Czy można wystawić fakturę pro forma w KSeF?

Krajowy System e-Faktur, który obejmie wszystkich przedsiębiorców od kwietnia 2026 roku, wciąż budzi mnóstwo emocji, a wiele firm w ogóle nie przygotowało się na jego wdrożenie. Jednym z ostatnio pojawiających się pytań jest to, czy w KSeF będzie można wystawiać faktury pro forma? Odpowiedź znajdziesz w naszym poradniku.

Stanowisko Ministerstwa Finansów

Zgodnie z tym, co przekazało Ministerstwo Finansów, faktura pro forma nie będzie dostępna w Krajowym Systemie e-Faktur. Dlaczego? Chodzi o przepisy.

Zgodnie z ustawą o VAT, KSeF obsługuje wyłącznie faktury, w tym faktury elektroniczne i ustrukturyzowane z nadanym numerem identyfikacyjnym. Faktura pro forma nie jest uważana za fakturę sensu stricte (nie ma charakteru dokumentu sprzedażowego), stąd też nie może być wystawiana w KSeF.

Czy faktury pro forma staną się nielegalne?

Nic z tych rzeczy. Po wejściu w życie KSeF przedsiębiorcy nadal będą mogli wystawiać faktury pro forma na własny użytek, ale poza systemem. Pro formę należy wówczas traktować tak, jak zwykłą ofertę, zaproszenie do zawarcia umowy czy zakupu, a nie dokument sprzedażowy.

Ministerstwo Finansów jednoznacznie podkreśla, że po wprowadzeniu KSeF faktury pro forma będą legalne i mogą być wystawiane w formacie PDF (np. w indywidualnych programach księgowych) oraz przesyłane kontrahentom jako dokumenty ofertowe.