W małej firmie najwięcej problemów z podwykonawcami nie bierze się ze złej woli, tylko z nieustalonych zasad. „Dowieziemy”, „jakoś się dogadamy”, „to tylko drobny element” – a potem okazuje się, że każdy inaczej rozumiał termin, zakres, poprawki, prawa do materiałów i odpowiedzialność za błędy. Umowa ma w praktyce jedno zadanie: zamienić domysły na konkret. Dzięki temu, gdy pojawia się stres (termin, poprawki, reklamacja klienta), nie improwizujesz.
Podstawowa różnica, która wpływa na wszystko: czy kupujesz od freelancera konkretny rezultat (np. gotowy plik, kod, projekt, tekst), czy kupujesz staranne wykonywanie czynności (np. bieżące wsparcie, prace rozwojowe w tle). W praktyce mikrofirmy najbezpieczniej opisać umowę w języku rezultatów: co ma powstać, w jakiej formie, kiedy i z jakimi kryteriami odbioru. Im mniej „pracujemy nad tematem”, a więcej „oddajemy X”, tym mniej sporów.
Zakres w umowie z podwykonawcą musi być nawet bardziej precyzyjny niż w umowie z klientem. Dlaczego? Bo Ty odpowiadasz przed klientem końcowym, a podwykonawca odpowiada przed Tobą. Jeśli zakres jest rozmyty, całe ryzyko spada na Ciebie.
Najprostszy sposób: opisz rezultat i dodaj warunki brzegowe. Zamiast „zrobi landing page”, napisz co dokładnie wchodzi: liczba sekcji, wersje językowe, responsywność, integracje, sposób przekazania plików. Jeżeli to praca kreatywna, dopisz ile wariantów i ile rund poprawek jest w cenie oraz co jest zmianą zakresu.
W mikrofirmach najczęstsza awaria to „przesuwka”, która zaczyna się niewinnie: brak materiałów, brak dostępu, brak decyzji. Dlatego w umowie wpisz nie tylko daty, ale też warunki startu. Czy podwykonawca zaczyna pracę po zaliczce? Po przekazaniu materiałów? Po briefie? Jeśli to zależy od Ciebie, zapisz to wprost, żeby nie było oczekiwania, że podwykonawca „już powinien robić”, gdy Ty jeszcze nie dałeś danych.
Dobra praktyka w B2B: harmonogram z kamieniami milowymi (wersja robocza, wersja do testów, final) i zasada, że opóźnienie po jednej stronie przesuwa terminy po drugiej. To działa, bo jest logiczne, a nie emocjonalne.
Masz trzy sensowne modele rozliczenia i każdy ma swoje zastosowanie:
Niezależnie od modelu dopisz zasady „co jest dodatkowo”: poprawki poza pakietem, prace ekspresowe, dyżury poza godzinami, zmiany po akceptacji. Bez tego ryczałt staje się otwartym portfelem.
Odbiór to moment, w którym zamykasz etap i minimalizujesz ryzyko „wracania do początku”. W umowie z podwykonawcą ustal:
To nie musi być skomplikowane. Chodzi o jasny rytm: przekazanie → weryfikacja → poprawki w ramach → akceptacja.
To jest punkt, na którym mikrofirmy potrafią wyłożyć się najboleśniej. Jeśli podwykonawca tworzy dla Ciebie utwór (grafika, tekst, kod, projekt), to co do zasady prawa autorskie majątkowe są po jego stronie, dopóki nie przeniesie ich na Ciebie albo nie udzieli licencji. A Ty musisz móc legalnie przekazać rezultat klientowi i korzystać z niego w zakresie umowy z klientem.
W praktyce masz trzy bezpieczne rozwiązania:
Jeśli pracujesz z klientami, którzy wymagają przeniesienia praw, musisz to odzwierciedlić w umowie z podwykonawcą. Inaczej obiecasz klientowi coś, czego nie masz. Dodatkowo dopisz, że wynagrodzenie obejmuje przeniesienie praw lub udzielenie licencji, oraz że podwykonawca gwarantuje oryginalność i brak naruszeń praw osób trzecich (albo jasno opisuje, z jakich elementów stock/opensource korzysta).
Podwykonawca często dostaje dostęp do materiałów, baz, kont, a czasem danych klientów. Minimalny zestaw zapisów powinien obejmować poufność (NDA w umowie) oraz zasady przetwarzania danych, jeśli to w ogóle ma miejsce. Nawet w B2B warto ustalić, że materiały i informacje biznesowe nie mogą być wykorzystywane poza projektem i nie mogą być ujawniane.
Jeśli przekazujesz dostępy, dopisz też podstawowe zasady bezpieczeństwa: używanie kont imiennych, zakaz udostępniania haseł dalej, zwrot/usunięcie danych po zakończeniu współpracy. To nie jest „IT paranoja”, tylko higiena.
W mikrofirmie nie chcesz zapisów, które brzmią groźnie, ale są martwe. Chcesz zapisów, które działają. Najbardziej praktyczne kwestie to:
Jeżeli podwykonawca ma „zniknąć w połowie”, realnie ratuje Cię nie paragraf, tylko mechanizm operacyjny: etapy, częste przekazywanie wersji roboczych, repozytorium po Twojej stronie, i płatności powiązane z odbiorami. To warto wpisać w umowę wprost.
Jeśli nie chcesz, żeby Twoje zlecenie trafiło dalej do nieznanej osoby, zapisz zakaz dalszego podzlecania bez Twojej zgody. To szczególnie ważne, gdy w grę wchodzi poufność, dane, albo gdy klient ma wymagania co do jakości i kompetencji wykonawców.
Umowa powinna przewidywać scenariusz „nie wyszło” bez dramatu. Ustal:
Najlepiej działa prosta zasada: płacisz za to, co zostało odebrane i przekazane, a w razie zakończenia współpracy podwykonawca oddaje wszystko, co powstało do tej pory, w uzgodnionym formacie. Dzięki temu minimalizujesz straty i możesz przejąć temat inną ręką.
Jeśli masz spisać tylko to, co najważniejsze, skup się na: rezultacie i zakresie, terminach z warunkami startu, zasadach odbioru, modelu płatności, prawach autorskich/licencji, poufności i zasadach zakończenia współpracy. Reszta jest dodatkiem. W mikrofirmie wygrywa prostota, ale musi to być prostota jednoznaczna.
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
