Czym jest payroll?

Payroll to jedno z pojęć, które w przedsiębiorstwach i biznesie kojarzone jest z obszarem kadrowo-płacowym. Nic w tym dziwnego, gdyż dosłownie tłumaczy się je jako listę płac lub listę wypłat. Jednocześnie jest to usługa w ramach outsourcingu, o której zasadach i zaletach więcej powiemy w poniższym tekście. 

Czym jest payroll?

Poza wspomnianym już dosłownym znaczeniu payroll to sposób na zwiększenie bezpieczeństwa oraz obniżenie kosztów w firmie. Payroll jest usługą polegającą na oddelegowaniu kwestii związanych z naliczaniem i wypłatą wynagrodzeń zewnętrznemu podmiotowi, ale może mieć znacznie szerszy zakres. Każda firma ma obowiązek prowadzenia odpowiedniej dokumentacji oraz musi prawidłowo naliczać wynagrodzenia i pilnować ich terminowej wypłaty pracownikom. W przeciwnym razie naraża się na poważne konsekwencje. Jakie dane muszą znajdować się w dokumentacji pracowniczej? Są to przede wszystkim kwestie związane ze zwolnieniami chorobowymi, urlopami i opodatkowaniem, co ma wpływ na ostateczną wysokość wynagrodzeń. 

Payroll, czyli przekazanie tych zadań firmie zewnętrznej, ma uzasadnienie zarówno w wypadku większych, jak i mniejszych podmiotów. W firmach, które zatrudniają kilkuset pracowników, dział kadrowo-płacowy jest już osobną komórką i zazwyczaj pracuje w nim kilka osób. To oczywiście generuje dodatkowe koszty (wynagrodzenia, zorganizowane miejsce pracy, licencje na programy użytkowe, szkolenia itp.), które usługa payroll znacząco obniża. W mniejszych firmach natomiast obowiązki kadrowo-płacowe często spadają na osoby zajmujące się np. księgowością. To spore obciążenie, zwłaszcza że osoba ta musi być na bieżąco ze wszystkimi przepisami, które dotyczą wypłacania wynagrodzeń i prowadzenia dokumentacji. Łatwo więc o popełnienie błędu, którego skutki mogą być fatalne. 

Kiedy warto skorzystać z usługi Payroll?

Oszczędności i pewność terminowego wykonania zadań przez dział kadrowo-płacowy to nie wszystkie okoliczności, które przemawiają za outsourcingiem w tej kwestii. Dane pracownicze, w tym również wysokości wynagrodzenia, to dane wrażliwe, które należy chronić przed dostępem osób niepowołanych (w tym również pracowników). Bezpieczeństwo systemu obsługującego wypłaty to podstawa, wiąże się to również z kosztami licencji oraz szkolenia pracowników. Korzystając z usług firmy zewnętrznej, nie musimy ponosić tych wydatków, a do tego mamy pewność, że dokumentacja pracownicza jest odpowiednio zabezpieczona. Przyjmuje się, iż payroll zaczyna być opłacalny dla firm, które zatrudniają powyżej 20 pracowników, a im firma większa, tym oszczędności dzięki outsourcingowi są pokaźniejsze. 

W WZ Partners oferujemy obsługę payroll, na którą składają się takie działania jak: sporządzanie miesięcznych list płac, jak również przekazywanie deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych do ZUS, rozliczenia delegacji, obsługa PPK, sporządzanie deklaracji do PFRON czy informowanie o należnościach z tytułu podatków i składek i wiele innych. Usługa ta znacząco wykracza poza obowiązki związane z  listą płac, co pozwala na jeszcze większe oszczędności bez straty w jakości pracy.