Limity płatności gotówkowych między firmami (15 000 zł): konsekwencje podatkowe i proste zasady, które ratują mikrofirmę przed chaosem

Gotówka bywa wygodna: szybka, „na już”, bez bankowych limitów dziennych i bez czekania na księgowanie. Problem zaczyna się wtedy, gdy robisz transakcję B2B (firma–firma), a jej wartość przekracza ustawowy próg. W Polsce obowiązuje zasada: jeśli jednorazowa wartość transakcji między przedsiębiorcami jest większa niż 15 000 zł (brutto), płatność powinna przejść przez rachunek płatniczy. Jeśli zapłacisz gotówką ponad limit, możesz sobie zafundować kłopot podatkowy i bałagan w dokumentach.

Ten artykuł jest napisany po to, żeby mikrofirmie było łatwo: kiedy limit działa, co jest „jednorazową transakcją”, jak nie wpaść w pułapki przy zaliczkach i ratach, co zrobić, gdy klient naciska na gotówkę, i jak to poukładać w prostych zasadach w firmie.

Co dokładnie mówi limit 15 000 zł i kogo dotyczy

Obowiązek płatności przez rachunek dotyczy rozliczeń między przedsiębiorcami, gdy:

• transakcja jest związana z działalnością gospodarczą,
• druga strona też jest przedsiębiorcą,
• jednorazowa wartość transakcji przekracza 15 000 zł (brutto), niezależnie od liczby płatności.

Kluczowe jest właśnie to ostatnie: liczy się wartość całej transakcji (umowy/zamówienia), a nie to, czy rozbijesz ją na 3 raty po 6 000 zł. Jeśli umowa opiewa na 18 000 zł, to nawet gdy płacisz „w częściach”, część gotówkowa powyżej limitu robi problem.

„Jednorazowa wartość transakcji” – czyli gdzie mikrofirmy najczęściej się wykładają

W praktyce mikrofirmy wpadają w dwie pułapki:

Pierwsza: mylenie „transakcji” z „fakturą”. Jeżeli masz umowę/ustalenie na całość (np. 20 000 zł), a potem idą dwie faktury po 10 000 zł, to nadal jest jedna transakcja. Rozbicie na faktury nie zmienia sensu ekonomicznego umowy.

Druga: raty i zaliczki. Zaliczka gotówką „przed podpisaniem” też jest częścią płatności za transakcję. Jeśli finalnie umowa przekracza 15 000 zł, to płatność gotówkowa może wywołać konsekwencje, nawet jeśli w momencie zaliczki jeszcze „nie wyglądało”, że dobijecie do limitu.

Dlatego w mikrofirmie warto mieć jedną prostą zasadę operacyjną: jeśli przewidujesz, że całość zamówienia/umowy może przekroczyć 15 000 zł, to od początku ustaw płatności bezgotówkowe. To tańsze niż późniejsze „naprawianie” kosztów w podatkach.

Co grozi za płatność gotówką ponad limit: PIT i CIT w praktyce

Najważniejsza konsekwencja jest podatkowa: część wydatku opłacona gotówką ponad limit co do zasady nie może być kosztem uzyskania przychodu. To dotyczy zarówno podatników PIT (działalność osób fizycznych), jak i CIT (spółki).

Jeżeli już ująłeś wydatek w kosztach, a później wyszło, że zapłaciłeś gotówką w sposób naruszający limit, przepisy przewidują obowiązek korekty: zmniejszenia kosztów albo – jeśli to niemożliwe – zwiększenia przychodów. W realnym życiu oznacza to nie tylko potencjalnie wyższy podatek, ale też dodatkową pracę: korekty, wyjaśnienia, niekiedy nerwowe rozmowy z księgowością.

W mikrofirmie to uderza szczególnie mocno, bo „jeden błąd” potrafi zepsuć wynik miesiąca albo kwartału, a na koniec i tak nie ma z tego żadnej korzyści biznesowej – poza tym, że ktoś chciał gotówkę.

Czy da się to „odkręcić”, jeśli już zapłaciłeś gotówką

Najlepszy scenariusz to oczywiście nie doprowadzić do sytuacji. Ale życie bywa życiem, więc trzy praktyczne uwagi:

• Jeśli masz jeszcze możliwość rozliczenia reszty przez rachunek, zrób to od razu i uporządkuj dokumenty tak, by było jasne, jaka część została zapłacona jaką formą.
• Nie próbuj „ratować” sytuacji sztucznym dzieleniem umowy po fakcie tylko na papierze. Jeśli ekonomicznie to jedna transakcja, papierowe sztuczki zwykle generują większe ryzyko niż pożytek.
• Ustal z księgowością sposób korekty, bo technika rozliczenia zależy od tego, jak i kiedy wydatek był zaksięgowany oraz jak rozliczasz podatki.

Ważne: to nie jest temat „do zgadnięcia”. Jeżeli błąd już się wydarzył, mikrofirmie najbardziej opłaca się szybka konsultacja z księgową/księgowym i decyzja, jak to rozliczyć minimalnym kosztem czasu i nerwów.

„A klient chce gotówkę” – jak ustawić zasady, żeby nie negocjować tego za każdym razem

W B2B presja na gotówkę pojawia się z różnych powodów: „bo szybciej”, „bo limit na koncie”, „bo tak zawsze robimy”, czasem niestety też dlatego, że druga strona chce „mniej śladu”. Mikrofirmie nie opłaca się wchodzić w te motywy. Opłaca się mieć prostą politykę płatności.

Przykładowy zestaw zasad, który działa w małej firmie:

• Dla transakcji B2B powyżej 15 000 zł: tylko płatność przez rachunek (w praktyce najbezpieczniej przelew).
• Jeśli klient upiera się na gotówkę: proponujesz zaliczkę gotówką tylko wtedy, gdy całość zamówienia nie przekroczy limitu; w przeciwnym razie zaliczka także idzie przelewem.
• Nie rozbijasz sztucznie jednego zamówienia na kilka „udawanych” zleceń tylko po to, żeby zmieścić się w limicie.
• Masz w ofertach/OWU jedno zdanie: „W rozliczeniach B2B powyżej 15 000 zł płatność odbywa się za pośrednictwem rachunku płatniczego”. Bez tłumaczenia, bez dyskusji, bez emocji.

Ta polityka ma jeszcze jedną zaletę: porządkuje pracę. Nie musisz pilnować, czy ktoś wziął gotówkę, czy wystawił KP, czy pieniądze trafiły do banku, czy się zgadza utarg z fakturą. W mikrofirmie to są realne godziny życia odzyskane co miesiąc.

Jak to wygląda w dokumentach: prosto, czytelnie, bez „kreatywności”

Jeżeli masz transakcję powyżej limitu, a płatność idzie przelewem, zadbaj o dwie rzeczy:

• Opis przelewu powinien jednoznacznie wskazywać, czego dotyczy (numer faktury lub numer zamówienia/umowy).
• Jeśli są zaliczki lub raty, trzymaj jeden, konsekwentny schemat (np. faktura zaliczkowa + faktura końcowa albo harmonogram w umowie).

W mikrofirmie „najdroższy” jest bałagan: niejasne powiązania płatności z dokumentami, brak spójności między umową a fakturami i sytuacje, w których po roku nikt nie pamięta, skąd się wzięła dana kwota. Limit gotówkowy jest dobrym pretekstem, żeby ten bałagan uciąć.

Mini-checklista dla mikrofirmy: wdrożenie w 30 minut

• Dodaj do oferty/OWU jedno zdanie o płatnościach B2B powyżej 15 000 zł przez rachunek.
• Ustal wewnętrznie: kto może przyjąć gotówkę i w jakich sytuacjach (a najlepiej: kiedy nie wolno).
• Przy każdej wycenie, która zbliża się do limitu, od razu ustaw płatność przelewem (bez „zobaczymy”).
• Jeśli robisz dłuższe projekty: wpisz w umowie harmonogram płatności i formę płatności.
• Gdy klient naciska na gotówkę: nie tłumacz się długo – odsyłasz do zasady i proponujesz przelew.

To nie jest „wielka księgowość”. To jest prosta higiena, która w mikrofirmie robi różnicę między kontrolą nad pieniędzmi a ciągłym gaszeniem małych pożarów.

Źródła

• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20180000646/U/D20180646Lj.pdf – Prawo przedsiębiorców (tekst jednolity): art. 19 dotyczący obowiązku rozliczeń za pośrednictwem rachunku płatniczego przy transakcjach powyżej 15 000 zł.
• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19910800350/U/D19910350Lj.pdf – Ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (PIT): art. 22p o wyłączeniu z kosztów wydatków opłaconych z naruszeniem obowiązku płatności przez rachunek.
• https://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU19920210086/U/D19920086Lj.pdf – Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych (CIT): art. 15d o ograniczeniu kosztów przy płatnościach dokonanych bez pośrednictwa rachunku płatniczego.
• https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/001266 – Biznes.gov.pl: omówienie zasad płatności w transakcjach przedsiębiorca–przedsiębiorca i informacji o limicie płatności gotówką.