Przekazanie dokumentacji pracowniczej po ustaniu stosunku pracy

1 stycznia 2019 roku zmieniły się w Polsce przepisy dotyczące obowiązku pracodawcy w zakresie przekazywania dokumentacji pracowniczej. Zmiana dotyczy osób, z którymi rozwiązano stosunek pracy. Warto o tym wiedzieć, aby nie popełnić błędów, które mogą skutkować konsekwencjami ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Szczegóły przedstawiamy w naszym artykule.

Nowelizacja Kodeksu pracy

Od 2019 roku w Kodeksie pracy znajdziemy artykuł 946, który głosi, że po rozwiązaniu lub wygaśnięciu stosunku pracy, pracodawca musi przekazać byłemu pracownikowi nie tylko świadectwo pracy, ale też szereg innych dokumentów. Mowa o:

• Informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej;
• Informacji o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania dokumentacji pracowniczej;
• Informacji o zniszczeniu dokumentacji pracowniczej, jeśli ta nie zostanie odebrana w ustawowym terminie;

Ważne!

Każdą z tych informacji pracodawca może przekazać byłemu pracownikowi w formie papierowej lub elektronicznej, pod warunkiem, że uzyska potwierdzenie odbioru.

Jeśli były pracownik, pomimo poinformowania go o tym, nie odbierze swojej dokumentacji pracowniczej, pracodawca ma obowiązek ją zniszczyć w taki sposób, aby nie mogła zostać odtworzona.

Ile czasu ma pracownik na odebranie dokumentacji?

Znowelizowany Kodeks pracy wyjaśnia, że były pracownik nie musi odbierać swojej dokumentacji pracowniczej krótko po rozwiązaniu umowy. Ma na to aż 12 miesięcy od momentu ustania stosunku pracy. Jeśli tego nie zrobi, pracodawca obligatoryjnie niszczy dokumentację.

Nieco inaczej sprawa przedstawia się w sytuacji, gdy w przedsiębiorstwie nastąpiła zmiana sposobu prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej – z papierowej na elektroniczną lub odwrotnie. Wówczas pracownik ma 30 dni na odebranie dokumentacji, liczonych od dnia otrzymania zawiadomienia od byłego pracodawcy.

Warto przy tym zaznaczyć, że nowelizacja Kodeksu pracy nałożyła na pracodawcę obowiązek zrobienia wszystkiego, co w jego mocy, by powiadomić byłego pracownika o przysługujących mu prawach. Zawiadomienie może być wysłane pocztą za potwierdzeniem odbioru, mailowo (także wymagane jest potwierdzenie odbioru) lub przekazane osobiście.

Ciekawostką jest fakt, że jeśli zawiadomienie zostanie wysłane pocztą, a pracownik go nie odbierze i nie będzie innej możliwości skontaktowania się z nim, pismo z wymienionymi informacjami należy… zostawić w drzwiach byłego pracownika lub w widocznym miejscu przy wejściu na jego posesję.