Na czym polega efektywne delegowanie zadań?

Delegowanie zadań to kluczowa umiejętność menedżerska, która pozwala efektywnie zarządzać zespołem i osiągać cele organizacji. Poprzez odpowiednie przekazanie odpowiedzialności, liderzy mogą skoncentrować się na strategicznych zadaniach i umożliwić pracownikom rozwój. W jaki sposób skutecznie delegować zadania w organizacji?

Mikrozarządzanie, czyli przeciwieństwo delegowania

Przez delegowanie zadań rozumie się przekazywanie obowiązków. Co jednak warto uściślić, nie dotyczy to jedynie samego zadania, ale także odpowiedzialności za dobranie odpowiednich metod i narzędzi, niezbędnych do jego wykonania. Delegowanie ma też pewną relację z monitorowaniem. Liderzy jak najbardziej powinni kontrolować, czy pracownicy wykonują swoje zadania należycie, jednak nie może to przybrać formy, w której to menedżer przejmuje zadania lub dokładnie mówi, jak je rozwiązać. Odbiera to pracownikowi samodzielność, obniża także jego chęć do rozwoju. 

Wybór odpowiednich obszarów

W pracy każdego lidera ważne jest, aby dokładnie ocenić, które zadania mogą być skutecznie delegowane. Niektóre z nich wymagają specjalistycznej wiedzy lub decyzji strategicznych, które powinny pozostać w zakresie kompetencji kierownictwa. Natomiast operacyjne zadania (w tym także wymagające np. kreatywności) mogą być przekazane innym członkom zespołu. Istotne jednak, aby posiadali odpowiednie umiejętności i zadanie nie było znacząco poniżej, ani powyżej ich kompetencji. 

Wyraźne określenie celów, oczekiwań i wyników

Aby delegowanie zadań było skuteczne, niezbędne jest jasne i jednoznaczne określenie celów, oczekiwań i wyników, które powinny zostać osiągnięte. Ważne jest, aby zapewnić pełne zrozumienie zadania i wymagań, unikając niejasności i nieprecyzyjnych instrukcji. Można w tym celu wykorzystać np. metodę delegowanie 5W2H. To kluczowy element komunikacji w zespole, która powinna być oparta o obopólne zaufanie i klarowność wspomnianych oczekiwań. Mogą w tym pomóc regularne spotkania, feedback i dostępność dla wsparcia, które pozwoli na bieżąco rozwiązywać ewentualne problemy.

Delegowanie jako proces rozwoju

Samodzielność, motywacja i rozwój to niezwykle ważne aspekty w środowisku zawodowym, bez względu na to, czy mówimy o liderze, czy o członku zespołu. W związku z tym delegowanie zadań powinno być postrzegane jako sposób na rozwijanie umiejętności i kompetencji. Przekazanie większej odpowiedzialności i autonomii daje szansę na rozwój i zdobycie nowych doświadczeń. 

Uczenie się na błędach i doskonalenie procesu:

Nowoczesne organizacje to środowiska rozwojowe, w których nierzadko ważniejsze jest podejmowane działanie, niż jego finalny efekt. Dzięki temu pracownicy mogą się uczyć na swoich błędach i doskonalić z każdym kolejnym zadaniem. Delegowanie zadań nie może być więc rozumiane jako proces, w którym nikt się nie myli i nie popełnia błędów. W Impact uważamy, że działanie to klucz to tworzenia organizacji samouczących się, które są lepiej przygotowane na nadchodzące wyzwania. Nasze programy rozwojowe stawiają na metodę experiential learning, która jest oparta o naukę poprzez działanie, a nie jedynie suche, teoretyczne przekazywanie informacji.