Prosty system wyceny projektu w 30 minut: po co Ci proces, a nie „czucie”

W mikrofirmie usługowej wycena to nie tylko „ile to będzie kosztować”. To decyzja, czy projekt w ogóle ma sens: czy zmieści się w Twojej dostępności, czy klient jest gotowy do współpracy, jakie są ryzyka i gdzie najczęściej pojawią się poślizgi. Jeśli wyceniasz „na oko”, zwykle dzieją się dwie rzeczy naraz: zaniżasz cenę przy trudnych tematach i przepłacasz czasem swoją energią, a jednocześnie odstraszasz część dobrych klientów, bo nie umiesz jasno uzasadnić kwoty.

Poniżej masz prosty, powtarzalny system na 30 minut, który działa dla większości usług projektowych i wdrożeniowych. Nie wymaga tabelek ani rozbudowanych arkuszy. Chodzi o to, żeby szybciej podejmować decyzje, a nie udawać, że w wycenie da się mieć stuprocentową pewność.

Krok 1: Zbierz minimum danych, bez których wycena jest loterią

Wycena w 30 minut jest możliwa tylko wtedy, gdy wiesz, o co pytasz. Potrzebujesz krótkiej listy „pytań bramkowych”. Jeśli klient nie jest w stanie odpowiedzieć, to też jest informacja: projekt jest ryzykowny albo klient nie jest gotowy.

• Cel: co ma się zmienić po wykonaniu usługi i skąd będzie wiadomo, że się udało.
• Zakres: co jest w środku, a co na pewno poza zakresem.
• Materiały wejściowe: co klient dostarcza, w jakiej jakości i kiedy.
• Osoba decyzyjna: kto akceptuje, ile osób zgłasza uwagi i gdzie je zbieracie.
• Termin: kiedy ma być gotowe i czy termin jest negocjowalny.
• Ryzyka: co może wysadzić harmonogram (np. brak danych, zależność od innych wykonawców, niepewne integracje).

To jest fundament. Bez niego reszta systemu staje się „ładnie opisaną intuicją”, a nie wyceną.

Krok 2: Podziel pracę na 3–6 klocków, które da się wycenić

Nie rozbijaj projektu na 40 zadań. W mikrofirmie to zabija czas i daje fałszywe poczucie kontroli. Zamiast tego zrób 3–6 klocków, z których każdy kończy się czymś namacalnym. Przykładowo:

• przygotowanie i plan (ustalenia, weryfikacja materiałów, założenia),
• pierwsza wersja / prototyp / draft,
• realizacja właściwa,
• wdrożenie / przekazanie / uruchomienie,
• poprawki i domknięcie.

Każdy klocek ma mieć wynik, który klient rozumie. Dzięki temu łatwiej Ci bronić ceny i łatwiej klientowi zaakceptować wycenę etapami.

Krok 3: Oceń złożoność zamiast udawać „co do godziny”

W wycenie najwięcej błędów bierze się z udawania precyzji. Zamiast próbować przewidzieć każdą godzinę, oceniaj złożoność klocków w skali prostej, np. 1–5. To jest szybkie i daje dobre rezultaty, jeśli robisz to konsekwentnie.

• 1 – rutynowe, masz gotowy schemat, mało zależności.
• 2–3 – standard, trochę decyzji i dopasowania, typowy projekt.
• 4 – dużo niewiadomych, zależności, konieczne doprecyzowania.
• 5 – wysokie ryzyko, brak danych, zmienny zakres, duża integracja lub duża presja czasu.

Następnie przypisz każdemu poziomowi „pakiet czasu” w Twojej rzeczywistości. Nie ma jednej słusznej liczby. Ważne, żebyś miał własną mapę, opartą o doświadczenie. I żebyś ją aktualizował po projektach.

Krok 4: Dodaj narzut na ryzyko i koszt komunikacji

W mikrofirmach wycena „samej pracy” to błąd. Najczęściej zjada Cię komunikacja: zbieranie uwag, doprecyzowania, oczekiwanie na materiały, mikro-decyzje. Dlatego do każdego projektu dodaj dwa narzuty:

• Narzut komunikacyjny – zależny od liczby osób po stronie klienta i sposobu akceptacji.
• Narzut ryzyka – zależny od niewiadomych, integracji, jakości materiałów i presji czasu.

W praktyce to może być procent (np. 10–30%) albo stały „bufor godzinowy”. Klucz: narzut ma być jawny w Twojej głowie i spójny między wycenami. Jeśli klient ma słabe materiały, niech to ma konsekwencje w cenie lub w warunkach startu.

Krok 5: Sprawdź trzy „miny”, które najczęściej wysadzają wyceny

Zanim podasz kwotę, zrób szybki test min. To jest 2–3 minuty, które ratują marżę.

• Niejasny cel: jeśli klient nie umie powiedzieć, po co to robi i jak będzie mierzył efekt, zwykle dojdą zmiany w trakcie.
• Brak osoby decyzyjnej: wiele osób zgłasza uwagi, nikt nie akceptuje finalnie, robi się chaos.
• Zależności: ktoś trzeci ma dostarczyć dane, wykonać integrację, zatwierdzić projekt lub udostępnić dostęp.

Jeśli widzisz minę, nie musisz od razu rezygnować. Możesz ją „wycenić”: dodać narzut, zmienić model współpracy albo zaproponować etap diagnostyczny.

Krok 6: Zaproponuj 2–3 warianty zamiast jednej ceny „albo tak, albo nie”

Jedna cena daje pole do targowania. Warianty przenoszą rozmowę na decyzję: co klient wybiera. Najprostszy układ to Basic/Standard/Pro, ale różnice muszą dotyczyć rzeczy, które realnie kosztują:

• liczby elementów w zakresie,
• terminu realizacji,
• liczby rund poprawek,
• zakresu opieki (np. konsultacja startowa, wsparcie po wdrożeniu).

Warianty mają jeszcze jedną zaletę: jeśli klient wybierze tańszy, ograniczony pakiet, ograniczasz ryzyko. Jeśli wybierze droższy, masz budżet na komfort i bufor.

Krok 7: Zapisz warunki wyceny jednym akapitem

Wycena bez warunków to prośba o konflikt. Dlatego zawsze dołącz krótki akapit „na jakich założeniach to stoi”. Bez prawnego żargonu, zwykłym językiem. Taki akapit powinien zawierać:

• co jest w zakresie,
• ile rund poprawek jest w cenie i jak mają być zgłaszane,
• kto akceptuje,
• od kiedy liczysz termin realizacji (wpłata i komplet materiałów),
• co jest zmianą zakresu i jak jest rozliczane.

To nie jest „biurokracja”. To instrukcja współpracy, która chroni Twoją wycenę.

Mini-szablon: jak wygląda wycena w 30 minut w praktyce

Jeśli chcesz to spiąć w jeden nawyk, zrób tak: 10 minut na pytania bramkowe, 10 minut na klocki i złożoność, 5 minut na narzuty i miny, 5 minut na warianty i akapit założeń. Wycena nie będzie „idealna”, ale będzie powtarzalna, logiczna i dużo mniej losowa niż strzelanie ceną.

Najważniejsze: po każdym projekcie zrób krótką korektę swojej mapy złożoności. Szacowanie ma sens tylko wtedy, gdy traktujesz je jak proces żywy, a nie jednorazowy strzał.

Źródła

• https://www.pmi.org/standards/for-estimating – opis standardu dobrych praktyk szacowania projektów (PMI Practice Standard for Project Estimating), podkreśla szacowanie jako proces i konieczność aktualizacji estymat.
• https://www.gov.uk/government/publications/the-digital-data-and-technology-playbook/contracting-for-agile-guidance-note-html – rządowe wytyczne dotyczące pracy w podejściu agile, m.in. wyjaśniają, że „story points” służą do oceny złożoności i nie są równoważne osobodniom.