Podstawą bezstresowego prowadzenia biznesu jest porządek w firmowych finansach. Chodzi nie tylko o bieżące kontrolowanie płatności, ale także zapewnienie sobie ochrony w razie kontroli skarbowej. Dlatego każdy przedsiębiorca powinien wprowadzić model, który pozwoli mu zapanować nad firmowymi finansami. Jak to zrobić? Oto 5 prostych rad.
- Nie łącz konta osobistego z firmowym – w Polsce nie ma obowiązku posiadania osobnego rachunku bankowego tylko dla potrzeb firmy (dotyczy jednoosobowych działalności gospodarczych). Mimo to naprawdę warto zdecydować się na oddzielenie finansów prywatnych od tych firmowych. Oferta kont dla przedsiębiorców jest bogata, takie rachunki zwykle oferują także bardzo korzystne warunki prowadzenia i wiele innych przywilejów. Mając osobne konto firmowe można łatwo kontrolować płatności – to bardzo ważne w kontekście ewentualnej kontroli skarbowej.
- Zatrudnij księgową – samodzielne prowadzenie księgowości jest bardzo uciążliwe, a im dalej w las, tym więcej drzew. Dlatego nie ma co oszczędzać na biurze rachunkowym. Warto wydać tych kilkaset złotych miesięcznie, aby w zamian uzyskać porządek w dokumentacji i dostęp do fachowej wiedzy specjalisty od podatków. Jeśli nie masz takiego budżetu, na początek zdecyduj się na księgowość internetową.
- Załóż konto oszczędnościowe przy rachunku głównym – na to konto przelewaj sobie co miesiąc określoną kwotę, którą będziesz traktować jako pensję. Dzięki temu zyskasz poczucie, że wiesz, ile tak naprawdę zarabiasz „na siebie”. W potoku kosztów, wpływów i podatków łatwo jest zagubić się w dochodach lub przeszarżować z inwestycjami.
- Podatki są najważniejsze – jeśli rozliczasz się z fiskusem kwartalnie, to na koniec każdego miesiąca zrób przybliżoną symulację wysokości podatku, jaki powinieneś zapłacić fiskusowi. Tę kwotę także przelej na konto oszczędnościowe. Dzięki temu na koniec kwartału nie zaskoczy Cię wysoki wydatek. Będziesz mieć też pewność, że nie spóźnisz się z opłaceniem podatku, co w prowadzeniu działalności ma kluczowe znaczenie. Niestety, zawsze najpierw zarabiasz na państwo, później na potrzeby firmy, a na końcu – na swoje.
- Nie wystawiaj faktur ze zbyt długim terminem płatności – im dłuższy termin, tym trudniej jest kontrolować rzetelność kontrahenta. Jeśli wystawisz fakturę na np. 60 dni, to już po miesiącu możesz zapomnieć, że w ogóle ją wystawiłeś. Gdy przyjdzie do zrobienia bilansu okaże się, że płatność nie wpłynęła. To zawsze prowadzi do kłopotliwych sytuacji, windykacji itd. Statystycznie najrzetelniej opłacane są faktury z krótkimi terminami płatności – optymalny termin to 7-14 dni.
Zaprowadzenie porządku w firmowych finansach to dopiero połowa sukcesu. Drugą będzie utrzymanie tej dyscypliny. Warto jednak się postarać, bo prowadząc działalność łatwo jest doprowadzić do księgowego chaosu, z którego wyjście będzie albo bardzo trudne, albo bardzo kosztowne.
