Jak zatrudnić pracownika na umowę o pracę? Poradnik krok po kroku

Umowa o pracę, czyli po prostu etat, to najpopularniejsza forma zatrudnienia w naszym kraju. Jeśli nigdy wcześniej nie zatrudniałeś pracowników, natomiast teraz ich potrzebujesz w związku z rozwojem firmy, to uważnie przeczytaj nasz poradnik. Krok po kroku podpowiadamy w nim, jak zatrudnić pracownika na umowę o pracę.

Krok 1: wybierz rodzaj umowy

Na dobry początek musisz się zastanowić, czy chcesz od razu przyjąć pracownika do firmy na stałe, sprawdzić go czy może zatrudnić nową osobę tylko na kilka miesięcy, do czasu zakończenia realizacji ważnego zlecenia.

Jako pracodawca masz prawo zaproponować pracownikowi trzy rodzaje umów o pracę. Są to:

1. Umowa na czas nieokreślony, gdzie nie podaje się terminu jej obowiązywania (jest to najbardziej pożądane rozwiązanie przez pracowników).
2. Umowa na okres próbny, którą można zawrzeć na maksymalnie 3 miesiące i po tym czasie albo zatrudnić pracownika na czas nieokreślony lub określony, albo się z nim pożegnać. Drugą umowę na okres próbny możesz zawrzeć z tym pracownikiem wyłącznie wtedy, gdy miną 3 lata od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia poprzedniej umowy o pracę.
3. Umowa na czas określony, którą można zawierać wielokrotnie, jednak trzeba pamiętać o obowiązujących tutaj przepisach, mianowicie:

• Umowa o pracę na czas określony może być zawarta z tym samym pracownikiem tylko trzykrotnie, a łączny czas zatrudnienia nie może przekroczyć 33 miesięcy (nie wlicza się tutaj okresu zatrudnienia w ramach umowy o pracę na okres próbny).
• Umowę o pracę na czas określony można zawrzeć na okres dłuższy niż 33 miesiące lub zawrzeć więcej niż 3 takie umowy z tym samym pracownikiem, ale tylko: w celu zastępstwa pracownika, w celu wykonywania pracy o charakterze dorywczym lub sezonowym, w celu wykonywania pracy przez okres kadencji lub jeśli pracodawca wskaże obiektywne przyczyny, dla których musi zaproponować pracownikowi takie rozwiązanie.

Pamiętaj, że jeśli zawrzesz z pracownikiem umowę na czas określony, to masz obowiązek zgłosić ten fakt w okręgowym inspektoracie pracy, w formie pisemnej lub elektronicznej, w terminie 5 dni roboczych od dnia podpisania umowy. W tym zgłoszeniu musisz wyjaśnić, dlaczego nie zawarłeś z pracownikiem umowy na czas nieokreślony (np. konieczność wzmocnienia zespołu w związku z realizacją ważnego projektu).

Uwaga!

Jeśli tego nie zgłosisz, to musisz się liczyć z karą grzywny w wysokości od 1000 do 30 000 zł.

Dodatkowo zwracamy uwagę na fakt, że umowa na czas określony może się automatycznie przekształcić w umowę na czas nieokreślony. Stanie się tak, jeśli okres zatrudnienia przekroczy 33 miesiące lub będzie to trzecia umowa zawarta z tym samym pracownikiem – poza omówionymi wyżej wyjątkami.

Krok 2: sporządź umowę o pracę

Umowa o pracę zawsze musi być przygotowana w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach oraz w formie pisemnej. Obowiązkiem pracodawcy jest zawarcie w umowie informacji na temat:

• rodzaju pracy – może to być po prostu krótki opis stanowiska,
• miejsca wykonywania pracy,
• wysokości wynagrodzenia za pracę,
• wymiaru czasu pracy,
• terminu rozpoczęcia pracy – pamiętaj, że jeśli nie wpiszesz żadnej daty, to zgodnie z przepisami nawiązanie stosunku pracy nastąpi od dnia podpisania umowy.

Krok 3: poinformowanie pracownika o warunkach zatrudnienia

Pracodawca ma obowiązek w ciągu 7 dni od daty zawarcia umowy poinformować pracownika o warunkach zatrudnienia. Najważniejsze kwestie, które wymagają szczegółowego wyjaśnienia, dotyczą:

• dobowego i tygodniowego wymiaru czasu pracy,
• częstotliwości wypłaty wynagrodzenia za pracę,
• liczby dni urlopu wypoczynkowego, jaka przysługuje pracownikowi,
• długości okresu wypowiedzenia umowy,
• układu zbiorowego, o ile taki obowiązuje na terenie zakładu pracy.

W praktyce najwygodniejszym rozwiązaniem dla pracodawcy, nawet zatrudniającego mniej niż 50 osób, jest sporządzenie szczegółowego regulaminu pracy, z którym będzie musiał się zapoznać każdy nowozatrudniony pracownik oraz potwierdzić ten fakt własnoręcznym podpisem.

Pamiętaj!

Dopiero po potwierdzeniu, że pracownik zapoznał się z warunkami zatrudnienia, możesz legalnie dopuścić go do stanowiska pracy.

Krok 4: badania lekarskie

Pracownik nie może zostać dopuszczony do pracy bez aktualnego orzeczenia lekarskiego, które stwierdza brak przeciwwskazań do pracy na danym stanowisku. Dlatego Kodeks pracy nakłada na pracownika obowiązek poddania się badaniom lekarskim – odmowa będzie podstawą do rozwiązania z nim umowy o pracę.

Na badania lekarskie kieruje pracodawca i to on je finansuje. W przypadku nowoprzyjętego pracownika zawsze zaczyna się od badania wstępnego, następnie przypadają badania okresowe (ich częstotliwość zależy od konkretnego stanowiska) oraz badania kontrolne (tylko po 30 dniach nieobecności pracownika w związku z chorobą).

Jednocześnie warto pamiętać, że nie trzeba kierować na badania lekarskie pracownika, który:

• został przyjęty na to samo lub podobne stanowisko w ciągu 30 dni po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniego stosunku pracy,
• został przyjęty po 30 dniach od rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy i posiada aktualne orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy w warunkach, które w Twojej ocenie zostaną spełnione na proponowanym mu stanowisku.

Pracodawca może również bazować na orzeczeniu lekarskim wydanym w związku z pracą u innego pracodawcy, ale nie dotyczy to przyjmowania pracowników mających wykonywać prace szczególnie niebezpieczne.

Pamiętaj

Jeśli zatrudniasz pracowników na stanowiskach związanych z pracą z żywnością, to konieczne będą również aktualne badania sanitarno-epidemiologiczne.

Krok 5: szkolenia BHP

Przyjmując do firmy nowego pracownika masz obowiązek zapewnić mu przeszkolenie w zakresie BHP jeszcze przed dopuszczeniem go do pracy. Jest to szkolenie ogólne oraz instruktaż stanowiskowy. Pracownik potwierdza fakt odbycia szkolenia na piśmie (tzw. karta szkolenia wstępnego). Musi się również zapoznać z oceną ryzyka zawodowego oraz zasadami ochrony przed zagrożeniami.

Pamiętaj

Pracodawca ma obowiązek przechowywać wszystkie dokumenty związane z BHP w aktach osobowych pracownika.

Szkolenie wstępne nie jest wymagane w sytuacji, gdy pracownik podejmuje pracę na tym samym stanowisku, które zajmował w Twojej firmie podczas obowiązywania poprzedniego stosunku pracy.

Po ukończeniu szkolenia ogólnego i stanowiskowego pracownik może zostać dopuszczony do pracy. Koszt szkolenia pokrywa pracodawca. Następne szkolenie BHP (okresowe) będzie przypadać z częstotliwością uzależnioną od rodzaju zajmowanego stanowiska.

Poznałeś 5 najważniejszych kroków związanych z zatrudnieniem pracownika na umowę o pracę. W jednym z kolejnych poradników przybliżymy Ci koszty utworzenia etatu w firmie.