Wirtualne biuro: poznaj zalety i wady tego rozwiązania

Polskie prawo nie nakłada na przedsiębiorcę obowiązku posiadania lokalu biurowego dedykowanego prowadzeniu działalności gospodarczej. Firmę można równie dobrze zarejestrować w domu i pracować w kapciach z poziomu fotela – nikomu nic do tego. Z przyczyn wizerunkowych, ale też praktycznych, wielu przedsiębiorców potrzebuje jednak bardziej profesjonalnego adresu, choć niekoniecznie po to, aby fizycznie prowadzić pod nim działalność. Tutaj z pomocą przychodzi bardzo popularne rozwiązanie, jakim jest wirtualne biuro. W naszym poradniku wymieniamy jego zalety i wady.

Czym właściwie jest wirtualne biuro?

Wirtualne biuro w praktyce jest adresem, pod którym przedsiębiorca oficjalnie prowadzi swoją działalność. Zakres takiej usługi może być dowolny. W podstawowym wariancie właściciel firmy posługuje się tylko adresem (najczęściej dość prestiżowym), ale równie dobrze może zlecić e-biuru odbieranie i segregowanie poczty czy obsługę sekretariatu. Wszystko zależy od potrzeb, do których wirtualne biura świetnie się dopasowują.

Warto wiedzieć

Istnieją również wirtualne biura oferujące usługę coworkingu, czyli udostępnienia przedsiębiorcom wspólnej przestrzeni biurowej i konferencyjnej.

Często pojawiająca się wątpliwość dotyczy tego, czy prowadzenie firmy pod wirtualnym adresem jest legalne. Odpowiedź jest jednoznaczna: tak. Pod warunkiem, że taka usługa jest rozliczana zgodnie z obowiązującymi przepisami, czyli w modelu B2B (usługodawca wystawia fakturę). W takiej sytuacji nie ma żadnych przeciwwskazań, aby przedsiębiorca posługiwał się adresem wirtualnego biura w relacjach handlowych czy nawet w kontaktach z urzędami.

Uwaga!

W razie kontroli skarbowej obowiązkiem przedsiębiorcy jest umożliwienie kontrolerom przeprowadzenia czynności sprawdzających, co może być trudne w sytuacji, gdy wirtualne biuro udostępnia tylko adres, a nie fizyczne pomieszczenia.

Dla kogo?

Wirtualne biuro to bez wątpienia ciekawa opcja dla każdego przedsiębiorcy, który z uwagi na specyfikę swojego biznesu nie potrzebuje „normalnego” pomieszczenia biurowego i nie chce z tego tytułu ponosić wysokich kosztów stałych. Wirtualny adres jest mu natomiast niezbędny do uwiarygodnienia swojej działalności czy do obsługi korespondencji.

W ten model bardzo dobrze wpisują się chociażby osoby samozatrudnione, prowadzące drobne biznesy w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej, świadczące usługi osobiście czy po prostu dopiero startujące z firmą i zdecydowane na stawianie pierwszych kroków w domowych pieleszach. 

Z wirtualnych biur najczęściej korzystają:

• Freelancerzy
• Firmy szkoleniowe
• Sklepy internetowe
• Firmy chcące mieć oficjalny oddział w danym mieście, choć faktycznie prowadzące działalność gdzieś indziej
• Małe agencje marketingowe

W ostatnich latach rośnie też popyt na zagraniczne wirtualne biura, zwłaszcza w Czechach i na Litwie. Powód jest prozaiczny: przedsiębiorcy w ten sposób unikają płacenia bardzo wysokich składek na ZUS w Polsce (rejestrują działalność w innym kraju, z przyjaźniejszym systemem ubezpieczeń społecznych). ZUS dobrze o tym wie, dlatego stale kontroluje takie firmy, co może się skończyć podważeniem zasadności wyrejestrowania się z polskiego systemu.

4 najważniejsze zalety wirtualnego biura

1. Znacznie niższe koszty – wirtualne biuro w podstawowym pakiecie (sam adres i skrzynka pocztowa) można wynająć już za niecałe 100 złotych miesięcznie. Stawka oczywiście zależy od lokalizacji. Prestiżowe adresy są wyceniane wyżej (w centrum Warszawy stawki zaczynają się od około 200 złotych miesięcznie). W każdym razie jest to nieporównywalnie mniej, niż wynosi czynsz za fizyczny lokal biurowy. No i odpada też koszt zakupu wyposażenia biurowego.
2. Możliwość zaliczenia opłaty do kosztów uzyskania przychodu – jeśli usługa wirtualnego biura jest rozliczana w formule B2B, to nie ma żadnych przeciwwskazań, aby przedsiębiorca rozliczył ten koszt w swojej działalności. Pod tym względem wirtualne biuro daje więcej korzyści, niż zarejestrowanie firmy w domu.
3. Prestiż – posiadanie wirtualnego adresu (o czym kontrahent nie musi przecież wiedzieć) w prestiżowej lokalizacji niewątpliwie działa na korzyść wizerunku firmy.
4. Odciążenie w męczących formalnościach – dobre wirtualne biura oferują przedsiębiorcom nie tylko adres, ale też usługi księgowe czy sekretarskie, co stanowi bardzo duże ułatwienie, zwłaszcza na starcie.

4 najważniejsze wady wirtualnego biura

1. Pod lupą urzędników – firmy zarejestrowane pod wirtualnymi adresami budzą szczególne zainteresowanie urzędów skarbowych i ZUS. Pojawia się zatem realna groźba częstych kontroli.
2. Ryzyko wprowadzenia niekorzystnych zmian w prawie – wirtualne biura niewątpliwie wykorzystują lukę w prawie (brak obowiązku prowadzenia działalności w miejscu jej rejestracji), co kiedyś może zostać zmienione. Na szczęście przedsiębiorca w każdej chwili może wypowiedzieć umowę i jest to znacznie mniej kłopotliwe, niż w przypadku najmu zwykłego lokalu biurowego.
3. Piękne zapewnienia nie zawsze pokrywają się z rzeczywistością – opóźnienia w przekazywaniu poczty, zbyt wolne odsyłanie skanów dokumentów, niekompetentni pracownicy wirtualnego sekretariatu: takie problemy mogą dać przedsiębiorcy w kość, a nawet poważnie utrudnić mu prowadzenie biznesu.
4. Nie mamy wpływu na to, kto jest naszym „sąsiadem” – wirtualne biura udostępniają swój adres praktycznie każdemu, kto wykupi taką usługę. Potrafimy sobie zatem wyobrazić sytuację, w której w jednym budynku zarejestrowane są np. firmy z branży IT, agencja marketingowa i… agencja towarzyska na telefon. To mogłoby fatalnie odbić się na wizerunku przedsiębiorców prowadzących standardową działalność.

Czy wirtualne biuro to dobre rozwiązanie dla Ciebie? Być może. Pamiętaj, aby zanim podpiszesz umowę z dostawcą takiej usługi, dokładnie sprawdzić, pod jakim adresem będzie widnieć Twoja firma, jakie biznesy są już tam zarejestrowane, co właściwie obejmuje wybrany pakiet i jakie są warunki świadczenia usługi. Im tańsza oferta, tym większą powinieneś zachować czujność.