Wystawienie faktury po terminie: czy grożą za to jakieś konsekwencje?

Mateusz Nowak
24.07.2020

Podstawowym dokumentem sprzedaży w relacjach B2B (business-to-business) jest oczywiście faktura VAT. Każdy przedsiębiorca wykonujący usługę lub dostarczający towar na rzecz innej firmy ma obowiązek wystawienia prawidłowo opisanej faktury. Nie wszyscy natomiast wiedzą, że czas, w jakim trzeba sporządzić fakturę, nie jest wcale kwestią uznaniową. Brak tej wiedzy często skutkuje sytuacjami, w których przedsiębiorcy wystawiają fakturę po terminie wynikającym z przepisów. Czy coś grozi za takie niedopatrzenie? Jakie mogą być tego konsekwencje? Wyjaśniamy to w naszym poradniku.

W jakim terminie należy wystawić fakturę?

Przepisy podatkowe dość dokładnie precyzują tę kwestię. Znajdziemy w nich jasną informację, że przedsiębiorca powinien wystawić fakturę VAT najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu zakończenia wykonywania usługi lub dostarczenia towaru.

Przykład:

Jan Kowalski wykonał stronę internetową dla firmy X. Projekt został zakończony i zaakceptowany 20 kwietnia. Kowalski musi wystawić fakturę za swoją pracę do 15 maja.

Inaczej wygląda to w przypadku, gdy przedsiębiorca przed zakończeniem wykonywania usługi lub przed dostarczeniem towaru pobierze część lub całość zapłaty. W takiej sytuacji musi udokumentować sprzedaż najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu otrzymania pieniędzy.

Przykład:

Tomasz Nowak przyjął zlecenie zaprojektowania logo dla firmy Y. Zapłatę pobrał z góry 18 listopada. Nowak musi wystawić fakturę (docelową, nie pro formę) najpóźniej do 15 grudnia.

Od powyższych zasad obowiązuje kilka wyjątków:

  • W przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych fakturę wystawia się do 30 dni od wykonania usługi.
  • W przypadku dostawy książek drukowanych (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet, czasopism i magazynów, fakturę wystawia się do 120 dni od pierwszego wydania towarów.
  • W przypadku wykonywania usługi druku książek (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet, czasopism i magazynów, fakturę wystawia się nie później niż po 90 dniach od wydania towarów.

Co, jeśli się spóźnisz?

Dobra informacja jest taka, że przedsiębiorcy, który wystawi fakturę po terminie, zasadniczo nie grożą żadne poważne konsekwencje. Pod warunkiem jednak, że nie będzie się to wiązać z niepoprawnym rozliczeniem się z fiskusem. Czyli: jeśli dokument zostanie wystawiony z opóźnieniem, ale przedsiębiorca prawidłowo naliczy kwotę zaliczki podatku dochodowego oraz należny podatek VAT, to nie ma się czym przejmować. Należy po prostu wystawić dokument i zaksięgować go w działalności. Nabywca będzie mógł rozliczyć fakturę w swojej firmie w miesiącu jej otrzymania lub w następnym miesiącu. Nie ma tutaj znaczenia, że została ona wystawiona po terminie.

Należy przy tym zaznaczyć, że zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami, obowiązek podatkowy nie powstaje z chwilą wystawienia faktury, ale dopiero w momencie wykonania usługi lub dostarczenia towarów. Formalnie nie ma zatem znaczenia, kiedy przedsiębiorca wystawi dokument sprzedaży swojemu kontrahentowi – liczy się data zakończenia jakiejś czynności podlegającej opodatkowaniu.

Przykład

Andrzej Malinowski wykonał billboard reklamowy na rzecz firmy Z. Usługa została zrealizowana 10 lipca. Malinowski zapomniał jednak wystawić fakturę i zrobił to dopiero na początku września, kiedy upomniał się o to klient. Zgodnie z przepisami Malinowski miał obowiązek rozliczyć się z podatku od sprzedaży (dochodowego i VAT) w miesiącu następującym po miesiącu wykonania usługi lub w następnym kwartale, jeśli wybrał taką formę rozliczenia.

Znów jednak istnieje kilka wyjątków od tej zasady. W przypadku niektórych usług biznesowych obowiązek podatkowy następuje dopiero w momencie wystawienia faktury, dlatego przedsiębiorcy znajdujący się na poniższej liście muszą bardzo pilnować terminowego dokumentowania sprzedaży:

  • Dostawcy energii elektrycznej, cieplnej, chłodniczej oraz gazu przewodowego;
  • Dostawcy usług telekomunikacyjnych i radiokomunikacyjnych;
  • Firmy świadczące najem, dzierżawę, leasing lub usługi o podobnym charakterze;
  • Firmy ochroniarskie, oferuję usługę przechowywania mienia, świadczące stałą obsługę prawną i biurową;
  • Firmy świadczące usługi budowlane lub budowlano montażowe;
  • Dostawcy książek drukowanych (z wyłączeniem map i ulotek) oraz gazet, czasopism i magazynów, a także firmy świadczące druk tych materiałów;

Na koniec zaznaczmy jeszcze, że choć drobne opóźnienie w wystawieniu faktury nie jest jakimś wielkim problemem (o ile sprzedaż została wykazana w deklaracji podatkowej), to już nagminne, celowe uchylanie się od tego może grozić odpowiedzialnością karnoskarbową i nałożeniem na przedsiębiorcę grzywny w wysokości do 180 stawek dziennych.

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.