Faktura pro forma: kiedy warto ją wystawić?

Faktura pro forma to specyficzny rodzaj dokumentu transakcyjnego, który – o dziwo – nie ma żadnego uregulowania prawnego. Nie funkcjonuje ona w polskim systemie fiskalnym, a pomimo to przedsiębiorcy chętnie z niej korzystają. Bywają sytuacje, gdy wystawienie faktury pro forma jest jak najbardziej uzasadnione, a wręcz korzystne – zwłaszcza dla wykonawcy usługi czy dostawcy towaru.

Faktura pro forma nie jest dowodem księgowym

To bardzo ważna informacja i kluczowa cecha odróżniająca fakturę pro forma od zwykłej faktury VAT czy paragonu fiskalnego. Wystawca faktury pro forma nie może jej zaksięgować czy ująć w rejestrze sprzedaży. Może natomiast domagać się na jej podstawie zapłaty za usługę czy towar.

Co oczywiste, wystawca faktury pro forma nie jest w żaden sposób zobligowany do opłacenia podatku od uzyskanego przychodu, w tym podatku VAT. Z kolei odbiorca nie musi regulować kwoty widniejącej na fakturze, przynajmniej nie w świetle przepisów polskiego prawa.

Warto w tym miejscu postawić zasadnicze pytanie: po co w takim razie wystawia się fakturę pro forma, skoro de facto nie ma ona żadnego umocowania prawnego? Wbrew pozorom takie działanie ma głębszy sens.

Faktura, która tak naprawdę jest ofertą

Z praktycznego punktu widzenia fakturę pro forma należy traktować w kategoriach zaproszenia do skorzystania z oferty. Jej wystawca, najczęściej wykonawca usługi lub sprzedawca produktu, gwarantuje kontrahentowi realizację zlecenia, ale chce zabezpieczyć koszt jej wykonania.

Fakturę pro forma wystawia się więc w celu pobrania zapłaty z góry – w całości lub w części. Jest to zatem dość wygodne narzędzie służące chociażby do formalnego zaliczkowania usługi/produktu. Gdy odbiorca faktury opłaci widniejącą na niej kwotę, strony oficjalnie rozpoczynają współpracę.

Sposób na nieuczciwych kontrahentów

Z faktur pro forma zdecydowanie najczęściej korzystają przedsiębiorcy, którzy mają niemiłe doświadczenia biznesowe. Wyobraźmy sobie, że właściciel firmy przyjmuje zlecenie, realizuje usługę i wystawia fakturę VAT na ustaloną wcześniej kwotę. Kontrahent nie zamierza jej jednak opłacać. Przedsiębiorca ma więc duży problem. Z jednej strony nie otrzymał zapłaty, a z drugiej musi rozliczyć się z fiskusem z podatku dochodowego i podatku VAT od wystawionego, zaksięgowanego dokumentu.

Gdyby przedsiębiorca wystawił fakturę pro forma przed wykonaniem usługi, nie poniósłby takiego ryzyka. Brak zapłaty oznaczałby, że kontrahent zrezygnował ze współpracy. Problem niejako sam się rozwiązuje.

Pamiętaj!

Po otrzymaniu zapłaty z tytułu faktury pro forma, przedsiębiorca ma obowiązek wystawienia kontrahentowi docelowej faktury VAT.

Na koniec wyjaśnijmy, że faktura pro forma ma identyczną konstrukcję, jak zwykła faktura VAT. Także widnieje na niej kwota do zapłaty netto oraz wartość podatku VAT. Jedyna różnica polega na tym, że w tytule dokumentu znajduje się dopisek „PRO FORMA”.