Koniec roku kalendarzowego w firmie: o co trzeba i warto zadbać?

Grudzień to bardzo pracowity miesiąc w większości firm – nie tylko tych handlowych. Przedsiębiorcy jeszcze przed końcem roku muszą uporządkować nagromadzone przez ostatnie miesiące sprawy, przede wszystkim urzędowe. Jest to również ostatni moment, aby podjąć kluczowe dla firmy decyzje. Nie warto zostawiać sobie tego na ostatni tydzień grudnia – lepiej zabrać się za to już teraz, aby móc ze spokojną głową skupić się na świętowaniu Bożego Narodzenia i sylwestra. W naszym poradniku podpowiadamy, które kwestie muszą zostać zamknięte w firmie przed końcem roku.

Inwentaryzacja przez potwierdzanie sald

Obowiązkiem każdego przedsiębiorcy, również prowadzącego jednoosobową firmę, jest uzyskanie potwierdzeń sald od swoich kontrahentów. Nie wszyscy jednak o tym wiedzą, a zaniechanie tego może zostać ujawnione podczas kontroli skarbowej i narazić przedsiębiorstwo na nieprzyjemności.

Czym właściwie jest inwentaryzacja przez potwierdzanie sald? To wzajemne przekazanie sobie oświadczeń o zgodności wszystkich rozrachunków. Przykładowo: jeśli przedsiębiorca w ciągu kończącego się roku kalendarzowego sprzedał swojemu kontrahentowi usługi za kwotę 20.000 złotych netto, a kupił produkty za kwotę 15.000 złotych, to obie strony muszą sobie udostępnić zaświadczenia o zgodności rozrachunków. Jeśli wystąpią jakiekolwiek różnice, wówczas trzeba je od razu skorygować, aby móc zakończyć inwentaryzację.

Celem jest oczywiście uniknięcie sytuacji, w której którakolwiek ze stron transakcji rozliczyła ją w sposób nieprawidłowy, co rzutuje na poziom zobowiązań w urzędzie skarbowym. Jeśli kontrola u kontrahenta wykaże taki błąd, to również przedsiębiorca będący stroną transakcji może się spodziewać podobnego postępowania wobec swojej firmy, zgodnie z regułą kontroli krzyżowych.

Warto wiedzieć

Formą oświadczenia o prawidłowości wzajemnych rozrachunków może być zwykły wyciąg bankowy. Brak takiego dokumentu skutkuje wystąpieniem tzw. salda niepotwierdzonego, co może zostać ujawnione w trakcie kontroli.

Należy przy tym pamiętać, że niezależnie od kwoty transakcji i ich częstotliwości, przedsiębiorca jest zobowiązany do potwierdzenia sald na rzecz każdego kontrahenta.

Zmiana formy opodatkowania

Pod koniec roku zdecydowanie warto się też zastanowić nad tym, czy aby korzystne dla firmy nie będzie zmienienie formy opodatkowania – na przykład przejście z zasad ogólnych na podatek liniowy. W grudniu można już ocenić faktyczny poziom przychodów przedsiębiorstwa i jeśli okaże się, że właściciel wpada w drugi próg podatkowy, to jest to wyraźny sygnał, iż powinien zmienić formę opodatkowania na korzystniejszy dla niego podatek liniowy w wysokości 19%.

Zmiany formy opodatkowania można dokonać do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym został osiągnięty pierwszy przychód z tego tytułu w roku podatkowym. W praktyce jest to więc 20 lutego, bo można podejrzewać, że przedsiębiorstwo pierwszy przychód osiągnie już w styczniu. O zmianie formy opodatkowania można poinformować urząd skarbowy osobiście lub poprzez platformę ePUAP.

Przejście na kwartalne lub miesięczne rozliczanie podatku dochodowego i VAT

W Polsce obowiązują trzy podstawowe terminy opłacania zaliczek na podatek dochodowy oraz odprowadzania podatku VAT. Są to:

• Do 7 dnia miesiąca – w przypadku karty podatkowej
• Do 20 dnia miesiąca – przy innych formach opodatkowania
• Do 25 dnia miesiąca – dotyczy podatku VAT

Domyślnie podatek dochodowy i VAT przedsiębiorca rozlicza co miesiąc, ale istnieje również możliwość przejścia na system rozliczeń cokwartalnych. W przypadku podatku VAT takie prawo mają tylko firmy, w których wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku nie przekroczyła w poprzednim roku podatkowym sumy 1,2 miliona euro.

Jeśli chcesz przejść na kwartalne rozliczanie zaliczek na podatek dochodowy, wówczas musisz złożyć odpowiedni wniosek do 20 lutego. Możesz to zrobić poprze zaktualizowanie wpisu w CEIDG lub osobiście w urzędzie skarbowym.

Nieco inaczej wygląda to z podatkiem VAT. Tutaj zmiany częstotliwości odprowadzania daniny można dokonać czterokrotnie w ciągu roku – zawsze do 25 dnia drugiego miesiąca przypadającego na dany kwartał, czyli do 25 lutego, maja, sierpnia lub listopada. Zmiany dokonuje się poprzez wypełnienie formularza aktualizacyjnego VAT-R i złożenie go w urzędzie skarbowym właściwym ze względu na miejsce prowadzenia działalności gospodarczej.