Rachunki, faktury zasady i terminy wystawiania

Rachunek to rodzaj dokumentu służący dokumentowaniu poniesienia kosztu albo osiągnięcia przychodu przez podatników prowadzących działalność gospodarczą.
Podstawowe zasady wystawiania rachunków zawarte są w Ordynacji Podatkowej w Rozdziale 12.

Każdy podatnik prowadzący działalność gospodarczą jest zobowiązany do wystawienia rachunku potwierdzającego dokonanie sprzedaży lub wykonanie usługi na każde żądanie kupującego lub usługobiorcy.

Zgodnie z § 3 Ordynacji podatnik od którego zażądano wystawienia rachunku przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru ma obowiązek wystawić ten dokument nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi lub wydania towaru. W przypadku kiedy żądanie wystawienia rachunku zostało zgłoszone po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru jednak nie później niż w okresie 3miesięcy przedsiębiorca ma obowiązek wystawić rachunek w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania.

Po upływie 3 miesięcy od wykonania usługi lub wydania towaru żądanie wystawienia rachunku przez nabywcę jest nieskuteczne ponieważ podatnik nie ma już obowiązku wystawienia dokumentu sprzedaży.

Rachunki powinny być ponumerowane kolejno a kopie tych rachunków należy przechowywać w kolejności ich wystawienia, do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego.

Ordynacja podatkowa wyłącza obowiązku wystawiania rachunków rolników sprzedających produkty roślinne i zwierzęce pochodzące z własnej uprawy, nieprzerobione sposobem przemysłowym pod warunkiem, że sprzedaż tych produktów jest dokonywana w odrębnych stałych miejscach sprzedaży, poza obrębem uprawy lub hodowli.

Szczególnym rodzajem rachunku jest faktura VAT. Faktura VAT to dokument papierowy lub elektroniczny wystawiany przez czynnych podatników VAT. Od 1 grudnia 2008 r. zasady wystawiania faktur reguluje rozporządzenie Ministra Finansów z 28 listopada 2008 r. w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług (Dz. U. 212, poz. 1337). W/w rozporządzenie ściśle określa jakie dane muszą być zawarte w fakturze VAT:

• 1) imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy;
• 2) numery identyfikacji podatkowej sprzedawcy i nabywcy, z zastrzeżeniem ust. 10 i 11;
• 3) numer kolejny faktury oznaczonej jako "FAKTURA VAT";
• 4) dzień, miesiąc i rok wystawienia faktury, a w przypadku, gdy data ta różni się od daty sprzedaży, również datę sprzedaży; w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym podatnik może podać na fakturze miesiąc i rok dokonania sprzedaży, pod warunkiem podania daty wystawienia faktury;
• 5) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi
• 6) miarę i ilość sprzedanych towarów lub zakres wykonanych usług;
• 7) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);
• 8) wartość towarów lub wykonanych usług, których dotyczy sprzedaż, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);
• 9) stawki podatku;
• 10) sumę wartości sprzedaży netto towarów lub wykonanych usług z podziałem na poszczególne stawki podatku i zwolnionych od podatku oraz niepodlegających opodatkowaniu;
• 11) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto towarów (usług), z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;
• 12) kwotę należności ogółem wraz z należnym podatkiem.

Oprócz tych podstawowych danych w szczególnych przypadkach występuje obowiązek umieszczania w fakturze VAT dodatkowych danych określonych w rozporządzeniu.

W obrocie gospodarczym używa się też szczególnych rodzajów faktur VAT np. :

• -    faktura VAT MP – jest to faktura wystawiana przez małych podatników o których mowa w art. 21 ust.  1 ustawy po podatku VAT,
• -    „FAKTURA KORYGUJĄCA” – wystawia się ją gdy po wystawieniu faktury udzielono rabatów, gdy podwyższono cenę po wystawieniu faktury lub w razie stwierdzenia pomyłki w cenie, stawce lub kwocie podatku bądź w jakiejkolwiek innej pozycji faktury,
• -    "FAKTURA VAT marża" – jest to rachunek dokumentujących czynności, których podstawą opodatkowania jest marża, zgodnie z art. 119 lub art. 120 ustawy tj. świadczenie usług turystycznych lub dostawę towarów używanych, dzieł sztuki, przedmiotów kolekcjonerskich lub antyków,

To tylko część z wielu dokumentów używanych do dokumentowania operacji gospodarczych w naszym kraju.