiem podatku VAT, to masz obowiązek potwierdzać każdą transakcję fakturą. Możliwość wystawiania rachunków mają tylko przedsiębiorcy niebędący tzw. vatowcami.

Wciąż nie podjąłeś decyzji, czy chcesz być czynnym płatnikiem podatku VAT? Poznaj zalety tego rozwiązania:

• Większy prestiż,
• Szansa znalezienia poważniejszych kontrahentów (wiele firm nie podejmuje współpracy z wykonawcami czy sprzedawcami, którzy nie wystawiają faktur z pełnym podatkiem VAT),
• Możliwość pomniejszania kwoty należnego podatku VAT na drodze zakupów firmowych.

Po przeczytaniu tego poradnika wiesz już wszystko na temat zasad prawidłowego wystawiania faktur VAT. Unikniesz dzięki temu problemów podczas ewentualnej kontroli skarbowej.