Kontrola trzeźwości pracownika, a RODO

Co na temat legalności badania alkomatem w zetknięciu z przepisami o RODO twierdzi Ministerstwo Cyfryzacji?

Otóż zdaniem tego resortu kontrole trzeźwości mogą być jedną z czynności monitorujących pracę pracowników, do których pracodawcy są uprawnieni w oparciu o regulacje kodeksu pracy. To odmienne zdanie od wielu prawników, którzy uważają, że ustawa wdrażająca RODO i dokonująca zmian w kodeksie pracy wręcz uniemożliwia przeprowadzanie kontroli trzeźwości. Z kolei dla pracodawców, szczególnie w branży budowlanej, było i jest to dość częstą praktyką. Prawnicy podnoszą, iż informacja o tym czy ktoś jest trzeźwy czy nie to dane wrażliwe, w związku z czym takie badanie musiałby zainicjować sam pracownik (a raczej trudno się tego spodziewać, szczególnie, gdy byłby pod wpływem alkoholu). Urzędnicy ministerstwa z kolei sugerują, że taką kontrolę uznać można za monitoring.

Jakie wątpliwości wzbudza interpretacja Ministerstwa Cyfryzacji wśród ekspertów prawa?

Otóż uważają oni, że w kodeksie pracy brakuje definicji ogólnej samego monitoringu, a regulacje monitoringu wizyjnego i poczty służbowej wskazują jedynie na element szczególnego nadzoru nad pracownikiem z wykorzystaniem różnych środków (jak choćby rejestracja obrazu czy dostęp do służbowej skrzynki pocztowej). Ponadto, zgodnie z motywem 24 preambuły RODO, wskazano, iż aby stwierdzić, czy czynność przetwarzania można uznać za „monitorowanie zachowania” osób, należy ustalić, czy osoby są „obserwowane w Internecie”. Przepisy o RODO wskazują zatem na kwestie samej obserwacji cyfrowej.

Ponadto, według kodeksu cywilnego, celem monitoringu może być wyłącznie konieczność zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwe wykorzystanie udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy. I zdaniem ekspertów, GPS zamontowany w służbowym samochodzie takie cele realizuje, natomiast badanie stanu trzeźwości pracownika (szczególnie w warunkach obowiązywania ustawy o wychowaniu w trzeźwości) już niekoniecznie.

Jakie obowiązki ma pracodawca, zgodnie z ustawą o wychowaniu w trzeźwości?

W chwili obecnej pracodawca ma obowiązek nie dopuścić pracownika do pracy, jeżeli zachodzi uzasadnione podejrzenie, iż stawił się on do pracy po spożyciu alkoholu albo spożywał alkohol w czasie pracy. Trudno w tym przypadku mówić o tu o pełniejszym wykorzystywaniu czasu pracy czy też powierzonych narzędzi pracy, co uzasadniało by stosowanie przepisów o monitoringu jako podstawie do przeprowadzenia badań alkomatem.

Ponadto stałe, powtarzające się badania trzeźwości wszystkich pracowników lub losowo wybranych też nie wpisują się ani w cele monitoringu, jak i ustawy o wychowaniu w trzeźwości. Można to wręcz potraktować jako próbę obejścia prawa, gdyż żadne rozwiązania prawne nie zezwalają pracodawcy na swobodne kontrolowanie trzeźwości pracowników alkomatem.

Co jeszcze powinno powstrzymywać pracodawcę przed poddawaniem wszystkich pracowników badaniu alkomatem?

Otóż zdaniem prawników rolą pracodawcy jest niedopuszczenie do pracy osoby będącej pod wpływem alkoholu. Jego działania prewencyjne powinny być skierowane tylko do tych pracowników, którzy swoim zachowaniem uzasadniają podejrzenie stawienia się w pracy po użyciu alkoholu lub spożywali alkohol w pracy. Jednocześnie przepisy ustawy o wychowaniu w trzeźwości precyzują, że badanie na obecność alkoholu powinien przeprowadzać „uprawniony organ”, którym jest policja, a nie pracodawca.

Ponadto, przepisy mówiące o niedopuszczeniu do pracy w takiej sytuacji, nie precyzują, jak to uczynić. To wszystko razem czyni zatem badanie trzeźwości alkomatem niedopuszczalną formą kontroli pracowników.

Jak na te prawne zastrzeżenia reagują urzędnicy?

Otóż zdaniem Macieja Kaweckiego, dyrektora departamentu zarządzania danymi w Ministerstwie Cyfryzacji, przepisy o ochronie danych osobowych znajdują zastosowanie do gromadzenia danych zawartych w wynikach testów alkoholowych, ale takich działań nie zakazują.

Podkreśla on, że aby uznać dane zawarte w wynikach testów alkoholowych za dane szczególnej kategorii, musielibyśmy przyjąć, że dotyczą one stanu zdrowia. Jednak fakt bycia pod wpływem alkoholu czy też nie, nie jest informacją o stanie zdrowia. Nawet zbiór takich danych w dłuższej perspektywie czasowej także nie spełnia kryterium danych o stanie zdrowia. Za to mogą spełnić kryterium danych o nałogach, ale te z kolei nie są danymi szczególnej kategorii. 

Dane o nałogach były danymi szczególnej kategorii we wcześniejszej ustawie o ochronie danych osobowych z 1997 roku, ale obecnie już jako takie nie występują. Zresztą, uznanie nałogów jako danych wrażliwych, było polskim pomysłem, wprowadzonym ponad 20 lat temu jako implementacja dyrektywy o ochronie danych osobowych. Zresztą, dyrektywa ta wcale nie uznawała nałogów za dane szczególnie chronione. Obecne przepisy dotyczące RODO są spójne w poprzednią dyrektywą i również nie uznają nałogów jako danych szczególnie wrażliwych. Ponadto, przepisy RODO obowiązują bezpośrednio i nie podlegają implementacji, tym samym nałogi z definicji danych wrażliwych w Polsce zniknęły.  

Tym samym, do gromadzenia zwykłych kategorii danych (do których zalicza się informacje objęte testami alkoholowymi) stosuje się przepisy kodeksu pracy. Zatem przeprowadzanie takich testów, o ile ma charakter ciągły i jest podyktowane zapewnieniem organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy bądź właściwym użytkowaniem udostępnionego pracownikowi sprzętu, jest jak najbardziej możliwe na podstawie kodeksu pracy. Przykładem może być tu choćby zawód kierowcy. Kontrola trzeźwości będzie w tym przypadku jedną z czynności monitorujących pracę pracownika, do której pracodawca jest uprawniony w oparciu o kodeks pracy.

Na które konkretnie przepisy kodeksu pracy powołuje się urzędnik Ministerstwa Cyfryzacji?

Brany jest pod uwagę art. 22 par. 4 kodeksu pracy. Przepis ten dopuszcza stosowanie innych form monitoringu niż monitoring wizyjny i poczty elektronicznej, jeśli ich zastosowanie jest konieczne do realizacji wspomnianych już celów (czyli do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy bądź właściwe użytkowanie udostępnionego pracownikowi sprzętu).

Jednocześnie jednak taki monitoring nie może naruszać dóbr osobistych pracownika. Ponadto, cele, zakres oraz sposób zastosowania tego dodatkowego monitoringu pracodawca powinien ustalić w układzie zbiorowym pracy lub regulaminie pracy. Możliwe jest też wprowadzenie takiego rozwiązania w obwieszczeniu, a następnie poinformowanie pracowników o jego wprowadzeniu w sposób przyjęty w danym zakładzie pracy, ale nie później niż na 2 tygodnie przed jego uruchomieniem. Dodatkowo, przed dopuszczeniem pracownika do pracy należy przekazać mu na piśmie powyższe informacje zawarte w wewnątrzzakładowych źródłach prawa pracy.

Czy w świetle przepisów już obowiązujących, jak i zmian w kodeksie pracy wchodzących w życie z dniem 4 maja 2019 roku, zgoda pracownika może być podstawą przetwarzania danych, gdy chodzi o kontrole trzeźwości?

Zdaniem Macieja Kaweckiego, dyrektora departamentu zarządzania danymi w Ministerstwie Cyfryzacji, nie jest to najlepsza metoda gromadzenia danych w tym zakresie. Bardzo trudno bowiem wykazać swobodę w wyrażeniu takiej zgody (która w tym przypadku jest niezbędna). Ponadto, zgodę można w każdej chwili wycofać i powstaje wtedy kwestia, co czynić ze zgromadzonymi już danymi. Jeśli wówczas pracodawca chciałby te dane zachować, powołując się na inną przesłankę, powstaje kolejne pytanie, dlaczego nie uczynił tego wcześniej w oparciu o tę inną przesłankę. Można wtedy teoretycznie zakładać, że wtórna podstawa gromadzenia danych (zebranych pierwotnie w oparciu o zgodę pracownika) to prawnie uzasadniony interes (zgodnie z art. 6 ust.1 lit. F ustawy o RODO). To jednak też jest ryzykowne, gdyż osobie, której dane gromadzimy, przysługuje prawo wniesienia sprzeciwu.

Czy na przeszkodzie do przeprowadzenia kontroli trzeźwości nie stoją inne regulacje, choćby ustawa o wychowaniu w trzeźwości?

Urzędnicy precyzują, że ich stanowisko oparte jest na przepisach o ochronie danych osobowych (ustawa o RODO) oraz kodeksie pracy. Ich zdaniem ani jedno, ani drugie nie wyklucza możliwości przeprowadzania takich kontroli, a tym samym gromadzenia takich danych.

Jeśli natomiast uznamy art. 17 ustawy o wychowaniu w trzeźwości za przepis szczególny do regulacji kodeksu pracy dotyczących monitoringu, to rzeczywiście sprawa się komplikuje. Może to utrudnić gromadzenie danych z wykorzystaniem alkotestów, gdyż samo badanie powinien przeprowadzić uprawniony organ powołany do ochrony porządku publicznego. Zatem, jest to jedyny przepis, który może poddawać w wątpliwość gromadzenie takich danych.

Czy zatem pracodawca może wystąpić z inicjatywą przeprowadzania badania trzeźwości?

Jeśli w regulaminie danego zakładu pracy uznano, że czynności kontroli trzeźwości pracowników przeprowadzane są stale i stanowią formę monitorowania pracy pracowników, nie ma formalnych przeszkód, by pracodawca (na podstawie przepisów kodeksu pracy) sam wystąpił z inicjatywą przeprowadzenia takich testów. Obecnie obowiązujące przepisy w tym zakresie są do tego wystarczające.

Istotne jest właściwe rozumienie pojęcia „monitoringu” w kodeksie pracy. Szczególnego znaczenia nabiera tu ciągły charakter działań. Za monitorowanie nie mogą być bowiem uznane działania epizodyczne, sporadyczne i niepewne.

Autor - Szukampracy.pl - Portal Praca