Podatek u źródła (WHT) kojarzy się z dużymi korporacjami, dywidendami i skomplikowanymi strukturami. Tymczasem w praktyce dotyczy także mikro- i małych firm: opłat za licencje do oprogramowania i treści, odsetek, wybranych usług niematerialnych, a coraz częściej także szarej strefy płatności „za dostęp” do chmury czy SaaS. Dobra wiadomość: porządek da się zrobić – i to bez doktoratu z międzynarodowego prawa podatkowego. W tym przewodniku klarownie rozdzielamy, kiedy realnie wchodzi WHT, jak rozpoznać rodzaj płatności, jakie dokumenty trzeba mieć (certyfikat rezydencji, oświadczenia, dowody beneficjenta rzeczywistego), co oznacza „należyta staranność” oraz kiedy wchodzi mechanizm pay-and-refund.
Podatek u źródła to danina pobierana w państwie źródła przy wypłacie określonych należności na rzecz podmiotu zagranicznego. W polskich przepisach CIT podstawowe kategorie to m.in. dywidendy (19%), odsetki i należności licencyjne (20%). W niektórych przypadkach do katalogu dochodzą wybrane usługi niematerialne (np. doradcze, zarządcze) – zwłaszcza gdy ich rezultat jest eksploatacją praw lub świadczeniem podobnym do licencji. Zawsze zaczynasz od identyfikacji charakteru płatności w umowie i na fakturze: czy to odsetki, czy „royalties”, czy usługa, czy „zwykły zakup”. Dopiero potem sprawdzasz, czy polska ustawa i umowa o unikaniu podwójnego opodatkowania (UPO) coś łagodzi lub wyłącza.
Klasyczna należność licencyjna (royalty) to opłata za korzystanie z praw autorskich lub pokrewnych (np. do programu komputerowego, utworu, znaku towarowego). W wielu UPO „program komputerowy” bywa traktowany analogicznie do utworu – płatność uznaje się więc za „royalties”. Jeśli jednak nabywasz dostęp end-user (SaaS), bez prawa do zwielokrotniania, modyfikacji czy redystrybucji, w praktyce część orzecznictwa oraz interpretacji uznaje, że nie jest to klasyczna licencja „royalty”, lecz usługa (bywa poza WHT przy właściwym uzasadnieniu i dokumentach). Uwaga: w ostatnich latach fiskus częściej spiera się o klasyfikację niektórych modeli chmurowych – zdarza się podejście, które podciąga opłaty za infrastrukturę/zasoby pod „urządzenia przemysłowe” lub „zastosowania podobne”, co znów zbliża płatność do WHT. Dlatego przy istotnych kwotach w SaaS/chmurze warto zachować dodatkową ostrożność i zebrać argumenty (opis funkcjonalny, EULA, brak pól eksploatacji), a w razie wątpliwości – rozważyć interpretację.
W polskiej praktyce podatkowej część usług doradczych, zarządczych, prawniczych, gwarancji/poręczeń i podobnych świadczeń może wpaść w siatkę WHT, jeśli uznaje się je za objęte przepisami o podatku u źródła lub tak wynika z właściwej UPO (np. kwalifikacja jako „other income”, „technical fees” lub zrównanie z „royalties”). Najbezpieczniej jest zawsze wykonać trzy kroki: (1) precyzyjnie opisać usługę i jej rezultat w umowie, (2) sprawdzić, czy katalog z ustawy CIT obejmuje taki rodzaj płatności, (3) sięgnąć do konkretnej UPO z krajem kontrahenta (bo często to ona przesądza o stawce 0%/5%/10% vs. 20%).
Aby skorzystać z preferencji UPO (niższa stawka lub zwolnienie), musisz mieć ważny certyfikat rezydencji zagranicznego odbiorcy płatności. W wielu przypadkach dopuszczalne jest posługiwanie się kopią, jeśli nie ma wątpliwości co do jej autentyczności. Trzy zasady praktyczne: (1) weryfikuj świeżość dokumentu (certyfikat „bezterminowy” też wymaga oceny, czy nie zaszły zmiany), (2) przechowuj go razem z umową i dowodami płatności, (3) przy płatnościach „powtarzalnych” zaplanuj cykliczny przegląd (np. raz w roku). Sam certyfikat nie wystarczy: fiskus oczekuje także wykazania, że odbiorca jest beneficjentem rzeczywistym (beneficial owner), a płatnik dochował należytej staranności.
„Beneficjent rzeczywisty” to nie skrzynka na listy ani podmiot, który jedynie „przekazuje dalej” płatność. To podmiot, który faktycznie korzysta z należności (ponosi ryzyko ekonomiczne, prowadzi realną działalność, dysponuje zasobami, a płatności nie są natychmiast redystrybuowane według z góry ustalonych zasad). Należyta staranność po stronie płatnika oznacza udokumentowane sprawdzenie podstaw: certyfikat rezydencji, oświadczenia kontrahenta o statusie BO, weryfikacja działalności (strona www, siedziba, personel, zakres usług), analiza umowy i przepływów. Dla mikrofirm sensownie działa krótka, powtarzalna checklista: „mamy certyfikat? mamy oświadczenie BO? usługa/licencja jest opisana? stawka z UPO została potwierdzona? czy kwoty roczne nie przekraczają progu dla pay-and-refund?”
Mechanizm „pobierz podatek i wystąp o zwrot” działa w Polsce głównie dla tzw. dochodów pasywnych (dywidendy, odsetki, należności licencyjne) wypłacanych podmiotom powiązanym, po przekroczeniu w danym roku podatkowym progu 2 mln zł na rzecz jednego odbiorcy. Wtedy, co do zasady, nie możesz po prostu zastosować obniżonej stawki z UPO – musisz pobrać podatek według stawek krajowych i dopiero potem rusza procedura zwrotu (chyba że posiadasz opinię o stosowaniu preferencji). Dla większości mikrofirm, które płacą umiarkowane kwoty do globalnych dostawców, próg 2 mln zł na jeden podmiot rocznie będzie poza zasięgiem – ale monitoring sumy wypłat i k
Redakcja Reklama Kontakt Nasze portale i blogi
Wszelkie prawa zastrzeżone | Dział tematyczny Mindly.pl | Materiały w publikacjach | Zasady korzystania & Polityka prywatności
