Jak pobrać fakturę z KSeF?

Krajowy System e-Faktur wciąż budzi niemały popłoch wśród przedsiębiorców. Warto się z nim jak najszybciej oswoić, ponieważ od 1 kwietnia obowiązek stosowania KSeF obejmie także małe firmy, a od 1 stycznia 2027 – wszystkie przedsiębiorstwa. Jednym z najczęściej zadawanych pytań jest to, jak pobrać fakturę z KSeF. Nie ma w tym nic trudnego, a wszystko wyjaśniamy w naszym poradniku.

Logowanie do KSeF

Najprostszym sposobem na pobranie faktury z systemu jest zalogowanie się do KSeF, co można zrobić przez aplikację podatnika lub za pośrednictwem programu księgowego zintegrowanego z KSeF.

Nie ma przy tym potrzeby zakładania indywidualnego konta w KSeF. Wystarczy skorzystać z profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Ministerstwo Finansów poinformowało również, że jeszcze w lutym 2026 roku udostępni możliwość logowania przez mObywatela.

Kod QR

Jeśli przedsiębiorca ma problem z zalogowaniem się do KSeF, to może pobrać otrzymaną fakturę dużo łatwiej i szybciej. Będzie do tego potrzebny kod QR umieszczony na dokumencie, opcjonalnie link z wizualizacją faktury udostępniony przez jej wystawcę.

Kod QR pozwala łatwo zidentyfikować fakturę w systemie KSeF, a następnie pobrać ją na urządzenie, z którego aktualnie korzysta przedsiębiorca. Taki dokument można następnie wydrukować czy przesłać do biura rachunkowego w formie załącznika do wiadomości e-mail.