Przeprowadzka firmy: jak ją zaplanować? O czym nie można zapomnieć?

Decyzja o zmianie miejsca prowadzenia działalności gospodarczej musi być bardzo dokładnie przemyślana. Przedsiębiorców najczęściej motywuje do tego znalezienie biura w okazyjnej cenie najmu lub też konieczność zyskania większej przestrzeni dla pracowników czy linii produkcyjnej. Przeprowadzka firmy bywa trudnym, stresującym i skomplikowanym procesem, co sprzyja popełnieniu szeregu kosztownych błędów. Jak się w tym wszystkim nie pogubić? Jak zaplanować taką przeprowadzkę i o czym należy koniecznie pamiętać? Tego wszystkiego dowiesz się z naszego poradnika.

Pierwsze zadanie: poinformowanie urzędów o zmianie

Nie każdy przedsiębiorca wie, że w momencie zmiany miejsca prowadzenia działalności gospodarczej ma obowiązek zaktualizować te dane w swoim wpisie w bazie CEIDG. W momencie zakładania firmy właściciel podał konkretny adres, a gdy ten ulega zmianie, stosowna informacja musi zostać podana do wiadomości urzędów. W tym celu należy zalogować się na swoje konto CEIDG i zaktualizować wpis – wszystko można załatwić online, o ile przedsiębiorca posiada profil zaufany lub podpis elektroniczny. W przeciwnym razie wniosek trzeba potwierdzić w urzędzie gminy.

Dlaczego jest to tak ważne? Ponieważ miejsce prowadzenia działalności gospodarczej determinuje to, w którym urzędzie skarbowym przedsiębiorca składa deklaracje podatku VAT (deklaracje PIT składa się w urzędzie właściwym ze względu na miejsce zamieszkania). Może się więc okazać, że po przeprowadzce firma znajdzie się już pod nadzorem innego US.

Zaktualizowanie danych u dostawców usług

Po zmianie adresu prowadzenia działalności gospodarczej warto przekazać stosowną informację wszelkim stałym usługodawcom, np. operatorowi telefonii komórkowej czy bankowi, w którym przedsiębiorca posiada konto firmowe. Pozwoli to uniknąć kłopotliwych sytuacji, gdy dostawca wyśle jakieś ważne pismo na stary adres. Ponadto dostawcy usług często w umowach zastrzegają obowiązek poinformowania o istotnych zmianach w firmie, a przeprowadzka pod nowy adres zdecydowanie pod to podpada.

Informacja dla klientów

Zmiana miejsca prowadzenia działalności może zainteresować Twoich klientów, dlatego zadbaj, aby stosowna informacja dotarła również do nich. Jest to szczególnie ważne w sytuacji, gdy prowadzisz sprzedaż stacjonarną, np. prowadzisz naziemny punkt usługowy. Pamiętaj, że sama zmiana adresu na stronie www może nie wystarczyć.

Do poinformowania klientów o przeprowadzce wykorzystaj wszystkie kanały, za pośrednictwem których się z nimi komunikujesz. Mogą to być media społecznościowe, ale też reklama Google Ads– miesięczna kampania promująca zmianę adresu może przynieść bardzo dobre efekty w postaci wzrostu świadomości marki wśród klientów lokalnych.

Promowanie zmiany adresu firmy warto także wykorzystać w celach czysto wizerunkowych. Przeprowadzka do większego biura w lepszej dzielnicy czy w ekskluzywnym biurowcu świadczy o tym, że firma się rozwija, a to zawsze przyciąga klientów oczekujących jakości i profesjonalnej obsługi.

Rada

Nie zapomnij również o zaktualizowaniu danych w dokumentacji firmowej – np. na wzorze faktury, a także na wszelkich nośnikach identyfikacji wizualnej, jak wizytówki czy papier firmowy.

Planujemy przeprowadzkę: od czego zacząć?

Zawsze od spisu rzeczy ruchomych, które mają zostać przeniesione do nowego biura. Warto się do tego przyłożyć, aby rzeczywiście niczego nie pominąć. Przygotowana checklista będzie punktem wyjścia do dalszego planowania przeprowadzki. Jeśli w grę wchodzi przetransportowanie dużej ilości wyposażenia, mebli, sprzętu komputerowego i innych nieporęcznych przedmiotów, rozsądnie będzie powierzyć to profesjonalnej firmie przeprowadzkowej.

Kluczowe znaczenie dla każdego przedsiębiorcy zmieniającego siedzibę powinno mieć bezpieczne przeniesienie najcenniejszych zasobów firmy – danych cyfrowych i fizycznych na temat klientów, realizowanych projektów czy finansów. Bardzo dobrym pomysłem będzie wykonanie kopii cyfrowych wszystkich dokumentów i umieszczenie ich w chmurze. Będzie można je w każdej chwili odzyskać – podczas przeprowadzki zdarza się, że część dokumentów ginie, a w dobie RODO jest to ogromny problem.

Większy kaliber

Największe problemy czekają natomiast firmę, która przeprowadza się wraz z całą infrastrukturą – np. IT. W takiej sytuacji niezbędne będzie skorzystanie z pomocy fachowców, którzy nie tylko bezpiecznie zdemontują poszczególne urządzenia, ale także poprawnie zamontują je w docelowym miejscu – tak, aby nie nastąpił żaden dłuższy przestój w działalności przedsiębiorstwa.

Podobnie będzie w przypadku konieczności przeniesienia maszyn produkcyjnych lub całych linii technologicznych. Tutaj zlecenie należy powierzyć firmie specjalizującej się w relokacji maszyn.