Kiedy kontrola skarbowa odrzuci Twój koszt uzyskania przychodu?

Koszty uzyskania przychodu to wydatki, jakie przedsiębiorca poniósł w związku z prowadzeniem działalności gospodarczej. Zgodnie z prawem można je odliczyć od przychodu, a także pomniejszyć dzięki nim należną kwotę podatku VAT. Nic dziwnego, że praktycznie każda firma „szuka kosztów”, ale bywają sytuacje, gdy kontrola skarbowa może je podważyć i unieważnić. Wymieniamy najczęstsze przykłady.

Koszt nie ma związku z prowadzeniem działalności

Przynajmniej według organu kontrolnego. To zawsze podlega interpretacji, dlatego rozsądnie jest generować tylko takie koszty, które jednoznacznie mają związek z przedmiotem działalności przedsiębiorcy. Jeśli firma np. kupi pralkę, to oczywiście, że urzędnicy mogą taki wydatek podważyć, skoro przedsiębiorstwo mieści się w prywatnym mieszkaniu właściciela i nie zatrudnia pracowników.

Wydatek nie może być kosztem

Nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, że istnieje dość długa lista wyjątków, czyli wydatków, które ustawowo nie mogą zostać uznane za koszt uzyskania przychodu. Przykłady to:

• Wynagrodzenie przedsiębiorcy
• Darowizna
• Podatek dochodowy
• Podatek od spadków i darowizn
• Kary i odszkodowania za złamanie przepisów w zakresie ochrony środowiska
• Koszty spłaty pożyczek (od tej zasady istnieją jednak wyjątki)

Aby nie narażać się na nieprzyjemności w razie kontroli, lepiej więc nie zaliczaj tych wydatków do kosztów uzyskania przychodu.

Charakter reprezentacyjny

Co do zasady nie wolno zaliczać do kosztów uzyskania przychodu wydatków o statusie reprezentacyjnym. Co prawda w wielu urzędach trwają spory na temat tego, co jest reprezentacją, a co kosztem ponoszonym w związku z np. reklamą czy chęcią pozyskania klienta, ale takie wydatki zawsze mogą zostać podważone. W koszty nie wrzucisz więc chociażby butelki dobrego alkoholu dla kontrahenta.

Niepełna dokumentacja lub jej brak

Aby móc zaliczyć jakikolwiek wydatek do kosztów uzyskania przychodu, należy posiadać dowód zakupu – najlepiej w postaci faktury VAT. Jeśli przedsiębiorca wyłącznie deklaruje zakup, ale nie potrafi go udokumentować, to taki koszt z pewnością zostanie odrzucony.

Zakup prywatny

Jeśli kontrola skarbowa uzna, że wydatek ma charakter stricte prywatny, to bez skrupułów odrzuci taki koszt. Dlatego trzeba bardzo uważać z kupowaniem produktów, które mogą w jakikolwiek sposób sugerować ich wykorzystywanie np. w domu przedsiębiorcy (przykładowo – telewizor).