Zakupy SaaS i reklam od zagranicznych dostawców (Google, Meta, Atlassian, Adobe): VAT przy imporcie usług, WHT przy licencjach, płatności kartą i rozliczenia walutowe w mikrofirmie

Coraz więcej polskich mikrofirm kupuje usługi od dużych, zagranicznych dostawców: kampanie Google Ads i Meta Ads, subskrypcje Atlassiana, Adobe, narzędzia analityczne czy magazyny danych. To wygodne i skalowalne, ale księgowo-podatkowo ma kilka pułapek. Poniżej zebraliśmy praktyczny przewodnik: jak zadbać o prawidłowy VAT przy imporcie usług (odwrotne obciążenie), kiedy w ogóle rozważać podatek u źródła (WHT) przy opłatach licencyjnych, jak księgować płatności kartą oraz po jakim kursie przeliczać waluty do rozliczeń w Polsce.

1) Ustal, że to „import usług” i rozlicz VAT w Polsce (odwrotne obciążenie)

Przy zakupach usług od zagranicznych firm, miejsce opodatkowania w relacjach B2B co do zasady „idzie” za nabywcą. W praktyce: jeśli kupujesz jako podatnik VAT z siedzibą w Polsce, to VAT rozliczasz w Polsce, a nie u dostawcy. Taką zasadę wskazuje reguła ogólna miejsca świadczenia usług na rzecz podatnika (art. 28b ustawy o VAT). W efekcie to Ty wykazujesz VAT należny i – jeśli przysługuje prawo – jednocześnie VAT naliczony (mechanizm odwrotnego obciążenia dla importu usług, art. 17 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT). Dzięki temu neutralność VAT zostaje zachowana, ale formalność po stronie deklaracji spoczywa na Tobie.

Co ważne: to nie ma nic wspólnego z „odwrotnym obciążeniem” stosowanym kiedyś krajowo na stal czy elektronikę – dziś w obrocie krajowym RC nie funkcjonuje dla towarów/usług powszechnych, natomiast przy imporcie usług do Polski mechanizm „samonaliczenia” VAT jest standardem.

2) Żeby faktury od gigantów były „bez VAT” – wpisz NIP UE i popraw dane „Sold To”

Platformy reklamowe i SaaS zwykle same decydują, czy dodać lokalny VAT, patrząc na dane konta. Jeżeli:

• konto ma ustawiony kraj „Poland”,
• podałeś poprawny NIP-UE (PL…)
• i profil jest oznaczony jako „business”,

to co do zasady dostawca z UE wystawi fakturę bez VAT (odwrotne obciążenie), a dostawca spoza UE również nie doliczy swojego podatku obcego – rozliczenie zrobisz w Polsce jako import usług. Gdy zabraknie NIP-UE albo „Sold To” jest innym krajem, platforma może doliczyć zagraniczny VAT lub opłaty jurysdykcyjne. Zadbaj więc o poprawność danych rozliczeniowych w panelach (Google Ads, Meta Business, Adobe Account), bo to obniża ryzyko błędnych stawek.

3) Kiedy powstaje obowiązek podatkowy w VAT i jaki kurs waluty zastosować

Przy usługach świadczonych w sposób ciągły (subskrypcje, abonamenty) moment powstania obowiązku podatkowego najczęściej wiąże się z końcem okresu rozliczeniowego albo płatnością/fakturą – zależnie od warunków. Kwoty na fakturach są zwykle w walutach obcych (EUR, USD). Do celów VAT musisz je przeliczyć na złote: ustawa o VAT wskazuje, że stosujesz średni kurs NBP (albo – jeżeli wybrałeś – kurs EBC) z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego moment powstania obowiązku podatkowego (art. 31a). W praktyce księgowej najczęściej bierze się kurs NBP z dnia poprzedzającego datę wystawienia faktury albo koniec okresu, jeśli ten wyznacza moment podatkowy.

4) Jak to pokazać w deklaracji: należny i naliczony

Import usług ujmujesz jako VAT należny (samonaliczenie) oraz – jeżeli usługa służy czynnościom opodatkowanym – równolegle jako VAT naliczony do odliczenia. W konsekwencji transakcja bywa neutralna kwotowo (należny = naliczony), ale musi być wykazana. Pamiętaj również o ujęciu podstawy opodatkowania w ewidencji sprzedaży i zakupów. Szczegółowe pola JPK_V7 potrafią się zmieniać – aktualny schemat sprawdzaj na bieżąco, ale zasada merytoryczna pozostaje: wykazujesz import usług po stronie należnego i – jeśli masz prawo – po stronie naliczonego.

5) Płatności kartą firmową: dowód zapłaty ≠ faktura

Platformy często obciążają kartę w sposób automatyczny i z opóźnieniem (po przekroczeniu progu wydatków lub na koniec miesiąca). W ewidencji podatkowej podstawą nie jest potwierdzenie z karty, lecz faktura/nota od dostawcy. Dopilnuj, aby dokument:

• był wystawiony na Twoją firmę z NIP-UE,
• miał poprawny adres „Sold To” i okres rozliczeniowy,
• nie zawierał zagranicznego VAT (o ile działasz jako podatnik w Polsce),
• pokazywał walutę i kwoty do przeliczenia na PLN.

To faktura decyduje o rozliczeniu VAT i momencie ujęcia, a nie data księgowania transakcji na wyciągu karty. Wyciąg jest pomocniczy – do zgrania płatności i kursów bankowych – ale nie zastępuje dokumentu sprzedaży.

6) WHT – czy od SaaS lub reklam trzeba potrącać podatek u źródła

Polska ustawa o CIT przewiduje podatek u źródła m.in. od należności licencyjnych i odsetek (art. 21), z formalnościami po stronie płatnika (art. 26). W praktyce zakup zagranicznych usług reklamowych (Google, Meta) co do zasady nie stanowi należności licencyjnych ani odsetek – zwykle nie ma więc WHT. Uwaga dotyczy natomiast niektórych opłat za oprogramowanie i prawa do korzystania z IP. Jeżeli płacisz za licencję, która przenosi/udziela praw autorskich (np. prawo do zwielokrotniania czy dalszego odpłatnego udostępniania), płatność może mieścić się w kategorii „royalties” i teoretycznie podlegać WHT wg ustawy (20%), z możliwością zastosowania preferencji z odpowiedniej umowy o UPO (po spełnieniu warunków formalnych, w tym posiadania certyfikatu rezydencji i – co do zasady – oświadczeń beneficjenta rzeczywistego).

W przypadku standardowego end-user dostępu do oprogramowania (typowy SaaS bez przekazania praw eksploatacji utworu) organy i sądy częstokroć uznają, że nie są to należności licencyjne w rozumieniu przepisów o WHT. Interpretacje potrafią być kazuistyczne, dlatego przy mniej oczywistych licencjach (np. sublicencje, szerokie pola eksploatacji, dostęp do repozytoriów z prawem komercyjnej redystrybucji) warto zebrać dokumenty: umowę/EULA, opis funkcjonalności, certyfikat rezydencji kontrahenta, oświadczenia BO oraz – gdy wchodzi w grę preferencja i przekroczenie progów – procedurę należytej staranności.

7) Progi, dokumenty i praktyka należytej staranności przy WHT

Poza oceną „czy w ogóle WHT dotyczy danej płatności” zostaje sfera formalna. Jeżeli chcesz stosować obniżoną stawkę z umowy o UPO albo zwolnienie, musisz mieć ważny certyfikat rezydencji (oryginał lub kopię w przypadkach dopuszczonych przepisami), zweryfikować status beneficjenta rzeczywistego oraz dochować należytej staranności (art. 26 CIT). Przy wysokich wypłatach do tego samego podmiotu mogą uruchamiać się dodatkowe mechanizmy (np. zabezpieczenia powyżej 2 mln zł), ale mikrofirmy kupujące zwykłe subskrypcje i reklamy zazwyczaj nawet nie zbliżają się do tych progów.

8) Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć

• Brak NIP-UE w panelu – platforma dolicza zagraniczny VAT albo myli stawkę. Rozwiązanie: uzupełnij NIP-UE i „Sold To: Poland”.
• Brak faktury – księgowanie na podstawie potwierdzenia z karty. Rozwiązanie: pobierz faktury z panelu (często zbiorcze miesięczne).
• Zły kurs do przeliczeń VAT – księgowanie po kursie banku z dnia obciążenia karty. Rozwiązanie: stosuj art. 31a VAT – kurs NBP/EBC z dnia poprzedzającego moment podatkowy.
• Mylenie WHT z VAT – potrącanie „czegoś u źródła” od każdej płatności zagranicznej. Rozwiązanie: najpierw ustal, czy to w ogóle kategoria z art. 21 CIT (np. licencja w rozumieniu IP), dopiero potem myśl o WHT.
• Brak rozdzielenia „reklama” vs „narzędzie” – w pakietach platform bywają elementy różne podatkowo. Rozwiązanie: analizuj linie na fakturze i regulaminy (ads vs. software).

9) Przykłady z praktyki mikrofirmy

Przykład 1 – Google Ads (Google Ireland): masz aktywny NIP-UE i kraj rozliczeń „Poland”. Google wystawia fakturę bez VAT (reverse charge). W deklaracji VAT rozpoznajesz import usług (należny i – jeśli masz prawo – naliczony). Kwoty w EUR przeliczasz na PLN kursem NBP z dnia poprzedzającego moment podatkowy (zwykle data faktury/okres). Brak WHT – to usługa reklamowa, nie należność licencyjna.

Przykład 2 – Meta Ads (Facebook Ireland): podobnie jak wyżej, dbasz o NIP-UE w koncie Business i „Sold To: Poland”. Gdy system dolicza jakieś opłaty jurysdykcyjne/podatkowe, sprawdź ich charakter (czasem to lokalne surcharges specyficzne dla wybranych państw). Co do zasady rozliczasz import usług – WHT nie występuje.

Przykład 3 – Adobe/Atlassian (SaaS): abonament na oprogramowanie w modelu end-user (bez prawa redystrybucji, modyfikacji i komercyjnej eksploatacji utworu) – typowo nie jest kwalifikowany jako należność licencyjna do WHT. VAT rozliczasz jako import usług. Jeżeli jednak kupujesz licencję z szerokimi prawami autorskimi (np. komponenty do dalszej odsprzedaży/komercyjnej dystrybucji) – zrób ocenę WHT, zbierz certyfikat rezydencji i oświadczenia BO.

10) Kurs banku a kurs podatkowy – nie myl ich celów

Różnica kursowa między kursem banku (z obciążenia karty) a kursem podatkowym (NBP/EBC z art. 31a) jest normalna. Do rozliczenia VAT stosujesz wyłącznie kurs podatkowy. Kurs bankowy wykorzystasz w rachunkowości do wyceny płatności i różnic kursowych w kosztach/przychodach finansowych – to oddzielna warstwa niż przeliczenie podstawy opodatkowania VAT.

11) Checklista dla księgowości mikrofirmy

• W każdym panelu (Google, Meta, Adobe itd.) ustaw „business”, „Sold To: Poland” oraz NIP-UE.
• Co miesiąc pobierz faktury zbiorcze i sprawdź linie: reklama vs. SaaS.
• Rozlicz VAT jako import usług (należny i – jeśli przysługuje – naliczony).
• Przelicz na PLN zgodnie z art. 31a VAT – kurs NBP/EBC z dnia poprzedzającego moment podatkowy.
• WHT: zidentyfikuj, czy płatność w ogóle może być „royalties/odsetki”. Jeśli tak – zbierz certyfikat rezydencji, potwierdzenia BO i zastosuj właściwą UPO; w wątpliwych przypadkach rozważ interpretację.
• Archiwizuj regulaminy i EULA – to ułatwia wyjaśnienia różnic między usługą a licencją w rozumieniu podatkowym.

12) Co robić, gdy dostawca pomyłkowo naliczył zagraniczny VAT

Jeśli platforma omyłkowo dodała VAT (brak rozpoznania, że jesteś podatnikiem), pierwsze kroki są praktyczne: uzupełnij NIP-UE, sprawdź kraj „Sold To”, skontaktuj się ze wsparciem i poproś o korektę/ponowne zafakturowanie. Doliczony zagraniczny VAT co do zasady nie podlega odliczeniu w Polsce, a odzyskanie go bywa czasochłonne. Dlatego profil billingowy warto skonfigurować poprawnie przed startem kampanii/abonamentu.

Podsumowanie

Import usług SaaS i reklam od globalnych platform jest w polskich realiach podatkowych codziennością. Klucz to poprawna konfiguracja kont (NIP-UE i „Sold To”), prawidłowe samonaliczenie VAT w Polsce oraz świadoma ocena, czy konkretne płatności w ogóle podpadają pod WHT. W typowych subskrypcjach end-user i usługach reklamowych WHT nie występuje, ale przy płatnościach o charakterze licencyjnym w rozumieniu praw autorskich należy zachować czujność i zgromadzić dokumenty (certyfikat rezydencji, BO, należyta staranność). Kurs waluty dla VAT bierzesz z art. 31a (NBP/EBC), a nie z wyciągu karty. Tyle wystarczy, by zakupy w Google, Meta, Adobe czy Atlassian nie zamieniały się w podatkową łamigłówkę.

Źródła

• https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-28-b — Ustawa o VAT, art. 28b: ogólna zasada miejsca świadczenia usług na rzecz podatnika.
• https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-17 — Ustawa o VAT, art. 17 ust. 1 pkt 4: import usług i mechanizm odwrotnego obciążenia po stronie nabywcy.
• https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-od-towarow-i-uslug-17086198/art-31-a — Ustawa o VAT, art. 31a: zasady przeliczania walut obcych na potrzeby VAT (kurs NBP/EBC).
• https://nbp.pl/en/statistic-and-financial-reporting/rates/table-a/ — NBP, tabela A: średnie kursy walut publikowane do przeliczeń podatkowych i rachunkowych.
• https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-dochodowy-od-osob-prawnych-16794608/art-21 — Ustawa o CIT, art. 21: katalog przychodów objętych podatkiem u źródła (m.in. należności licencyjne, odsetki).
• https://sip.lex.pl/akty-prawne/dzu-dziennik-ustaw/podatek-dochodowy-od-osob-prawnych-16794608/art-26 — Ustawa o CIT, art. 26: obowiązki płatnika, należyta staranność, dokumenty przy WHT.
• https://podatki.gov.pl/wht/pobor-i-zwrot-podatku-u-zrodla/ — Portal podatki.gov.pl: procedura poboru i zwrotu podatku u źródła, progi i wnioski.
• https://support.google.com/google-ads/answer/9750227 — Google Ads Help: informacje o dopłatach jurysdykcyjnych i rozliczeniach podatków/fees w wybranych krajach.
• https://www.facebook.com/business/help/133076073434794 — Meta Business Help Center: zasady naliczania podatków przy zakupie reklam w zależności od kraju „Sold To”.
• https://crido.pl/blog-taxes/licencja-typu-end-user-bez-podatku-u-zrodla/ — Crido: omówienie stanowisk dot. braku kwalifikacji typowej licencji end-user jako „należności licencyjnych” dla WHT.
• https://crido.pl/en/blog-taxes/reverse-charge-transactions-tax-point-in-poland/ — Crido (ang.): moment powstania obowiązku przy transakcjach reverse charge i ciągłość świadczeń.