Podróże służbowe w małej firmie potrafią zjadać pieniądze po cichu: „jakoś to rozliczymy”, „wrzućmy w koszty”, „przecież to tylko jeden nocleg”. A potem wychodzi, że brakuje dokumentów, zasady są niejasne, a pracownik (albo wspólnik) ma poczucie, że raz dostaje zwrot szybko, raz po miesiącu i „według widzimisię”. Da się to uporządkować prostym zestawem reguł i checklistą, bez korporacyjnej biurokracji.
W praktyce mikrofirmy mieszają trzy sytuacje: wyjazd do klienta, dojazdy lokalne oraz delegację (wyjazd poza stałe miejsce pracy). Dla porządku warto przyjąć jedną definicję operacyjną w firmie: delegacja to wyjazd związany z pracą, wykonywany poza miejscowością, w której pracownik zwykle pracuje (albo poza stałym miejscem pracy wskazanym w umowie).
To rozróżnienie ma znaczenie, bo inne są zasady rozliczenia kosztów, inne dokumenty i inne oczekiwania. Kiedy pracownik codziennie jeździ po mieście, zwykle nie jest to delegacja. Kiedy jedzie na dwa dni do innej miejscowości – najczęściej już tak.
W mikrofirmie wygrywa prosta polityka delegacji na jedną stronę. Powinna odpowiadać na kilka pytań:
Jeśli nie macie własnych zasad, w tle i tak działają przepisy „wzorcowe” stosowane powszechnie jako punkt odniesienia. Warto więc albo się do nich wprost odwołać, albo opisać swoje reguły tak, żeby nie było dowolności.
Dieta ma rekompensować zwiększone koszty wyżywienia w czasie delegacji. W praktyce najwięcej błędów bierze się z dwóch rzeczy: złego liczenia czasu oraz braku konsekwencji w pomniejszaniu diety, gdy pracownik ma zapewnione posiłki.
Najbezpieczniej jest trzymać się reguł z rozporządzenia dotyczącego należności za podróże służbowe: pełna dieta przysługuje za dobę, a przy delegacji krótszej stosuje się progi godzinowe (częściowa dieta lub brak diety). Jeżeli pracownik ma zapewnione posiłki, dieta podlega odpowiedniemu zmniejszeniu. Dzięki temu zasady są przewidywalne i obronią się przy sporach lub kontroli.
Najprostszy model w mikrofirmie to: zwracamy nocleg na podstawie faktury do ustalonego limitu za dobę. Limit nie musi być wysoki, ale musi być jasny (np. osobno dla dużych miast i reszty kraju). Gdy pracownik nie ma faktury, w niektórych sytuacjach można rozliczyć nocleg ryczałtem, ale tylko wtedy, gdy spełnione są warunki z przepisów i waszej polityki.
W praktyce warto dopisać dwie rzeczy: czy dopuszczacie noclegi prywatne (np. u rodziny) i co wtedy, oraz jak rozliczacie sytuacje „nie było tańszych miejsc” w sezonie. Taki zapis oszczędza nerwy, bo delegacje rzadko są idealne.
To są koszty, które najczęściej „rozpływają się” w drobnych paragonach. Ustalcie prosto:
Nie chodzi o śrubowanie pracownika, tylko o porządek. Jeśli zasady są jasne, ludzie przestają kombinować „co zbierać”, a księgowość przestaje gonić po miesiącu o brakujące papiery.
W mikrofirmach prywatne auto bywa najwygodniejsze, ale pod warunkiem, że rozliczacie je według z góry ustalonej reguły. Najczęściej stosuje się rozliczenie „za kilometr” do stawek maksymalnych określonych w przepisach. Warunkiem jest ewidencja przebiegu pojazdu: skąd–dokąd, cel wyjazdu, liczba kilometrów, dane pojazdu i potwierdzenie pracodawcy.
Warto też dopisać w polityce delegacji, czy zwracacie parkingi i autostrady dodatkowo (zwykle tak, na podstawie dowodów), oraz czy wymagacie wcześniejszej zgody na użycie prywatnego auta. Bez tego łatwo o sytuację, w której ktoś jedzie „bo tak”, a potem jest zdziwienie, że firma nie chce zwrócić kosztów według oczekiwań pracownika.
Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność, też możesz mieć podróże związane z działalnością i rozliczać je w kosztach, ale kluczowe jest powiązanie z przychodem oraz dokumentacja celu (spotkanie z klientem, targi branżowe, szkolenie mające związek z usługami). W praktyce dobrze działa prosta „karta wyjazdu”: data, miejscowość, cel, kontrahent/organizator, a do tego dowody kosztów (nocleg, bilety, opłaty).
W przypadku diet przedsiębiorcy istotne jest, że przepisy podatkowe ograniczają zaliczanie ich do kosztów do wysokości diet przysługujących pracownikom według właściwych przepisów. To znaczy: możesz stosować dietę jako koszt, ale nie „dowolnie wysoką”.
Żeby nie robić z delegacji wielkiej operacji, wprowadźcie stały rytm:
Najwięcej napięć powstaje nie przez stawki, tylko przez opóźnienia i niepewność. Stały termin i stały formularz (nawet prosty) załatwia 80% problemów.
W mikrofirmach wciąż powtarzają się te same wpadki: brak zgody na użycie prywatnego auta, brak ewidencji kilometrów, nocleg bez faktury i bez zasad ryczałtu, mieszanie delegacji z jazdami lokalnymi, oraz liczenie diet „na oko” bez konsekwentnej metody. Jeśli wdrożysz jedną stronę polityki i prostą checklistę dokumentów, delegacje przestają być miną, a stają się normalnym kosztem prowadzenia biznesu.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
