Wybieramy księgowość dla firmy. Które opcje warto wziąć pod uwagę?

Jesteś świeżo upieczonym przedsiębiorcą lub lada chwila nim zostaniesz. Zdajesz sobie więc pewnie sprawę, że ta decyzja wiąże się z daleko idącymi zmianami w Twoim życiu zawodowym. Na etacie nie interesowały Cię takie pojęcia, jak księgi, odpisy, koszty, amortyzacja, VAT, PIT, CIT, ewidencje i inne. Niedługo zdasz sobie sprawę, że byłeś wtedy naprawdę szczęśliwym człowiekiem.

Będąc przedsiębiorcą sam odpowiadasz za wszystko, co jest związane z finansową stroną prowadzenia firmy. Głupotą byłoby jednak brać obowiązki księgowe na własne barki. Od tego są biura rachunkowe. To jednak niejedyna opcja, którą powinieneś wziąć pod uwagę. W tym poradniku zaprezentujemy Ci różne możliwości, dzięki czemu łatwiej wybierzesz najlepszą księgowość dla swojej firmy.

Stacjonarne biuro rachunkowe

Jest to opcja, która cieszy się bardzo dużym zainteresowaniem wśród firm. Stacjonarne biura rachunkowe działają w praktycznie każdym mieście, często także w mniejszych miejscowościach. Zasada współpracy jest prosta. Po podpisaniu umowy i udzieleniu stosownych pełnomocnictw, korzystasz z pełnej opieki w zakresie prowadzenia księgowości Twojego przedsiębiorstwa.

Biura rachunkowe różnią się między sobą kompetencjami. Część obsługuje jedynie ryczałt od przychodów i księgę przychodów i rozchodów. Większe biura biorą na siebie także prowadzenie tzw. pełnej księgowości, czyli mogą współpracować ze spółkami. Jeśli masz jednoosobową działalność gospodarczą, to spokojnie możesz skorzystać z oferty mniejszego biura rachunkowego.

Twoim obowiązkiem jest dostarczanie do biura kompletu dokumentów, które podlegają księgowaniu. Są to wszelkie faktury zakupowe i sprzedażowe, inne dowody transakcyjne, deklaracje, ewidencje itd. Biuro wyznacza graniczny termin dostarczenia tych dokumentów. W odpowiedzi otrzymasz informację na temat wysokości należnego podatku do zapłacenia oraz wysokości składek na ZUS.

Rada

Jeśli cenisz sobie maksymalną wygodę i elastyczność, skorzystaj z oferty biura, które akceptuje komunikację mailową (w tym przesyłanie skanów) lub też dojeżdża do klienta.

Biuro rachunkowe może także reprezentować Twoją firmę przed Urzędem Skarbowym i Zakładem Ubezpieczeń Społecznych – w tym celu niezbędne jest przekazanie stosownych pełnomocnictw. Dzięki temu nie będziesz musiał za każdym razem osobiście kontaktować się z urzędnikami, by np. wyjaśnić jakieś wątpliwości podatkowe.

Ile to kosztuje? Najtańsze stacjonarne biura rachunkowe obsługują klientów już za 150 złotych miesięcznie. W tej cenie otrzymujesz jednak ograniczoną liczbę dokumentów księgowych. Za wszelkie usługi dodatkowe, jak np. przechowywanie dokumentacji w siedzibie biura, trzeba oczywiście dopłacić.

Internetowe biuro rachunkowe

Oferta biur internetowych zyskała w ostatnich latach na popularności. Korzystają z niej przede wszystkim drobni przedsiębiorcy, tzw. mikrofirmy, na czele z jednoosobowymi działalnościami gospodarczymi niezatrudniającymi pracowników. Jest to bardzo wygodne, tanie i całkiem bezpieczne rozwiązanie.

Internetowe biura rachunkowe działają na niemal identycznej zasadzie, jak te stacjonarne. Jedyna różnica polega na tym, że przedsiębiorca nie może dostarczać dokumentów księgowych osobiście ani korzystać z usługi przechowywania dokumentacji. Papiery przekazuje się drogą mailową – w formie skanu lub zdjęcia wykonanego np. telefonem.

Każdy użytkownik usługi otrzymuje dostęp do panelu, z poziomu którego zarządza swoimi sprawami księgowymi, kontaktuje się z dedykowanym opiekunem, zadaje pytania, wypełnia formularze i otrzymuje informacje na temat należności wobec urzędów.

Niewątpliwą zaletą księgowości internetowej jest niski koszt. Na rynku bez problemu można znaleźć oferty opiewające na 30-50 złotych netto miesięcznie. W tej cenie zwykle otrzymujemy 10-15 dokumentów księgowych (czyli np. faktur), nieograniczoną pomoc podatkową, sporządzanie rocznej deklaracji PIT, obsługę płatnika VAT i narzędzie do samodzielnego wystawiania faktur. Od stycznia 2018 roku mikroprzedsiębiorcy są zobowiązani do wypełniania deklaracji JPK_VAT – biura internetowe także biorą to na siebie, ale za dodatkową opłatą (20-30 złotych netto miesięcznie).

Biuro internetowe także może reprezentować klienta w urzędach – wystarczy pełnomocnictwo. Komunikacja odbywa się wyłącznie mailowo lub telefonicznie. Jeśli Ci to pasuje, liczysz każdą złotówkę i nie masz problemu z samodzielnym przechowywaniem dokumentacji, to opcja księgowości online na pewno jest godna rozważenia.

Księgowy na etacie

Jeśli prowadzisz małą firmę, a tym bardziej jesteś jej jedynym pracownikiem, to ta opcja w ogóle nie wchodzi w grę. Własny księgowy jest dobrym rozwiązaniem dla średnich i dużych firm, które generują mnóstwo dokumentów i potrzebują stałej opieki specjalisty potrafiącego to wszystko „ogarnąć”.

Zatrudnienie księgowego na etacie jest bardzo dużym obciążeniem dla firmy. Dobry fachowiec nie zadowoli się pensją na poziomie 2-3 tysięcy złotych na rękę – musi być ona kilkakrotnie wyższa. Z drugiej strony księgowy-pracownik daje przedsiębiorstwu duży komfort psychiczny. Właściciel wie, że zawsze może liczyć na pomoc człowieka, który jest w 100% skupiony na sprawach pracodawcy.

Program do księgowania

W sieci można trafić na mnóstwo darmowych i płatnych programów do wystawiania faktur online. Często swoim klientom udostępniają je banki. Jest to jakieś rozwiązanie dla przedsiębiorcy, który dopiero rusza z biznesem i na razie nie ma do czynienia ze skomplikowanymi operacjami księgowymi. To także całkiem niezła opcja dla właścicieli firm rozliczających się ryczałtem.

Poza programami do fakturowania dostępne jest też bardziej zaawansowane oprogramowanie księgowe, które umożliwia przedsiębiorcy samodzielne prowadzenie swoich finansów, wyliczanie należnych zaliczek na podatek dochodowy, wysokości należnego podatku VAT, ewidencjonowanie zakupów i sprzedaży czy wypełnianie deklaracji ubezpieczeniowych. Trzeba jednak pamiętać, że jest to dodatkowe obciążenie. Docelowo i tak musisz dążyć do modelu, w którym księgowością Twojej firmy zajmie się specjalista z zewnątrz.

Podsumowanie

Jeśli jesteś mikroprzedsiębiorcą i na co dzień funkcjonujesz głównie w Internecie, to księgowość online jest zdecydowanie najlepszym wyborem dla Ciebie – przynajmniej na początku. Tradycjonalistom polecamy natomiast stacjonarne biuro rachunkowe. Księgowy na etacie oraz oprogramowanie do samodzielnego prowadzenia księgowości są rozwiązaniami dla wąskiej grupy przedsiębiorców.

Wybierając biuro rachunkowe koniecznie sprawdź, czy posiada ono ubezpieczenie OC (wymaga tego prawo) i na jaką sumę. Jeśli biuro popełni jakiś błąd, będziesz mógł domagać się wypłaty odszkodowania.

 

Porada: Sprawdź jak skutecznie reklamować firmę... tutaj →
szczegółowy plan działań

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Dyskusja

Poradniki dla firm1
Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.