Zmiana firmowego rachunku bankowego – jak to zrobić krok po kroku?

Trudno sobie wyobrazić, aby jakakolwiek firma mogła dziś funkcjonować bez rachunku bankowego. Choć przepisy nie nakładają na przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą obowiązku posiadania konta firmowego (transakcje można obsługiwać rachunkiem prywatnym), to jednak zdecydowana większość właścicieli woli oddzielić finanse osobiste od biznesowych. W pewnym momencie może się jednak pojawić pomysł zmiany firmowego rachunku bankowego. Nie jest to wcale szczególnie skomplikowane. Całą procedurę, krok po kroku, opisujemy w naszym poradniku.

Kiedy i dlaczego warto zmienić firmowy rachunek bankowy?

Najbardziej oczywistą motywacją do zmiany konta firmowego jest wprowadzenie przez bank opłat, których przedsiębiorca nie akceptuje. Najczęściej dochodzi do tego w momencie, gdy bank zmienia ofertę lub zostaje przejęty przez inną instytucję. Może się wówczas okazać, że rachunek, który do tej pory był prowadzony bezpłatnie, nagle zaczyna generować opłaty na poziomie kilkunastu czy kilkudziesięciu złotych miesięcznie.

Nie są to duże kwoty, ale z perspektywy drobnego przedsiębiorcy, który z trudem osiąga dochód, mogą stanowić istotne obciążenie budżetu. Z tego powodu dobrze jest poświęcić kilka chwil na sprawdzenie, czy inny bank nie zaoferuje lepszej (czytaj: tańszej) oferty.

Nierzadko zdarza się również, że doświadczony już przedsiębiorca na pewnym etapie rozwoju biznesu ma skonkretyzowane oczekiwania względem rachunku, których obecny bank nie spełnia. Może się np. okazać, że firma pozyskała wielu kontrahentów z zagranicy i potrzebuje rachunku prowadzonego w kilku walutach.

Z firmowym rachunkiem bankowym jest więc trochę tak, jak z samochodem. Gdy kupujemy pierwsze auto w życiu, jesteśmy zachwyceni osiągami i czerpiemy ogromną frajdę z jazdy. Z czasem jednak przestaje to wystarczać i pojawia się potrzeba przesiadki do lepszego, szybszego, większego czy nowocześniejszego pojazdu.

Uważnie przeanalizuj oferty innych banków

Praktycznie każdy bank detaliczny ma w ofercie rachunek dedykowany przedsiębiorcom. Wybór jest zatem ogromny, co paradoksalnie może utrudniać sprawę. Wiadomo przecież, że właściciele firm, zwłaszcza jednoosobowych, mają bardzo mało czasu i nie zawsze mogą poświęcić kilka godzin na analizę ofert bankowych.

Mimo wszystko zachęcamy, aby podejść do sprawy odpowiedzialnie i nie podejmować decyzji o przeniesieniu rachunku firmowego z banku A do banku B pod wpływem emocji. Należy skupić się na kilku kluczowych aspektach i odpowiedzieć sobie na kilka pytań:

• Co przeszkadza mi w obecnym banku?
• Które banki mogą mi zapewnić lepsze warunki w zakresie świadczenia interesujących mnie usług?
• Jaki poziom opłat za prowadzenie rachunku jestem w stanie zaakceptować?
• Czy atrakcyjna oferta konkretnego banku nie jest ograniczona czasowo, co oznacza, że po zakończeniu promocji zostaną wprowadzone wysokie opłaty?

Szczególnie ważna jest ta ostatnia kwestia. Przedsiębiorcy często dają się złowić na fajne promocje, nie do końca zdając sobie sprawę z tego, że żaden bank nie jest instytucją charytatywną. Banki z kolei bezwzględnie to wykorzystują.

Oferta w stylu „200 zł bonusu za założenie rachunku firmowego” czy „50 złotych zwrotu za przelewy do ZUS” brzmi świetnie, jednak zawsze ma drugie dno. Pamiętajmy, że dla banku największy problem stanowi pozyskanie klienta. Jego utrzymanie jest znacznie łatwiejsze, ponieważ większości z nas nie chce się regularnie analizować oferty rynkowej, a tym bardziej zaprzątać sobie głowy przeniesieniem rachunku.

Dlatego przy wyborze nowego konta bankowego dla Twojej firmy nie kieruj się tylko aktualną promocją. Dokładnie sprawdź, czy dany produkt jest dobrze dopasowany do potrzeb Twojego biznesu. Może się przecież okazać, że w zamian za drobną opłatę (np. 5 zł) otrzymasz dostęp do konta, które znacznie ułatwia Ci prowadzenie firmy i zarządzanie jej finansami, czego nie zagwarantuje darmowy rachunek.

Jak zmienić firmowe konto bankowe?

Gdy już znajdziesz dla siebie idealny rachunek firmowy, zacznij od założenia nowego konta. W większości banków można to dziś zrobić online w ciągu kilku minut. Jeśli masz podpis elektroniczny, to obejdzie się nawet bez fizycznego podpisywania dokumentów. W przeciwnym razie odwiedzi Cię kurier z umową – zwykle następuje to po 2-3 dniach roboczych od złożenia wniosku przez Internet.

Po otrzymaniu podpisanej umowy bank przekaże Ci dane dostępowe do systemu bankowości elektronicznej oraz przyśle kartę płatniczą.

Warto wiedzieć

Do założenia firmowego rachunku bankowego przez Internet potrzebujesz tylko dowodu osobistego i numerów NIP oraz REGON firmy. Ewentualne dodatkowe informacje bank uzyska z bazy CEIDG.

Co ze starym kontem?

Jeśli nie zamierzasz dłużej korzystać z dotychczasowego rachunku bankowego, to najlepiej będzie go po prostu zamknąć. W ten sposób unikniesz dalszego naliczania opłat np. za prowadzenie konta. Pamiętaj jednak, aby przed złożeniem wniosku o zamknięcie rachunku, poinformować wszystkich stałych kontrahentów o zmianie numeru konta. Zmień również dane rachunku na wzorze faktury.

Wniosek o zamknięcie konta możesz złożyć osobiście, w najbliższej placówce banku, wysłać go pocztą lub – taką opcję udostępnia coraz więcej banków – załatwić całą procedurę online/telefonicznie. Z reguły okres wypowiedzenia wynosi 30 dni, co oznacza, że rachunek zostanie zamknięty po miesiącu od wydania dyspozycji.

Uwaga!

Upewnij się, że nie masz żadnych zobowiązań wobec banku. Dla bezpieczeństwa warto zostawić na starym rachunku trochę pieniędzy, by bank mógł pobrać np. ostatnią opłatę za prowadzenie czy kartę debetową. Jakakolwiek nierozliczona opłata będzie przeszkodą na drodze do zamknięcia rachunku.

Nie spiesz się z zamknięciem starego konta, jeśli spodziewasz się jeszcze jakiejś płatności od kontrahenta, który otrzymał fakturę z numerem dotychczasowego rachunku.

Kogo trzeba poinformować o zmianie firmowego konta bankowego?

Poza przekazaniem takiej informacji stałym kontrahentom, musisz jeszcze powiadomić swój Urząd Skarbowy oraz Zakład Ubezpieczeń Społecznych. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, to zaktualizuj dane w swoim wpisie w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Pamiętaj!

Na poinformowanie skarbówki o zmianie numeru konta (w tym poprzez formularz CEIDG) masz tylko 7 dni.

Jeśli natomiast chodzi o Zakład Ubezpieczeń Społecznych, to tutaj informację o zmianie numeru konta bankowego przekazujemy za pomocą druku ZUS ZBA. Jeśli masz profil zaufany na platformie ePUAP, możesz to zrobić online. W przeciwnym razie musisz się pofatygować do jednostki ZUS. Na złożenie druku masz 14 dni.

Ze zmianą firmowego rachunku bankowego jest więc trochę zachodu, ale jeśli widzisz, że obecny bank pobiera nieadekwatnie wysokie opłaty lub po prostu obecne konto nie spełnia Twoich oczekiwań, nie ma sensu z tym zwlekać.