Formalności związane z przyjęciem do pracy - akta osobowe

Po Tym jak już napisaliśmy dobre CV, pomyślnie przeszliśmy rozmowę kwalifikacyjną i zostaliśmy zaproszeni do współpracy z wymarzonym pracodawcą, kolejnym krokiem jest ogrom formalności, wypełnianie dokumentów,  których będzie od nas wymagał, nasz nowy pracodawca, udokumentowanie informacji, które zawarliśmy w naszym CV. Po co? Będziemy mieli własną teczkę, tzw Akta Osobowe. Będą tam wszystkie udokumentowane informacje na temat przebiegu zatrudnienia u tegoż, pracodawcy.

Dlaczego? Na pracodawcę ustawodawca nałożył, obowiązek prowadzenia dokumentacji pracowniczej, każdego pracownika z osobna. Obowiązek ten jest szczególnie istotny ze względu  m.in. na jego dowodowe znaczenie w przypadku sporów o roszczenia ze stosunku pracy.

Rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28.V.1996 (Dz.U. 62/96 poz. 286)
1)    Zgodnie z §6 ust 1 pracodawca zakłada i prowadzi akta osobowe oddzielnie dla każdego pracownika( podział podmiotowy)
2)    dokumenty w aktach grupuje się w trzech wyodrębnionych częściach oznakowanych literami A B C
3)    dokumenty osobowe powinny być ułożone w porządku chronologicznym i ponumerowane
4)    pracodawca przechowuje w aktach osobowych pracownika odpisy lub kopie dokumentów po zatwierdzeniu ich z oryginałami

Akta osobowe część ''A'' dokumenty zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie:

• list motywacyjny i cv ( aplikacje)
• kwestionariusz osobowy z niezbędną liczbą fotografii
• świadectwo pracy z poprzedniego miejsca zatrudnienia
• dokumenty potwierdzające kwalifikacje niezbędne do wykonywania oferowanej pracy (świadectwa, dyplomy)
• świadectwa ukończenia szkół
• orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku
• inne dokumenty- jeżeli obowiązek ich przedłożenia wynika z odrębnych przepisów.

Akta osobowe część ''B'' dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy, oraz przebiegu zatrudnienia:

• umowa o pracę plus zakres czynności, jeżeli pracodawca dodatkowo w tej formie określił zadania pracownika wynikające z umowy o pracę
• pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z przepisami i informacjami określonymi w §4 rozporzadzenia (Jeżeli zachodzi taka potrzeba, pracodawca w związku z zatrudnieniem pracownika wystawia legitymację służbową, przepustkę albo inny dokument upoważniający pracownika do przebywania na terenie zakładu pracy lub załatwiania spraw służbowych poza zakładem ) oraz zaświadczenia o ukończeniu wymaganego szkolenia w zakresie BHP
• dokumenty dotyczące powierzenia pracownikowi mienia z obowiązkiem zwrotu albo do wyliczenia się
• dokumenty związane z podpisaniem przez pracownika kwalifikacji zawodowych
• oświadczenie dotyczące wypowiedzenia pracownikowi warunków umowy o pracę lub zmiany tych warunków w innym trybie
• dokumenty związane z przyznaniem pracownikowi nagrody lub wyróżnienia, a także z kary porządkowej
• pisma dotyczące udzielenia pracownikowi urlopu wychowawczego, oraz urlopu bezpłatnego
• umowa o zakazie konkurencji jeżeli strony zawarły taka umowę  w okresie pozostawania w stosunku pracy
• korespondencja z reprezentującą pracownika zakładowa organizacja związkowa

Akta osobowe część ''C'' dokumenty związane z ustaniem zatrudnienia:

• oświadczenie o wypowiedzeniu lub rozwiązaniu umowy o pracę
• kopia wydanego pracownikowi świadectwa pracy
• potwierdzenia dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za prace w związku z postępowaniem egzekucyjnym( komornik)
• umowa o zakazie konkurencji po rozwiązaniu stosunku pracy jeżeli strony zawarły taką umowę
• orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonym badaniem okresowym po rozwiązaniu stosunku pracy.

Tak właśnie będzie wyglądać Twoja nowa teczka, tak ona wygląda u każdego pracodawcy u którego pracowałeś. Uzbrój się w cierpliwość i nie złość się na kolejne prośby Twojej kadrowej, szanuj ją za to, ze wytrwale i z zaangażowaniem dąży do tego, żeby w Twojej teczce nie brakowało niczego, co może okazać się w przyszłości dla Ciebie i Twojego pracodawcy ważnym dokumentem.