E-faktura tak samo ważna jak papierowa

W XXI wieku nikogo nie dziwi już, że przedsiębiorcy wystawiają swoim kontrahentom faktury w formie elektronicznej. Nie wszyscy jednak zdają sobie sprawę, że taki dokument jest w 100% ważny i traktowany dokładnie tak samo, jak faktura papierowa. Z punktu widzenia organów skarbowych taka procedura rozliczenia usługi czy dostawy towaru jest więc jak najbardziej akceptowalna. Istnieje jednak sytuacja, w której sprzedawca jest zobligowany do wystawienia faktury w formie papierowej. Przeczytasz o niej w naszym poradniku.

Na wyraźne żądanie kontrahenta

Jeśli wykonałeś dla kogoś usługę lub dostarczyłeś mu towar, to masz obowiązek udokumentowania takiej transakcji fakturą (w przypadku osób prywatnych może to być paragon, chyba że kontrahent domaga się faktury). Przepisy mówią wprost, że  faktura może mieć formę zarówno papierową, jak i elektroniczną.

Może się jednak zdarzyć, że odbiorca dokumentu nie zaakceptuje e-faktury i wyraźnie zażąda dostarczenia mu dokumentu papierowego. Przedsiębiorca nie może się temu sprzeciwić – w takiej sytuacji jest zobligowany do wystawienia klasycznej faktury i opatrzenia jej swoim podpisem (lub podpisem uprawnionego wystawcy).

Co należy rozumieć przez „wyraźne żądanie”?

Przepisy nie do końca to regulują. Nigdzie nie ma wzmianki o tym, że kontrahent musi np. wystosować do sprzedawcy oficjalne pismo. W praktyce więc przyjmuje się, że jeśli adresat e-faktury opłaci dokument i nie zgłosi sprzeciwu, to dokument jest uznawany za ważny.

Niektórzy przedsiębiorcy wolą się tutaj jednak zabezpieczyć i albo sami dopytują, czy kontrahent chciałby otrzymać fakturę w formie papierowej, albo po prostu wysyłają dwa rodzaje dokumentów. Jest to jak najbardziej dopuszczalne, jednak rodzi także dodatkowe koszty i niepotrzebną stratę materiału.

Pamiętaj o warunkach ważności e-faktury

E-faktura jest tak samo ważnym dokumentem księgowym jak faktura papierowa. Pod warunkiem jednak, że spełnia wszystkie wymagania określone w Ustawie o VAT. Taki dokument musi więc zawierać podstawowe informacje na temat wystawcy i adresata, a także m.in. wartość wyliczonego podatku od towarów i usług, kwotę netto oraz dane wystawcy. Ważne jest to, że w przypadku faktur elektronicznych nie ma obowiązku opatrywania ich podpisem wystawcy.

E-faktura musi być oczywiście wystawiona w dwóch egzemplarzach i sporządzona w taki sposób, by nie było możliwe wprowadzenie w niej jakichkolwiek zmian. Taki dokument podlega także procedurze przechowywania przez okres 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym zaistniał obowiązek opłacenia podatku VAT. Wymóg ten dotyczy tylko przedsiębiorców.