Taki problem chciałaby mieć większość przedsiębiorców. Nawał zleceń z jednej strony cieszy, z drugiej jednak podnosi ryzyko, że firma zwyczajnie się ze wszystkim nie wyrobi. To oznacza kary, utratę reputacji, a w najgorszym przypadku nawet zerwanie umowy. Jak poradzić sobie w sytuacji, gdy nie wyrabiasz się z terminami? Poznaj 5 najlepszych sposobów.
- Zrób kalendarz projektów – nigdy nie jest tak, że wszystkie zlecenia musisz zrobić „na już”. Dlatego zacznij od sporządzenia kalendarza, w którym zaznaczysz ostateczne terminy realizacji. Pomoże Ci to uporządkować procesy i ogarnąć pozorny chaos. Do wykonania najpilniejszych zadań oddeleguj największą liczbę pracowników.
- Daj znać klientowi – czasami jest tak, że nawet mimo maksymalnego zwiększenia wydajności pracy nie uda się na czas zrealizować projektu. Wówczas nie chowaj głowy w piasek. Uczciwie poinformuj klienta, że będzie musiał poczekać nieco dłużej. Nie wymyślaj dziwnych argumentów – postępuj rzetelnie i po prostu powiedz, że nawarstwiły się zlecenia. Klient albo to zrozumie, albo zaproponuje rekompensatę – sam także możesz wyjść z taką propozycją. Najgorsze, co możesz zrobić, to niepoinformowanie klienta o problemach i przekroczenie terminu bez słowa wyjaśnienia.
- Negocjuj – jeśli zawarłeś umowę, z której nie jesteś w stanie się wywiązać, poproś klienta o renegocjowanie warunków. Chodzi oczywiście o termin. Może się okazać, że kontrahent nie będzie mieć problemu z tym, aby poczekać na projekt nieco dłużej, bo zależy mu na jakości, a nie pośpiechu. Negocjacje mogą jednak wymagać od Ciebie pewnej elastyczności i np. obniżenia ceny w zamian za niedotrzymanie terminu.
- Zatrudnij nowych pracowników – to ryzykowne rozwiązanie, bo nie masz przecież gwarancji, że hossa będzie trwać w nieskończoność. Dlatego jeśli nie chcesz wiązać się z kimś umową o pracę, poszukaj podwykonawców. Taka współpraca z innymi firmami może być dla Ciebie bardzo korzystna, również ze względów podatkowych. Innym rozwiązaniem będzie zatrudnienie tzw. freelancerów, czyli osób pracujących na podstawie umowy o dzieło, które wykonują projekty na zlecenie firm.
- Nie przyjmuj nowych zleceń – czasami trudno jest się oprzeć pokusie, ale w trosce o renomę firmy lepiej jest zrezygnować z przyjęcia zlecenia, którego nie będziesz w stanie zrealizować na czas. Najważniejsi się ci klienci, z którymi masz już podpisane umowy. Nie możesz ich zawieść. Dlatego uczciwie poinformuj kolejnych zleceniodawców, że masz już zajęte wszystkie terminy i nie możesz przyjąć pracy w danym okresie.
Najważniejsze jest jednak to, aby nie dopuścić do nawarstwienia się wielu zleceń w jednym czasie. Nie przyjmuj pracy bezrefleksyjnie, myśląc wyłącznie o pieniądzach. Realnie oceń możliwości przerobowe firmy. Pamiętaj, że pracownicy mają prawo do odpoczynku i nie możesz zmuszać ich do pracy ponad siły. To samo dotyczy też Ciebie.
