Elastyczne biuro, czyli sposób na oszczędności w firmie. Na czym to polega?

W Polsce rośnie zainteresowanie tak zwanymi elastycznymi powierzchniami biurowymi, nazywanymi też biurami serwisowanymi. Jest to odpowiedź na zmieniające się potrzeby przedsiębiorców, a w przypadku niektórych firm także świetny sposób na oszczędności. Czym właściwie są elastyczne biura? Dlaczego warto się nimi zainteresować? Na te pytania odpowiadamy w naszym poradniku.

Elastyczne biuro: co należy przez to rozumieć?

Elastyczne przestrzenie biurowe, jaka sama nazwa wskazuje, dają najemcy szerokie pole do popisu w zakresie dopasowania ich do własnych potrzeb – i to nie tylko obecnych, ale także przyszłych. Pokażmy to na dwóch przykładach.

Przykład 1:

Jan Kowalski ma firmę, która zatrudnia 5 osób, ale w planach jest zwiększenie zatrudnienia o 100%. Kowalski wynajmuje biuro serwisowane o powierzchni 60 metrów kwadratowych. W ciągu pół roku jego zapotrzebowanie na powierzchnię zwiększa się o 50%. Operator biura szybko zwiększa więc dostępną przestrzeń bez konieczności przenoszenia najemcy do innego pomieszczenia.

Przykład 2:

Anna Nowak zatrudnia 4 osoby i wynajmuje 50 metrów kwadratowych powierzchni biurowej. Po roku działalności dochodzi do wniosku, że korzystniej dla niej i pracowników byłoby przejść na home office. Nowak zostawia więc sobie 15 metrów kwadratowych na własne biuro, a z reszty rezygnuje.

W obu przypadkach takie dynamiczne zmiany są możliwe m.in. dzięki modułowym ścianom (przesuwanym na szynach lub przenoszonym – lekkie konstrukcje) oraz pełnemu dostępowi do niezbędnych instalacji, w tym punktów szybkiego Internetu.

Jak elastyczne biuro wpływa na oszczędności?

To bardzo proste: ponieważ przedsiębiorca zyskuje dużą swobodę w zakresie ustalania potrzebnej mu powierzchni biurowej, może zachować pełną kontrolę nad kosztami i przewidywać je w dłuższym okresie. W momencie, gdy jego potrzeby się zmniejszają ma możliwość ograniczenia wynajmowanej powierzchni i płacenia niższego czynszu. Nie musi przy tym szukać nowego biura i ponosić kosztów przeprowadzki.

Elastyczne biura, czyli biura serwisowane, są póki co oferowane tylko w największych polskich miastach, jednak zmieniający się model wynajmu powierzchni biurowej (spowodowany głównie pandemią) z pewnością spowoduje wzrost podaży takich lokali.