Autoresponder poczty firmowej – czym jest i dlaczego warto z niego korzystać?

Autoresponder to jedna z podstawowych funkcji programu pocztowego, czyli oprogramowania, z którego korzysta większość firm (jeśli nie każda). Nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą jednak, czym właściwie jest autoresponder i dlaczego warto go włączyć. Po kilka wskazówek zajrzyj do naszego poradnika.

Czym jest autoresponder?

Jest to nic innego jak automatyczna odpowiedź e-mail, która jest udzielana nadawcy wiadomości niezależnie od odbiorcy. Takiej odpowiedzi nie trzeba udzielać osobiście – zrobi to za nas program pocztowy.

Autoresponder jest bardzo wygodnym narzędziem, które w wielu sytuacjach usprawnia komunikację biznesową. Dowiedz się, kiedy zdecydowanie warto skorzystać z tej funkcji.

Ustaw autoresponder, gdy…

Autoresponder budzi jednoznaczne skojarzenia z sezonem urlopowym, jednak nie jest to jedyna sytuacja, w której warto skorzystać z tej funkcji programu pocztowego:

• Podczas nieobecności – autoresponder roześle przygotowaną wcześniej wiadomość o nieobecności i jej terminie do osób, które próbują skontaktować się z przedsiębiorcą czy pracownikiem. Dzięki temu nadawca wiadomości nie będzie się czuć zignorowany, a odbiorca nie będzie musiał obsługiwać poczty np. podczas urlopu.
• Po godzinach – szczególnie w firmach obsługujących klientów online, bez wyznaczonych godzin pracy, warto korzystać z autoresponderów, które stanowią potwierdzenie otrzymania wiadomości.
• W sytuacjach kryzysowych – poważna awaria, choroba, pożar, atak hakerski, to typowe sytuacje, w których warto ustawić autoresponder z informacją o możliwych opóźnieniach w obsłudze klienta czy udzielaniu odpowiedzi na maile.

Z autorespondera, i to na stałe, warto również korzystać na adresie ogólnym, np. bok@domena. Dzięki temu nadawca wiadomości będzie mieć pewność, że jego zapytanie dotarło i zostanie skierowane do odpowiedniego działu, co profesjonalizuje wizerunek przedsiębiorstwa.