Jak długo trzeba przechowywać faktury VAT?

Każdy przedsiębiorca będący tzw. czynnym płatnikiem podatku VAT, ma obowiązek wystawiania kontrahentom faktur sprzedażowych z naliczonym podatkiem od towarów i usług. Na tym jednak procedura się nie kończy. Prawo nakłada na przedsiębiorców obowiązek przechowywania takich dokumentów, w dodatku przez bardzo długi czas. Jaki konkretnie? Tego dowiesz się z naszego poradnika.

Wszystko wyjaśnia Ordynacja podatkowa

W Ordynacji znajdziemy szczegółową informację na temat zarówno okresu, jak i warunków przechowywania faktur w firmie. Przedsiębiorca ma obowiązek zachowania dokumentów do wglądu organów kontrolnych przez okres aż 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku VAT.

Przykład:

Jeśli Jan Kowalski wystawił fakturę sprzedażową 1 grudnia 2017 roku, to termin płatności podatku minął 25 stycznia 2018 roku. Oznacza to, że faktura musi być przechowywana aż do 2024 roku! 

Zniszczenie faktury może zatem nastąpić dopiero 1 stycznia 2024 roku. Przez tak długi okres dokument musi znajdować się w ewidencji księgowej, a organ kontrolny może w każdej chwili zażądać wglądu do niego.

Brzmi absurdalnie? A jednak z taką rzeczywistością mają do czynienia polscy przedsiębiorcy. To nie wszystko. Obowiązkowi przechowywania podlegają także inne dokumenty firmowe, jak: ewidencja przychodów, księga przychodów i rozchodów, rejestry VAT, faktury zakupowe, dowody wewnętrze, faktury i noty korygujące.

Jak sobie z tym poradzić?

To oczywiste, że przechowywanie takiego stosu dokumentów w formie papierowej przez okres aż 5 (czy, de facto, niemal 6) lat, jest bardzo uciążliwe i w końcu wymagałoby wydzielenia osobnego regału czy nawet pomieszczenia. Dlatego przedsiębiorcy korzystają z różnych sposobów, by ułatwić sobie dotrzymanie obowiązku wobec państwa.

Jednym z nich jest powierzenie dokumentów biuru księgowemu. Wymaga to jednak każdorazowego dostarczenia faktury czy dowodu wewnętrznego do biura, co jest uciążliwe i może być dość kosztowne.

Znacznie lepszym rozwiązaniem jest więc przechowywanie dokumentów w formie elektronicznej. Warto wyrobić sobie nawyk każdorazowego skanowania papierowej faktury i umieszczania pliku w informatycznym systemie księgowym czy np. w chmurze obliczeniowej, wydzielonej specjalnie na potrzeby firmy.

Jeśli przedsiębiorca korzysta z systemu klasy ERP do fakturowania i obsługi księgowej firmy, to dokumenty są automatycznie zapisywane po ich wystawieniu. Jest to znacznie wygodniejsze i bezpieczniejsze, ponieważ w przypadku kontroli można szybko odnaleźć dokument i przedstawić go do wglądu. Nie ma ryzyka zniszczenia np. faktury czy wyblaknięcia tuszu, przez co dokument stałby się niewidoczny.

Przechowywanie faktur i innych dokumentów firmowych w formie elektronicznej jest jak najbardziej dopuszczalne i akceptowane przez organy skarbowe.