Kluczowe zasady efektywnego delegowania zadań

Jednym z podstawowych elementów poprawnego zarządzania zespołem jest delegowania zadań. Choć może się to wydawać błaha umiejętność, to w wypadku dużych organizacji i zespołów ma kluczowe znacznie w osiąganiu lepszych wyników. W jaki sposób lepiej delegować zadania? Podpowiadamy.

Dlaczego poprawne delegowania zadań jest tak istotne?

Może się wydawać, że delegowania zadań to kwestia czysto techniczna, jednak jest zupełnie inaczej. To ważna kompetencja, którą powinien posiadać każdy menedżer czy team leader. Delegowania zadań ma jednak sporo wspólnego z kulturą organizacji, która panuje w danej firmie. Jeśli mówimy o organizacji, w której brakuje zaufania, komunikacja jest jednostronna a struktura skostniała, to z pewnością pojawią się trudności w delegowaniu, które mogą powodować:

• opóźnienie w jego realizacji,
• błędy, nieprawidłowe wykonanie,
• wykorzystanie niewłaściwych narzędzi,
• niewykonanie zadań w ogóle. 

Przeciwieństwem delegowania zadań jest mikrozarządzanie, które nie pozwala budować zaufania, pewności siebie u pracowników oraz nie sprzyja pogłębianiu umiejętności i wiedzy zawodowej. Ponadto zadania muszą być osadzone w szerszym kontekście. Jeśli firma nie ma zdefiniowanej misji i wizji, to pracownikom trudniej zrozumieć, jak zadanie wpływa na całą organizację, dlaczego jest ważne. Jak można zacząć delegowanie zadań? Warto odpowiedzieć na pytania w ramach poniższej metody. 

Metoda 5W2H, czyli delegowanie zadań w pigułce

Przed tworzeniem zadań i ich przekazywaniem pracownikom należy 7 pytań, które pozwolą uniknąć wszelkich nieporozumień. Pytania te określa się mianem metody 5W2H. Dotyczą one zarówno samego zadania, jak i wszelkich okoliczności, które się z nim wiążą. 

1. What? To pytanie dotyczy tego, co należy wykonać, czyli absolutne podstawy.  
2. Who? Kto ma wykonać zadanie, co może dotyczyć zarówno jednej osoby, jak i grupy.  
3. Where? Czyli gdzie zadanie ma być wykonane? 
4. When? Czyli kiedy - terminowość zadań jest o tyle istotna, iż pozwala wyznaczać ramy i lepiej organizować przebieg działań. W przeciwnym wypadku dochodzi do ”rozmycia” odpowiedzialności za zamknięcie zleconego zadania. 
5. Why? To pytanie jest bliskie kwestiom związanym z misją i wizją organizacji jako całości. Jak zadanie współgra z celami całej firmy? Dlaczego należy je zrealizować? 
6. How? To pytanie dotyczy metody wykonania zadania. Zlecający nie musi go jednak traktować dosłownie - może je zadać osobie, która została wyznaczona do realizacji zadania, co otworzy rozmowę coachingową. 
7. How much? Ile kosztuje realizacja zadania? Ile środków należy na nie przeznaczyć? 

Naturalnie pytania należy dostosować do specyfiki danej organizacji i konkretnego zadania, niemniej metoda 5W2H jest dobrym punktem wyjścia. W szerszej perspektywie ważniejszym krokiem będą zmiany w kulturze organizacyjnej, które pozwolą na efektywne przekazywanie i realizowanie zadań. Sposobem na rozpoczęcie procesu zmian są programy rozwojowe Impact, które zaprojektowane z myślą o potrzebach organizacji doskonale rozwiązują kwestie związane z komunikacją, wyznaczaniem celów i innymi aspektami funkcjonowania organizacji.