Kontrola skarbowa to jedna z najmniej przyjemnych rzeczy, jakie mogą spotkać przedsiębiorcę. Trzeba przy tym pamiętać, że często jest ona wszczynana pro forma i niekoniecznie musi się skończyć nałożeniem mandatu skarbowego. Aby zminimalizować ryzyko, każdy przedsiębiorca uprzedzony o zamiarze przeprowadzenia kontroli skarbowej w jego firmie, powinien się do tej procedury odpowiednio przygotować. Oto 5 etapów, których warto dopilnować.
- Zgromadzenie całej dokumentacji – w zawiadomieniu o wszczęciu procedury kontrolnej urząd zawsze informuje, jakiego obszaru podatkowego będzie ona dotyczyć. Przedsiębiorca ma więc czas, aby zebrać wszystkie dokumenty, które mogą się okazać niezbędne. Chodzi o faktury (kosztowe i wystawione przez firmę), księgi, wszelkie ewidencje. Im więcej dokumentów uda się przygotować, tym większa szansa, że kontrola przebiegnie sprawnie i nie będzie się niepotrzebnie przedłużać.
- Naprawienie ewentualnych błędów – jeszcze przed rozpoczęciem kontroli przedsiębiorca może wprowadzić korekty, które uchronią go przed nałożeniem mandatu skarbowego czy innymi nieprzyjemnościami. Warto wspólnie z księgową omówić najbardziej kontrowersyjne dokumenty (np. faktury kosztowe, które trudno będzie uzasadnić) oraz przeanalizować złożone deklaracje. Jeśli zajdzie taka potrzeba, warto jak najszybciej złożyć ewentualne korekty i koniecznie uiścić zaległe zobowiązania wobec fiskusa.
- Poinformowanie pracowników – organ kontrolujący ma prawo poprosić o udzielenie wyjaśnień nie tylko właściciela firmy i jego pełnomocników, ale także szeregowych pracowników, którzy w jego ocenie mogą mieć jakąkolwiek wiedzę na temat procesów finansowych zachodzących w przedsiębiorstwie. Dlatego pracownicy muszą zostać uprzedzeni o tym, że zostaje wszczęta kontrola, aby np. nie planowali na te dni urlopów.
- Sprawdź ewidencję środków trwałych – praktycznie każda firma takowe posiada i odliczyła z tego tytułu podatek dochodowy oraz VAT. Organ kontrolujący na pewno będzie chciał sprawdzić, czy dane środki trwałe rzeczywiście są wykorzystywane w firmie zgodnie z ich przeznaczeniem. Dlatego sprawdź, czy wszystko jest na swoim miejscu, czy czegokolwiek nie brakuje. Jeśli wykazałeś zakup np. telewizora, który teraz wisi sobie w salonie w domu, koniecznie przynieś go do firmy i nie zapomnij podłączyć do niego anteny!
- Przetłumacz dokumenty – jeśli Twoja firma ma zagranicznych kontrahentów i prowadzisz z nimi wymianę dokumentów w języku obcym, to przed wszczęciem kontroli musisz taką dokumentację przetłumaczyć na język polski – należy to zlecić tłumaczowi przysięgłemu. Jest praktycznie pewne, że organ kontrolujący tego zażąda, dlatego lepiej załatwić to wcześniej i nie narażać się na przedłużanie kontroli.
Na koniec pamiętaj, że zgodnie z przepisami kontrola skarbowa u mikroprzedsiębiorcy nie może trwać dłużej niż 12 dni roboczych w ciągu roku kalendarzowego, a u małego przedsiębiorcy 18 dni roboczych.
