E-biuro, biuro wirtualne – na czym to polega?

Każdy początkujący przedsiębiorca staje przed ważną decyzją: musi dokonać wyboru adresu dla swojej działalności. W przypadku biznesów prowadzonych online, ze zdalną obsługą klienta, najczęściej jest to po prostu adres domowy przedsiębiorcy. Umówmy się jednak, że może to utrudnić pozyskiwanie klientów z wyższej półki, którzy zwracają baczną uwagę na profesjonalizm kontrahentów. Stąd coraz większe zainteresowanie budzi usługa e-biura (biura wirtualnego). Na czym to polega? To już wyjaśniamy w naszym artykule.

Co to jest e-biuro?

E-biuro to nic innego jak usługa udostępnienia wirtualnego adresu. Korzystają z niej przedsiębiorstwa, które nie posiadają własnej siedziby, a nie chcą też podawać w oficjalnej korespondencji/dokumentacji adresu domowego właściciela – czy to dla bezpieczeństwa, czy (częściej) z przyczyn wizerunkowych.

Na czym właściwie polega usługa e-biura?

E-biura, czyli adresy, pod którymi można – przynajmniej oficjalnie – prowadzić swoją działalność gospodarczą, mieszczą się w atrakcyjnych lokalizacjach. Najczęściej są to biurowce w centrach największych miast, np. Warszawy.

Fakt, że firma X mieści się przy Marszałkowskiej w Warszawie czy Piotrkowskiej w Łodzi (oczywiście tylko oficjalnie) może zrobić duże wrażenie na potencjalnym kontrahencie przedsiębiorstwa. W tym kontekście korzystanie z usługi e-biura można traktować w kategorii inwestycji w wizerunek marki biznesowej.

Nie tylko przyjmowanie korespondencji

Podstawową funkcją e-biura jest użyczenie przedsiębiorcy adresu. Duże zainteresowanie tą usługą nie dziwi, gdy weźmiemy pod uwagę, że szacunkowo nawet co trzeci przedsiębiorca w Polsce prowadzi swoją działalność w domu. Nie każdy natomiast chce, aby wiedzieli o tym kontrahenci.

Ponieważ firma korzysta z użyczonego adresu, to naturalne jest, że przychodzi pod niego różna korespondencja – na przykład z urzędów czy od kontrahentów. Stąd podstawowy pakiet usługi e-biura obejmuje również odbieranie korespondencji i informowanie o tym przedsiębiorcy.

Ponadto e-biura oferują m.in. dalsze przesłanie korespondencji na właściwy adres klienta, skanowanie dokumentów, poświadczanie odbioru listów poleconych/przesyłek kurierskich, nadawanie paczek czy nawet obsługę asystenta/sekretarki.

Korzyści e-biura

Na liście najważniejszych zalet tej usługi umieścimy:

• bardzo niski koszt,
• możliwość posługiwania się prestiżowym adresem,
• rozwiązanie problemu braku siedziby i podawania adresu domowego do korespondencji z kontrahentami,
• szereg usług dodatkowych, które mogą odciążyć przedsiębiorcę.

Ile to kosztuje?

Usługa e-biura może być bardzo kusząca również pod względem finansowym. Ta usługa kosztuje już od kilkunastu złotych netto miesięcznie – najtańsze oferty dotyczą zawarcia umowy długoterminowej, minimum 12-miesięcznej.

Oczywiście mówimy tutaj o opłacie za udostepnienie samego adresu i odbieranie korespondencji. Dodatkowo płaci się (lub wybiera droższy pakiet) za skanowanie odebranych dokumentów i przesyłanie ich na maila, obsługę telefoniczną i księgową czy zawieranie umów w ramach udzielonego pełnomocnictwa.

Pamiętaj natomiast, że e-biuro nie jest idealnym rozwiązaniem w sytuacji, gdy jednak od czasu do czasu musisz spotkać się z klientem w „siedzibie” swojego przedsiębiorstwa. Co prawda niektóre e-biura oferują możliwość wynajęcia sali konferencyjnej czy gabinetu, jednak klient prawdopodobnie od razu się zorientuje, że nie prowadzisz działalności pod tym adresem, co może podważyć zaufanie do Twojego biznesu.