Ochrona danych osobowych: na czym to właściwie polega?

Maciej Piwowski
23.10.2020

Termin „ochrona danych osobowych” zyskał ogromną popularność na fali wprowadzenia w Polsce słynnego rozporządzenia RODO. Co to jest RODO? To rozporządzenie unijne, na mocy którego w maju 2018 roku zaczęła obowiązywać nowa, znacznie bardziej restrykcyjna ustawa o ochronie danych osobowych. Od tamtej pory przedsiębiorcy nie mogą już dowolnie interpretować kwestii związanych z bezpieczeństwem danych swoich klientów, pracowników, podwykonawców etc. Muszą się natomiast stosować do sztywnych reguł, co w wielu przypadkach powoduje daleko idące komplikacje. Na czym więc dokładnie polega ochrona danych osobowych? Jak zadbać o tę sferę swojego biznesu, aby nie narazić się na bardzo kosztowne konsekwencje?

Na początek audyt RODO

Pierwszym krokiem do zapewnienia skutecznej ochrony danych osobowych w firmie jest przeprowadzenie profesjonalnego audytu RODO. Specjaliści z tej dziedziny np.:  https://followlegal.pl/oferta/ochrona-danych-osobowych/ - sprawdzają, czy regulacje wprowadzone w przedsiębiorstwie są zgodne z obowiązującymi przepisami. Na tym etapie przygotowywane są też rekomendacje dotyczące koniecznych do wprowadzenia zmian, które pozwolą firmie uniknąć ewentualnych problemów w przypadku kontroli zleconej przez Urząd Ochrony Danych Osobowych.

Opracowanie procedur i regulaminów

Aby móc przestrzegać przepisów z zakresu ochronnych danych osobowych w firmie, konieczne jest stworzenie szczegółowej dokumentacji, w tym polityki prywatności, polityki ochrony danych osobowych, regulaminu sklepu internetowego, regulaminu programów lojalnościowych i partnerskich, zgody na przetwarzanie danych osobowych etc. Pisząc krótko: firma musi mieć perfekcyjnie dopasowane regulacje pod kątem przepisów RODO na każdym poziomie gromadzenia i przetwarzania danych osobowych.

Dokumenty firmowe zgodne z ustawą RODO

Nie ma przedsiębiorstwa, które w jakikolwiek sposób nie przetwarzałoby danych osobowych. Aby zagwarantować sobie bezpieczeństwo w tym zakresie należy posiadać umowy powierzenia, których stworzenie powinno zostać skonsultowane z ekspertami w tej dziedzinie. Dodatkowo każda firma, która współpracuje z zewnętrznymi podmiotami, na przykład dostawcami usług, musi zweryfikować ich wewnętrzne przepisy, aby mieć pewność, że powierza dane osobowe rzetelnym podmiotom.

Uwaga na narzędzia informatyczne

Trudno byłoby sobie wyobrazić funkcjonowanie nowoczesnego biznesu bez dostępu do takich narzędzi, jak strona internetowa, systemy klasy ERP czy różnego rodzaju aplikacje. Trzeba natomiast zdawać sobie sprawę z tego, że również te instrumenty muszą być zgodne z wymogami nakładanymi przez RODO. Aby się o tym przekonać, konieczne będzie dokładne przeanalizowanie regulaminów świadczenia tego typu usług.

Warto skorzystać z outsourcingu usług w zakresie ochrony danych osobowych

Profesjonalne firmy i kancelarie świadczą dziś kompleksowe usługi wsparcia dla przedsiębiorców, którzy chcą, aby ich biznesy funkcjonowały zgodnie z obowiązującymi przepisami. Jest to bardzo korzystne nie tylko z uwagi na wykluczenie ryzyka nałożenia na firmę wysokiej kary finansowej, ale również z przyczyn wizerunkowych. Przedsiębiorstwa dbające o tak ważną sferę, jak ochrona danych osobowych, uchodzą za wiarygodne, stabilne, godne zaufania, co w wielu branżach jest na wagę złota.

Skomplikowane, miejscami bardzo zawiłe kwestie związane z RODO warto powierzyć zewnętrznej firmie w ramach outsourcingu – takie usługi świadczy zespół Follow Legal. Daje to dostęp do bieżącego wsparcia merytorycznego, pozwala konsultować się ze specjalistami i mieć pewność, że prawidłowo realizujemy zapisy RODO w praktyce.

Artykuł partnera

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.