Wybieramy biuro na prowadzenie działalności gospodarczej. Na co zwrócić uwagę? Poradnik krok po kroku

Właśnie założyłeś firmę, póki co pracujesz w domu, ale z każdym dniem przekonujesz się, że to nie jest najlepsze rozwiązanie? Sprawa jest prosta: potrzebujesz biura. Jego wybór to jednak znacznie bardziej skomplikowana kwestia, niż mogłoby się wydawać. Musisz wziąć pod uwagę mnóstwo czynników, a przede wszystkim dopasować lokal do swoich możliwości finansowych. Nasz poradnik ułatwi Ci mądre podjęcie decyzji. Dzięki niemu unikniesz też typowych błędów popełnianych przez początkujących przedsiębiorców szukających biura na prowadzenie działalności gospodarczej.

Dlaczego nie w domu?

Jeśli nie zatrudniasz pracowników i prowadzisz działalność niewymagającą przyjmowania klientów, to oczywiście możesz rozważyć pracę w domu. To nie jest takie złe rozwiązanie, ale musisz sobie zdawać sprawę z jego istotnych minusów. Wymieniamy te najważniejsze:

• Trudności z koncentracją
• Stopniowe zacieranie się granicy między życiem prywatnym a zawodowym
• Ograniczony kontakt z innymi ludźmi negatywnie wpływa na psychikę
• Problemy z wyznaczeniem sobie w miarę stałych godzin pracy
• Zerowy prestiż, co ma negatywny wpływ na kwestie wizerunkowe
• Niski poziom motywacji do pracy
• Rozpraszanie się prozaicznymi rzeczami, jak konieczność wyniesienia śmieci czy wstawienia zmywarki

Teraz możesz tego nie rozumieć, ale przekonasz się, że za jakiś czas i u Ciebie wystąpią wymienione problemy. Dlatego lepiej od razu zacznij szukać biura, zwłaszcza, jeśli planujesz szybki rozwój swojej działalności.

Pierwsze pytanie: jaki rodzaj biura jest Ci potrzebny?

Na rynku są różne kategorie lokali o charakterze biurowym. Do wyboru masz gabinety, powierzchnie magazynowe, pokoje w biurowcach, open-space, a także biura coworkingowe. Szczególnie interesujące mogą być dla Ciebie te ostatnie.

Coworking to wspólna przestrzeń biurowa, z której jednocześnie korzysta wiele firm – zwykle jednoosobowych. W Polsce często mówimy tutaj o tzw. „biurku do wynajęcia”. Coworking jest ciekawym wyborem dla przedsiębiorcy, który nie zatrudnia pracowników i nie przewiduje, że w najbliższym czasie to nastąpi.

Plusem tego rozwiązania są bardzo niskie koszty – w dużych miastach można wynająć biuro coworkingowe za 200-300 złotych netto miesięcznie, oczywiście w zależności od klasy budynku i lokalizacji. Minus? Nie każdy potrafi pracować w otoczeniu obcych ludzi. Musisz się przygotować na hałasy.

Jeśli jednak przyjmujesz klientów lub też zatrudniasz pracowników, to coworking nie wchodzi w grę. Owszem, najemcy takich lokali często mogą korzystać z sali konferencyjnych, ale umówmy się: z wizerunkowego punktu widzenia byłoby to mało korzystne. Z kolei wynajem kilku biurek dla pracowników mógłby się okazać nieopłacalny. Ponadto trudno sobie wyobrazić sytuację, w której wszystkie dane firmowe (zgromadzone np. na dyskach komputerów stacjonarnych czy serwerze NAS) byłyby dostępne praktycznie dla każdego z zewnątrz.

W takiej sytuacji musisz poszukać samodzielnego lokalu biurowego. Na co powinieneś zwrócić szczególną uwagę?

• Na powierzchnię biura – na jedną osobę powinno przypadać minimum 7-8 metrów kwadratowych. Jeśli więc prowadzisz działalność typowo biurową i zamierzasz zatrudnić jednego pracownika, to powinieneś poszukać lokalu o powierzchni około 15-20 metrów kwadratowych;
• Na możliwość aranżacji przestrzeni – czasami można trafić na okazyjną ofertę wynajmu sporej powierzchni, która idealnie nadaje się do adaptacji na kilka osobnych pomieszczeń biurowych. Musisz jednak dopytać, czy właściciel nie ma nic przeciwko i czy możliwe jest ustawienie ścianek działowych. To dobre rozwiązanie, jeśli zamierzasz zatrudnić więcej osób lub też będziesz korzystać ze sporej maszyny (np. drukarki przemysłowej);
• Na dostępność innych pomieszczeń – szczególnie chodzi tu o powierzchnię magazynową, która może Ci się przydać w sytuacji, gdy zamierzasz prowadzić działalność handlową lub produkcyjną.

Tak naprawdę wszystko sprowadza się więc do tego, jaki charakter ma Twoja działalność, a także czy planujesz zatrudnić ludzi. Znając preferowany rodzaj lokalu możesz przejść do dalszych elementów oceny atrakcyjności danego biura.

Lokalizacja

To bardzo ważna kwestia. Zwykle jest tak, że biura oferowane w niskiej cenie są także źle zlokalizowane. Co to właściwie oznacza? Z punktu widzenia przedsiębiorcy wadami lokalizacji są:

• Położenie na obrzeżach miasta, w dzielnicach przemysłowych – trudności z dojazdem, niski prestiż, słabe skomunikowanie z centrum;
• Położenie w ścisłym centrum bez gwarantowanego miejsca postojowego;
• Położenie w znacznej odległości od miejsca zamieszkania – generuje to wysokie koszty dojazdów. Same dojazdy mogą być też bardzo czasochłonne;

Koniecznie zwróć więc na to uwagę. Szczególnie ważne jest, abyś nie musiał dojeżdżać do biura np. pół godziny w jedną stronę. Jest to nieekonomiczne, a na dłuższą metę będzie też frustrujące. Czasami lepiej jest wynająć droższe, ale korzystniej zlokalizowane biuro, niż męczyć się z długimi dojazdami i narażać na to samo klientów.

Standard biura

Tutaj sprawa jest prosta: wszystko zależy od budżetu. Nie zakładaj jednak, że dysponując skromną kwotą na czynsz musisz się pogodzić z pracą w jakiejś piwnicy czy pustostanie. Biuro powinno być przede wszystkim dopasowane do Twoich realnych potrzeb.

Jeśli przyjmujesz klientów, to oczywiście musisz zwrócić uwagę na wygląd lokalu, a także całego budynku – to ważne z wizerunkowego punktu widzenia.

Przed podpisaniem umowy koniecznie sprawdź, czy biuro jest w pełni uzbrojone, to znaczy czy posiada stabilną instalację elektryczną, klimatyzację, czy została rozprowadzona sieć LAN itd.

Rada

Jeśli biuro nie ma dostępu do światłowodu, możesz oczywiście korzystać z Internetu mobilnego (nie jest to bardzo drogie). Koniecznie jednak przetestuj jego działanie w danym lokalu przed podpisaniem umowy!

Warto również sprawdzić, czy budynek, w którym znajduje się biuro, jest chroniony, a także czy możesz mieć dostęp do swojego lokalu 24 godziny na dobę.

Czynsz i warunki najmu

Oczywiście cena wynajmu jest sprawą bardzo indywidualną. Jeśli mieszkasz w średniej wielkości mieście, to licz się z ze stawkami rzędu od minimum 20 do nawet 38-40 złotych netto za metr kwadratowy. Do tego dochodzą koszty mediów, które powinny się zamknąć w 10 złotych za metr kwadratowy. Czasami właściciele doliczają najemcom opłaty za sprzątanie, wywóz śmieci czy miejsce parkingowe – trzeba o to koniecznie dopytać.

Umowa to świętość, dlatego przeczytaj ją bardzo dokładnie, a ewentualne niejasności omów jeszcze przed podpisaniem dokumentu. Zwróć szczególną uwagę na okres wypowiedzenia (standardowo wynosi miesiąc, może być jednak dłuższy lub krótszy) oraz na ewentualny obowiązek wpłacenia kaucji (najczęściej odpowiadającej kwocie jednomiesięcznego czynszu).

Jak widzisz wynajęcie biura na prowadzenie działalności gospodarczej wiąże się z koniecznością przeanalizowania wielu detali. To także dość drogie rozwiązanie, szczególnie dla początkującego przedsiębiorcy, który nie osiąga jeszcze wysokich i stabilnych przychodów.

Opcją najtańszą i dość rozsądną jest coworking. Docelowo jednak szukaj dla siebie osobnego lokalu, który zapewni Ci znacznie wyższy komfort pracy i stanie się ważnym elementem budującym wiarygodny wizerunek firmy.