Rynek biur rachunkowych online – analiza wyzwań i możliwości

Rozwój technologii cyfrowych zrewolucjonizował wiele sektorów gospodarki, w tym także usługi księgowe, dając początek rosnącemu trendowi biur rachunkowych działających w przestrzeni online. Polski rynek usług księgowych online, będący w centrum uwagi przedsiębiorców poszukujących efektywności operacyjnej oraz elastyczności w zarządzaniu finansami, napotyka na szereg wyzwań i oczekiwań ze strony klientów. Przeprowadzona analiza ukazuje dziesięć najważniejszych problemów, z którymi borykają się klienci biur rachunkowych online, wskazując równocześnie na pożądane rezultaty, jakich oczekują, oraz trudności, przed jakimi stają same biura.

Wśród kluczowych oczekiwań klientów dominuje potrzeba szybkiego dostępu do usług księgowych, precyzyjnego doradztwa podatkowego online, automatyzacji procesów księgowych, jak również dostępności mobilnej i w chmurze. Klienci cenią sobie również przejrzyste i elastyczne cenniki, kompleksową firmową obsługę księgową, szybką odpowiedź na zapytania, indywidualne podejście, gwarancję bezpieczeństwa danych finansowych oraz stałe aktualizacje o zmianach prawnych.

Jednakże, realizacja tych oczekiwań napotyka na liczne przeszkody. Biura rachunkowe online w Polsce zmagać się muszą z problemami technologicznymi i organizacyjnymi, takimi jak brak integracji z systemami klienta, wysokie koszty usług, niewystarczająca personalizacja, trudności w komunikacji online, skomplikowane interfejsy użytkownika, ograniczone godziny dostępności, a także z wyzwaniami bezpieczeństwa danych i potrzebą ciągłej adaptacji do zmieniających się przepisów.

Analiza rynku biur rachunkowych online w Polsce wskazuje na kilka kluczowych trendów i zmian, które obecnie kształtują ten sektor:

1. Innowacyjność i automatyzacja

Większość biur rachunkowych (ponad 93%) uważa branżę za innowacyjną, a automatyzacja procesów, wprowadzenie systemów online oraz sztucznej inteligencji jest postrzegane jako konieczność. Trend ten był już zauważalny w 2018 roku, ale pandemia COVID-19 znacząco przyspieszyła proces cyfryzacji i automatyzacji w branży​​.

2. Automatyzacja a rozwój biur rachunkowych

Dzięki nowoczesnym technologiom, biura rachunkowe mają możliwość redukcji kosztów obsługi klientów oraz lepszego wykorzystania czasu pracowników, przenosząc ich uwagę na wspieranie biznesu klientów, a nie na ręczne księgowanie dokumentów. Dzięki temu, nawet małe firmy mogą korzystać z możliwości, które dotąd były dostępne tylko dla dużych przedsiębiorstw​​.

3. Rozwój kwalifikacji i standardów w branży

Zintegrowany System Kwalifikacji (ZSK) w Polsce, w który wprowadzono już cztery kwalifikacje związane z obsługą procesów księgowych i płacowych, rozszerza się o kolejne, dedykowane dla właścicieli i pracowników biur rachunkowych. Takie działania mają na celu podnoszenie standardów usług księgowych poprzez potwierdzenie odpowiednich uprawnień i doświadczenia​​.

4. Potrzeba szkoleń o charakterze menadżerskim

Obecnie priorytetowe stały się kompetencje o charakterze menadżerskim, w tym zarządzanie procesami, organizacja pracy i motywowanie zespołu. To wskazuje na zmianę w branży, gdzie nie tylko znajomość przepisów prawa podatkowego jest ważna, ale również umiejętności zarządcze i menadżerskie stają się kluczowe dla właścicieli biur rachunkowych​​.

Wnioski te podkreślają dynamiczny rozwój branży biur rachunkowych online w Polsce, gdzie innowacyjność, automatyzacja i rozwój kwalifikacji zawodowych grają główną rolę. Dla biur rachunkowych to czas na adaptację do nowych technologii i zmieniających się potrzeb rynku, a także na inwestycje w rozwój umiejętności menadżerskich i podnoszenie standardów świadczonych usług.

Analiza konkurencji na rynku biur rachunkowych online w Polsce ujawnia, że liderami są firmy, które oferują szeroki zakres usług, innowacyjne rozwiązania technologiczne oraz elastyczność w obsłudze klienta.

Istotnymi czynnikami, które odróżniają najlepsze firmy od konkurencji, są: innowacyjność w oferowanych usługach, dostępność i funkcjonalność narzędzi online, elastyczność w dostosowywaniu oferty do indywidualnych potrzeb klientów oraz jakość obsługi i komunikacji. Wybór odpowiedniego biura rachunkowego powinien być podyktowany nie tylko ceną, ale przede wszystkim doświadczeniem, zakresem oferowanych usług, dopasowaniem do specyfiki działalności przedsiębiorstwa oraz opiniami innych klientów.

Analiza najnowszych zmian w regulacjach prawnych i ich wpływu na rynek biur rachunkowych online w Polsce wskazuje na kilka istotnych kwestii, które mogą znacząco wpłynąć na funkcjonowanie i strategie firm w tej branży w 2024 roku i kolejnych latach:

1. Wprowadzenie obowiązkowego Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF)

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych w KSeF oraz związane z tym dodatkowe obowiązki przy wypełnianiu Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_V7) wymusi na przedsiębiorstwach dostosowanie używanego oprogramowania księgowego do nowych wymogów.

2. Zmiana wysokości stawek akcyzy na alkohole i wyroby tytoniowe od 1.01.2024 r.

Planowane podwyżki akcyzy, które są kolejnymi z rzędu w latach 2022–2027, wpłyną na ceny tych produktów, co może mieć pośredni wpływ na decyzje finansowe i strategie cenowe firm​​.

3. Podatek minimalny

Podatek minimalny, który ma być płatny przez spółki ze stratą lub osiągające niską dochodowość, wzbudza kontrowersje. Jego konstrukcja, kłócąca się z istotą ustawy o CIT, nakłada na firmy dodatkowe obciążenia, nawet jeśli nie generują one zysków. W praktyce podatek minimalny może zniechęcić do inwestowania w działalność gospodarczą o niższej rentowności​​.

4. Dodatkowy Podatek od Czynności Cywilnoprawnych (PCC)

PCC dla kupujących szóste i kolejne mieszkanie w tej samej inwestycji deweloperskiej, obowiązujący od 1 stycznia 2024 r., wprowadza nowe obciążenie dla inwestorów w nieruchomości. Jest to zmiana, która może wpłynąć na decyzje inwestycyjne w sektorze nieruchomości​​.

5. Elektronizacja ewidencji akcyzowych i wprowadzenie kontroli płatności transgranicznych

To kolejne elementy, które mogą wpłynąć na obowiązki księgowych i sposób prowadzenia dokumentacji firm w Polsce​​.

6. Zmiany w zakresie rachunkowości

Obejmujące nowe przepisy dotyczące przechowywania e-faktur oraz zmiany w limitach przychodów decydujących o obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz rozliczania się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych (ze względu na niższy kurs euro). Te regulacje mają na celu dostosowanie obowiązujących przepisów do nowych wymogów wynikających z wdrożenia KSeF​​.

Podsumowując, 2024 rok przyniesie szereg zmian w przepisach księgowych, podatkowych i akcyzowych, które wpłyną na codzienną pracę biur rachunkowych i przedsiębiorstw w Polsce. Obowiązkowe wdrożenie KSeF, zmiany w akcyzie i wprowadzenie podatku minimalnego wymagają od firm dostosowania strategii i procesów w celu zminimalizowania potencjalnych negatywnych skutków tych regulacji.

Analiza rozwoju technologii i innowacji w księgowości online w Polsce w 2024 roku skupia się na kilku kluczowych obszarach, które usprawniają pracę biur rachunkowych, podnoszą bezpieczeństwo danych i optymalizują komunikację z klientami.

1. Automatyzacja i robotyzacja

Automatyzacja procesów księgowych jest jednym z głównych trendów, pozwalającym na uwolnienie do 50% zasobów ludzkich w organizacji. Obejmuje to zautomatyzowane przenoszenie i weryfikację danych, generowanie raportów i wychwytywanie nieprawidłowych transakcji, co przyczynia się do zmniejszenia liczby błędów ludzkich i zwiększenia wydajności pracy​​.

2. Blockchain

Choć wykorzystanie blockchaina w polskich biurach rachunkowych jest na razie bardziej popularne wśród większych firm, technologia ta oferuje znaczne korzyści w zakresie bezpieczeństwa danych. Blockchain umożliwia bezpieczne przechowywanie i przesyłanie informacji o transakcjach, zapewniając odporność na manipulacje​​.

3. Cloud computing i rozwiązania chmurowe

Cloud computing umożliwia biurom rachunkowym przechowywanie danych w chmurze zamiast lokalnie w firmie, co zwiększa dostępność i bezpieczeństwo informacji. Technologia ta wspiera także pracę zdalną, co stało się szczególnie ważne w ostatnich latach.

4. Bezpieczna komunikacja z klientami

Specjalistyczne systemy komunikacyjne, szyfrujące wiadomości i informacje wymieniane między biurem a klientem, znacząco poprawiają bezpieczeństwo i efektywność wymiany danych. Systemy te ułatwiają uporządkowanie korespondencji i zagwarantowanie, że poufne informacje nie dostaną się w niepowołane ręce​​.

5. Odczytywanie faktur i integratory do wyciągów bankowych

Nowoczesne systemy do odczytywania faktur i integratory wyciągów bankowych automatyzują i przyspieszają proces księgowania, zmniejszając potrzebę ręcznego wprowadzania danych. Dzięki temu, księgowi mogą skoncentrować się na zadaniach wymagających wiedzy specjalistycznej i analizy finansowej​​.

6. Elektroniczny obieg dokumentów

Digitalizacja obiegu dokumentów pozwala na szybsze i bardziej efektywne zarządzanie dokumentacją. Klienci mogą elektronicznie opracowywać dokumenty, które natychmiast stają się dostępne dla księgowości. To przyspiesza proces księgowania i eliminuje fizyczny obieg papierowych faktur​​.

7. Zarządzanie czasem pracy

Systemy do zarządzania czasem pracy pomagają w optymalizacji zadań księgowych, monitorując ile czasu pracownik poświęca na poszczególne zadania. Umożliwiają one lepszą organizację pracy i obsługę klientów.

Technologie te mają na celu nie tylko usprawnienie pracy księgowych i zwiększenie bezpieczeństwa przetwarzanych danych, ale również poprawę jakości obsługi klienta, oferując mu szybszy dostęp do niezbędnych informacji i usług. Wprowadzenie nowych rozwiązań technologicznych w biurach rachunkowych warunkuje utrzymanie konkurencyjności na rynku i sprostanie oczekiwaniom nowoczesnych przedsiębiorstw.

Podsumowując, rynek biur rachunkowych online w Polsce stoi przed szeregiem wyzwań i możliwości wynikających z dynamicznych zmian w przepisach, postępu technologicznego oraz rosnących oczekiwań klientów. Rozwój technologii i innowacji, takich jak automatyzacja, blockchain, cloud computing, bezpieczna komunikacja, odczytywanie faktur i elektroniczny obieg dokumentów, oferuje biurom rachunkowym narzędzia niezbędne do usprawnienia pracy, zwiększenia bezpieczeństwa danych i poprawy jakości obsługi klienta. Z drugiej strony, wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zmiany w akcyzie, podatek minimalny i inne regulacje wymagają od firm elastyczności i adaptacji, aby sprostać nowym wymogom i zminimalizować potencjalne negatywne skutki.

W obliczu tych zmian, biura rachunkowe online muszą nie tylko śledzić i reagować na zmiany w przepisach i technologii, ale także inwestować w rozwój umiejętności menadżerskich, podnoszenie standardów usług i poprawę komunikacji z klientami. Dzięki temu mogą one utrzymać konkurencyjność na rynku i odpowiedzieć na rosnące oczekiwania nowoczesnych przedsiębiorstw.

Rynek biur rachunkowych online w Polsce znajduje się w punkcie, w którym innowacyjność, jakość obsługi i elastyczność w dostosowywaniu oferty do indywidualnych potrzeb klientów stanowią klucz do sukcesu. Firmy, które rozpoznają te trendy i potrafią je efektywnie wykorzystać, nie tylko utrzymają swoją pozycję na rynku, ale również przyczynią się do rozwoju całej branży, oferując przedsiębiorcom usługi księgowe na najwyższym poziomie, spełniające wymagania współczesnej gospodarki cyfrowej.

Mariusz Mizerski
CEO Counting Partner