Biała lista podatników VAT: wszystko, co trzeba o niej wiedzieć

Biała lista podatników VAT, formalnie znana jako „Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT, niezarejestrowanych oraz wykreślonych i przywróconych do rejestru VAT”, to narzędzie funkcjonujące od dobrych kilku lat, które umożliwia weryfikację statusu podatkowego firm. Wykaz ten jest prowadzony przez szefa Krajowej Administracji Skarbowej i jest dostępny w formie wyszukiwarki na stronie Ministerstwa Finansów. Czemu służy ta lista i do czego może Ci się przydać w ramach prowadzonego biznesu? Tego już dowiesz się z naszego artykułu.

Podstawowe funkcje białej listy podatników VAT

Biała lista ma kilka funkcji, które mogą się okazać bardzo przydatne w biznesie. Przede wszystkim pozwala na:

• Sprawdzenie, czy kontrahent jest czynnym podatnikiem VAT;
• Uzyskanie informacji, dlaczego kontrahentowi odmówiono rejestracji, wykreślono go z rejestru lub przywrócono jako podatnika VAT;
• Potwierdzenie numeru rachunku bankowego, na który powinno się dokonać płatności.

Jak się znaleźć na białej liście podatników VAT?

Dobra informacja jest taka, że nie musisz podejmować żadnych działań, aby Twoja firma znalazła się na liście. Szef KAS automatycznie pobiera wszystkie potrzebne informacje z publicznych rejestrów. Jeśli jednak dane są niepoprawne, można złożyć wniosek do szefa KAS o ich sprostowanie lub usunięcie.

Jak korzystać z białej listy podatników VAT?

Informacje w wykazie można wyszukiwać według numerów NIP i REGON, numeru rachunku bankowego lub nazwy firmy. W przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą i zarejestrowanych w CEIDG, należy podać imię i nazwisko przedsiębiorcy.

Podczas wyszukiwania można określić dzień, na który mają być wyświetlone informacje o danym podmiocie. Wynik wyszukiwania zawiera unikalny identyfikator, który można wydrukować jako potwierdzenie.

Uwaga:

Sprawdzając w wyszukiwarce podatników VAT czy kontrahent jest na białej liście najlepiej posługuj się jego numerem NIP a nie nazwą firmy. Dotyczy to zwłaszcza firm jednoosobowych. Przykładowo jeśli mamy nazwę firmy: „Soluma Interactive Grzegorz Wiśniewski”, a skrócona nazwa firmy to: „Grzegorz Wiśniewski”, to wpisując w wyszukiwarkę „Soluma Interactive” nie wyświetli ci firmy z tej listy – pomimo, że ona tam się znajduje (bo system używa skróconej nazwy firmy). Z kolei wpisując imię i nazwisko (Grzegorz Wiśniewski) – to w przypadku popularnego nazwiska system wyświetli ci 40 pozycji, dlatego wyszukując po NIP uzyskasz najszybciej pożądany wynik.

Zakres informacji o podatnikach

Biała lista podatników VAT pozwala uzyskać następujące informacje o konkretnym podmiocie:

• Nazwa firmy lub imię i nazwisko przedsiębiorcy;
• Numer identyfikacyjny podatkowy (jeżeli został przyznany);
• Status podmiotu (czy jest zarejestrowany jako podatnik VAT czynny lub zwolniony, czy został wykreślony lub przywrócony do rejestru);
• Numer identyfikacyjny REGON i numer w Krajowym Rejestrze Sądowym (jeśli zostały nadane);
• Adres siedziby podmiotu;
• Imiona i nazwiska osób uprawnionych do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej;
• Numery rachunków rozliczeniowych w banku lub SKOK.

Jakie rachunki są ujawniane na białej liście podatników VAT?

Na białej liście publikowane są numery firmowych rachunków rozliczeniowych wyłącznie dla podatników zarejestrowanych jako VAT-czynni lub przywróconych jako VAT-czynni. Dane te są pobierane automatycznie z baz Krajowej Administracji Skarbowej po potwierdzeniu w STIR (Systemie Teleinformatycznym Izby Rozliczeniowej).

Ważne!

Jeśli numer rachunku bankowego firmy uległ zmianie, należy go zaktualizować w urzędzie skarbowym.

Co zrobić, jeśli rachunku firmy nie ma na białej liście?

Jeżeli jesteś podatnikiem VAT i masz rachunek bankowy, ale nie możesz znaleźć swoich danych na białej liście, to w pierwszej kolejności sprawdź:

1. Czy posiadasz rachunek firmowy.
2. Czy zgłosiłeś rachunek firmowy do urzędu skarbowego.
3. Czy bank przekazał numer rachunku do STIR.

Jeśli odpowiedzi na te pytania są twierdzące, rachunek firmowy powinien być widoczny w wykazie. W przeciwnym razie należy zgłosić lub zaktualizować rachunek w odpowiednim rejestrze.

Jak dodać rachunek bankowy do wpisu w CEIDG?

Przedsiębiorcy zarejestrowani w CEIDG mogą zgłosić rachunek bankowy przez Internet na portalu Biznes.gov.pl, korzystając z opcji zmiany danych we wpisie. W elektronicznym wniosku należy podać numer rachunku, imię i nazwisko posiadacza rachunku, typ rachunku oraz pełną nazwę banku.

Sankcje za korzystanie z rachunku spoza białej listy

Jeśli zapłacisz kwotę powyżej 15 tys. zł na rachunek nieujawniony w wykazie, to nie będziesz mógł zaliczyć tej kwoty do kosztów uzyskania przychodu. Poniesiesz również ryzyko odpowiedzialności solidarnej za zaległości podatkowe kontrahenta, jeśli nie zapłaci on należnego VAT.

Ważne:

Sankcji można uniknąć informując naczelnika urzędu skarbowego o błędnej płatności najpóźniej w ciągu 7 dni od zrealizowania przelewu.

Stąd tak ważne jest, aby podejmując relacje handlowe z nowymi kontrahentami, pro forma sprawdzić, czy widnieją oni na białej liście podatników VAT. W dniu planowanej zapłaty warto upewnić się, że numer rachunku bankowego widniejący na fakturze jest taki sam jak ten na białej liście.

Dodatkowo należy pamiętać o konieczności każdorazowego aktualizowania numerów rachunków bankowych zgłoszonych w urzędzie skarbowym lub CEIDG, gdy tylko zmienisz bank prowadzący Twoje konto firmowe.