Zasady udostępniania samochodów służbowych: czego musisz wymagać od pracowników?

Samochód służbowy jest jednym z najbardziej pożądanych pozapłacowych składników wynagrodzenia. Firmy chętnie udostępniają auta pracownikom, nie tylko przedstawicielom handlowym, bo wiedzą, że w ten sposób mogą zwiększyć atrakcyjność miejsca pracy oraz jeszcze mocniej zacieśnić relacje z kadrami. Niezależnie od tego przedsiębiorca ma prawo, a wręcz obowiązek wymagać, aby pracownicy korzystający z samochodów służbowych przestrzegali kilku podstawowych zasad. Te najważniejsze omawiamy w naszym poradniku.

Prowadzenie ewidencji przebiegu

Choć nie we wszystkich firmach stosuje się takie rozwiązanie, to bez wątpienia jest ono skutecznym sposobem na to, aby zminimalizować ryzyko – nie bójmy się tego słowa – kradzieży firmowego paliwa. Jeśli pracownik będzie prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu, to zyskamy możliwość weryfikowania sposobu korzystania z pojazdu służbowego. Na przykład: wiedząc, że pracownik miał pojechać do miejscowości oddalonej o 50 kilometrów oczekujemy, że ewidencja obejmie dystans około 100 kilometrów. Jeśli jednak pracownik zadeklarował pokonanie 200 kilometrów, to coś tutaj ewidentnie nie gra.

Rada

Zamiast papierowej ewidencji przebiegu można wprowadzić w firmie system monitorowania pojazdów za pomocą GPS. Pamiętajmy natomiast, że pracownicy korzystający z samochodów służbowych muszą o tym wiedzieć.

Użytkowanie do celów prywatnych tylko za zgodą przełożonego

Nie ma żadnego powodu, dla którego pracodawca nie miałby udostępnić pracownikowi auta służbowego np. na wakacyjny wyjazd z rodziną czy na czas przeprowadzki. Obowiązkiem pracownika jest jednak wcześniejsze uzyskanie zgody. Korzystanie z samochodu firmowego do celów prywatnych po kryjomu jest formą okradania pracodawcy.

Należy zatem uczulić pracowników na to, że podobne zachowania nie będą tolerowane, a konsekwencją będzie odebranie samochodu służbowego z obowiązkiem pokrycia kosztów bezprawnie zużytego paliwa.

Dbanie o powierzony samochód

Popularne powiedzenie głosi, że nie ma trwalszych samochodów niż te służbowe. Wjadą w każdą dziurę, pokonają dowolny krawężnik, przewiozą dużo więcej towaru, niż wynika to ze specyfikacji technicznej. Nie ma natomiast żadnego uzasadnienia, dla którego pracodawca miałby akceptować niszczenie jego własności.

Każdy pracownik, któremu powierzamy samochód służbowy, musi być świadom, że jego obowiązkiem jest dbanie o dobry stan pojazdu, regularne mycie karoserii i sprzątanie wnętrza (wygląd auta wpływa przecież na wizerunek marki przedsiębiorstwa) oraz natychmiastowe zgłaszanie usterek. Należy również regularnie kontrolować, czy pracownik się z tego wywiązuje.