Faktura na podstawie paragonu: ważne zmiany dla przedsiębiorców

W typowych transakcjach B2B sprawa jest prosta: sprzedawca wystawia nabywcy fakturę VAT, która jest podstawą rozliczenia. Jednak w sytuacji, gdy nabywcą jest konsument lub po prostu osoba prywatna, dokumentem sprzedaży najczęściej jest paragon. Do niedawna można było na jego podstawie bez problemu wystawić fakturę VAT, jeśli konsument po czasie zgłosił taką potrzebę sprzedawcy. Od 1 stycznia 2020 roku zmieniły się jednak zasady wystawiania faktur na podstawie paragonu. Sprawdź, o czym musisz przypomnieć klientowi, aby takie rozwiązanie było w ogóle możliwe.

Kiedy można wystawić fakturę na podstawie paragonu po 1 stycznia 2020 roku?

Zgodnie ze znowelizowanymi przepisami będzie to możliwe tylko wtedy, gdy na paragonie znajdzie się numer NIP nabywcy. Poza tym nic się nie zmienia – transakcja nadal musi być zarejestrowana na kasie fiskalnej i potwierdzona paragonem. Warto natomiast zwrócić uwagę, że obecnie przepisy wymuszają na konsumencie jednoznaczne określenie się, czy jest zainteresowany otrzymaniem faktury VAT. Jeśli nie zgłosi tego sprzedawcy i na paragonie nie znajdzie się jego (lub firmy, którą reprezentuje) numer NIP, nie będzie możliwości wystawienie faktury w oparciu o taki paragon.

Nowe prawo zakłada więc, że jeśli klient nie poda numeru NIP przed wystawieniem paragonu, to sprzedawca może domniemywać, że transakcja będzie ewidencjonowana wyłącznie w oparciu o paragon. Oczywiście konsument po fakcie nadal może wystąpić o wystawienie faktury. Nie będzie ona natomiast zawierać numeru NIP nabywcy,  a więc będzie typową fakturą konsumencką, która nie może stanowić podstawy do zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu.

Zasady szczegółowe

W sytuacji, gdy kupujący produkt lub usługę chce otrzymać fakturę VAT, musi spełnić konkretne kryteria wprowadzone po 1 stycznia 2020 roku. Pierwsze z nich dotyczą paragonów do kwoty 450 złotych brutto lub 100 euro. Aby wystawienie faktury na podstawie takiego paragonu było możliwe, nabywca musi podać swój NIP przed zakończeniem sprzedaży na kasie fiskalnej. Wówczas otrzyma fakturę uproszczoną, czyli po prostu paragon z numerem NIP, który jest w świetle prawa traktowany tak samo, jak normalna faktura.

Z kolei przy transakcjach, których wartość przekracza 450 złotych brutto lub 100 euro, nabywca również musi podać swój numer NIP przed zakończeniem sprzedaży na kasie fiskalnej, natomiast będzie mógł wystąpić do sprzedawcy o wystawienie osobnej faktury VAT.

Wyjątki (bo zawsze jakieś są)

Wymienione wyżej zasady nie obowiązują w kilku specyficznych przypadkach. Pierwszym z nich jest sprzedaż zarejestrowana na kasie fiskalnej przez 1 stycznia 2020 roku. Jeśli więc kupujący otrzymał paragon 31 grudnia 2019 roku, a później zwrócił się do sprzedawcy o wystawienie faktury, przedsiębiorca może to zrobić pomimo braku numeru NIP na paragonie. Taka faktura będzie pełnoprawna, co oznacza, że klient może ją np. zaksięgować w swojej działalności gospodarczej i zaliczyć do kosztów uzyskania przychodu.

Ponadto nie ma obowiązku wprowadzania numeru NIP na paragonie, jeśli sprzedaż nie podlegała rejestracji na kasie fiskalnej. W takiej sytuacji paragon bez NIP także jest podstawą do wystawienia faktury VAT.

Na koniec przypomnijmy jeszcze, że aby umożliwić nabywcy zaksięgowanie faktury wystawionej na podstawie paragonu, to – poza numerem NIP – na paragonie musi się znaleźć niebudzący wątpliwości opis sprzedanej usługi lub produktu. Chodzi o to, aby było możliwe jasne określenie przedmiotu sprzedaży w razie przeprowadzenia kontroli skarbowej.