Faktura elektroniczna: co musisz wiedzieć o e-fakturach?

E-faktury stają się powoli standardem w świecie przedsiębiorczości. Są o wiele wygodniejsze w przekazywaniu kontrahentom, jak również w przechowywaniu. Dodatkowym atutem korzystania z faktur elektronicznych jest obniżenie kosztów funkcjonowania firmy – nie trzeba przecież za każdym razem drukować faktury, w dodatku w dwóch egzemplarzach. Wielu przedsiębiorców ma jednak wątpliwości, czy w ogóle mogą przejść na system e-faktur. Rozwiewamy je w naszym poradniku. Sprawdź, co musisz wiedzieć o fakturach elektronicznych.

Faktura elektroniczna: co to właściwie jest?

Z prawnego punktu widzenia e-faktura jest zwykłą fakturą, tyle że wystawioną w formie elektronicznej, a nie papierowej. Można ją przekazać kontrahentowi w dowolnym formacie, byle tylko był to format właśnie elektroniczny – nie ma natomiast znaczenia, czy zapiszemy plik w PDF, XML, JPG czy PNG.

Ciekawostka

Kryteria faktury elektronicznej spełnia również elektroniczny faks, zdjęcie cyfrowe dokumentu oraz załącznik do wiadomości e-mail.

Ustawa zezwala na obieg faktur w formie skanu. Trzeba natomiast pamiętać, że aby taki dokument mógł być traktowany jako e-faktura, papierowy oryginał nie może zostać wprowadzony do obiegu. Czyli: z e-fakturą nie mamy do czynienia wtedy, gdy przedsiębiorca przekaże papierowy dokument kontrahentowi, a sam we własnym archiwum księgowym będzie przechowywać jedynie skan faktury.

Kiedy można stosować fakturę elektroniczną?

Każdorazowo wymaga to uzyskania zgody odbiorcy dokumentu. Jeśli np. kontrahent domaga się przekazania mu faktury papierowej, wystawca nie może udostępnić mu faktury w formie elektronicznej.

Polskie przepisy nie precyzują natomiast, jaki jest tryb udzielania takiej zgody. Dlatego przyjmuje się, że odbiorca zaakceptował e-fakturę, jeśli po prostu ją opłacił lub nie zgłosił sprzeciwu po poinformowaniu go o takiej formie wystawienia dokumentu.

Ważne!

Faktura elektroniczna musi spełniać wszystkie kryteria bycia fakturą, czyli m.in. zawierać dane wystawcy i odbiorcy, numer NIP przedsiębiorcy, precyzyjny opis przedmiotu sprzedaży oraz kwotę należności wyrażoną w netto wraz z osobno wyliczoną kwotą podatku VAT.

Jeśli natomiast chodzi o potwierdzenie autentyczności faktury, to podatnik (wystawca) musi we własnym zakresie opracować jakieś rozsądne kryteria. Najlepiej, aby dokument został podpisany podpisem elektronicznym, choć może to być dowolny inny sposób, który gwarantuje integralność dokumentu i brak możliwości zmienienia jego treści po wprowadzeniu faktury do obrotu (takie narzędzia posiadają chociażby dobre programy do fakturowania).

Istotne jest także to, że wbrew obawom części przedsiębiorców, w formie elektronicznej można wystawić również fakturę korygującą i na tej podstawie np. obniżyć podstawę opodatkowania oraz należnego podatku VAT.

Przechowywanie faktur elektronicznych

Tutaj obowiązują dokładnie takie same zasady, jak w przypadku faktur papierowych. Przedsiębiorca ma obowiązek przechowywać każdą fakturę przez 5 lat, licząc od końca roku, w którym nastąpiło rozliczenie. Dotyczy to zarówno faktur wystawionych, jak i otrzymanych. Oczywiście w przypadku e-faktur należy je przechowywać w taki sposób, aby można było je łatwo odszukać, zweryfikować ich integralność, pochodzenie i czytelność.

Najwygodniej i najbezpieczniej będzie przechowywać e-faktury w tzw. chmurze, czyli w wirtualnej przestrzeni dyskowej. Czasami taką opcję posiadają programy do fakturowania. Ponadto warto mieć backup dokumentów na wypadek chociażby awarii serwera czy ataku hakerskiego. Bardzo ważne jest przy tym, aby sumiennie katalogować e-faktury w osobnych folderach przypisanych do konkretnych okresów księgowych – dzięki temu nie będzie problemu z odszukaniem potrzebnego dokumentu np. w trakcie kontroli skarbowej.