Kierunek: eksport. Jak nawiązać współpracę z zagranicznymi kontrahentami?

Z danych Głównego Urzędu Statystycznego wynika, że tylko w pierwszym półroczu 2019 roku polskie firmy wyeksportowały towary o łącznej wartości blisko 500 miliardów złotych. Naszym głównym partnerem gospodarczym niezmiennie są Niemcy (wartość eksportu do tego kraju w okresie styczeń-czerwiec 2019 wyniosła ponad 130 miliardów złotych). Polskie przedsiębiorstwa coraz śmielej poczynają sobie na zagranicznych rynkach, pozyskując kontrahentów na całym świecie. Nawiązanie takiej współpracy nie jest oczywiście proste i wymaga świetnej organizacji. O co należy zadbać w pierwszej kolejności?

Dokładne sprawdzenie kontrahenta

To bardzo ważny etap, ponieważ nikt nie chciałby się znaleźć w sytuacji, w której zagraniczny kontrahent okaże się być firmą-krzak lub zwykłym oszustem. Polscy przedsiębiorcy mają szeroki wachlarz możliwości w zakresie sprawdzenia, z kim właściwie zamierzają nawiązać współpracę. Oto podstawowe kroki, jakie należy wykonać:

• Sprawdzenie, czy kontrahent figuruje w rejestrze firm prowadzonym dla danego kraju. Można to zrobić za pośrednictwem portalu e-sprawiedliwość.
• Sprawdzenie, czy kontrahent jest płatnikiem podatku VAT w Unii Europejskiej. Można to zrobić za pośrednictwem strony Komisji Europejskiej.
• Zajrzenie do systemu rejestracji i identyfikacji podmiotów gospodarczych na potrzeby celne EORI. Jest to o tyle ważne, że może się okazać, iż zagraniczna firma rzeczywiście istnieje, ale nie posiada licencji na prowadzenie działalności gospodarczej w danym obszarze.

Bardzo dobrym rozwiązaniem jest również skorzystanie z usługi jednej z tzw. wywiadowni gospodarczych. Specjalizują się one w przygotowywaniu szczegółowych raportów na temat konkretnych podmiotów. Taka usługa jest oczywiście płatna, ale w przypadku kontraktów o znacznej wartości bez wątpienia może się to opłacić.

Opinie o kontrahencie

Ich źródłem może być przede wszystkim Internet. Bardzo rozsądnie jest więc przeczesać sieć w poszukiwaniu jakichkolwiek informacji na temat zagranicznego kontrahenta. Można je znaleźć na forach internetowych, pod e-wizytówką firmy w usłudze Google Moja Firma, na portalach gospodarczych czy nawet w mediach społecznościowych.

Warto również wspomnieć o możliwości zasięgnięcia języka w polskiej placówce dyplomatycznej. Nie zaszkodzi skontaktować się z ambasadą czy konsulatem i poprosić o przekazanie informacji zebranych od np. lokalnych izb gospodarczych. Taka pomoc jest udzielana bezpłatnie.

Obsługa prawna

Współpraca z zagranicznym kontrahentem musi opierać się na sprawdzonej zasadzie: ufaj, ale kontroluj. Dlatego zaleca się, aby przed podpisaniem jakiegokolwiek dokumentu przekazać go do analizy prawnej – powinna jej dokonać kancelaria specjalizująca się w międzynarodowym prawie handlowym, najlepiej znająca przepisy kraju, w którym jest zarejestrowana firma kontrahenta.

Obsługa tłumaczeniowa

Wiele firm to bagatelizuje, tymczasem profesjonalna obsługa tłumaczeniowa jest niezwykle ważnym elementem udanej i przede wszystkim bezpiecznej współpracy z zagranicznym kontrahentem. Biuro tłumaczeń odpowiada za przetłumaczenie treści dokumentów handlowych, w tym umów, ale też chociażby specyfikacji technicznych, ofert, certyfikatów, wpisów rejestrowych, deklaracji finansowych etc. Taka pomoc chroni interesy obu kontrahentów, wykluczając ryzyko niedopowiedzeń, lapsusów, pomyłek urzędowych itd.

Przykładowo: profesjonalnie przetłumaczona umowa z języka niemieckiego na polski może trafić do analizy prawnej, która wykaże, że zawarte w niej zapisy są niezgodne z przepisami czy niekorzystne dla przedsiębiorcy.

Nawiązanie współpracy handlowej z zagranicznym kontrahentem może być szansą na rozwój biznesu, zdobycie atrakcyjnego rynku zbytu, wypracowanie sobie marki w innym kraju i tym samym zwiększenie konkurencyjności. Najważniejsze jest jednak, aby w pierwszej kolejności zadbać o własne interesy i zminimalizować ryzyko wplątania się w niekorzystny układ.