Dowody w postępowaniu podatkowym – co można przedstawić urzędnikom?

Postępowanie podatkowe, choć brzmi bardzo groźnie, wcale nie musi się skończyć nałożeniem na przedsiębiorcę kary. Organy podatkowe często występują o przeprowadzenie postępowania w celu wyjaśnienia pewnych okoliczności i ustalenia faktów – czasami na korzyść kontrolowanego. Jeśli np. przedsiębiorca zakupił samochód „na firmę”, ale urząd ma wątpliwości co do zasadności odliczania kosztów z tytułu jego użytkowania, może wszcząć postępowanie. Wówczas bardzo ważne jest, aby przedsiębiorca umiał przedstawić różnego rodzaju dowody niezbędne w postępowaniu podatkowym.

Jakie dowody dopuszcza ordynacja podatkowa?

Ordynacja podatkowa nie wskazuje jednoznacznie listy dowodów, które mogą być wzięte pod uwagę w trakcie postępowania. Zwyczajowo rozróżnia się dwa typy dowodów:

• Rzeczowe – w postaci wszelkich dokumentów i pism;
• Zeznania świadków – powołanych przez organ kontrolujący oraz wskazanych przez kontrolowanego podatnika

Najważniejsze są oczywiście dowody w formie dokumentów, a więc faktury, księgi podatkowe, umowy, porozumienia i wszelkie inne pisma mogące poświadczyć prawidłowość postępowania podatnika. Warto wiedzieć, że obowiązuje zasada, zgodnie z którą organ kontrolujący z góry zakłada prawdziwość samych dokumentów, jak i ich treści.

Co z zeznaniami świadków?

Co do zasady za dowód w postępowaniu podatkowym mogą służyć zeznania świadków, jednak z pewnymi wyłączeniami. Zeznawać w sprawie nie mogą chociażby osoby ograniczone intelektualnie i umysłowo (np. chore psychicznie), osoby zobowiązane do zachowania tajemnicy państwowej lub służbowej, a także duchowni zobowiązani do tajemnicy spowiedzi.

Kontrolowany podatnik może sporządzić listę świadków i przekazać ją organowi. Sam także może zeznawać w swojej sprawie, ale stosuje się to bardzo rzadko z uwagi na subiektywny charakter takich zeznań.

Bardzo często świadkiem w postępowaniu podatkowym jest rzeczoznawca, który określa faktyczną wartość przedmiotu, np. samochodu, którego cena widniejąca na fakturze została zakwestionowana przez organ kontrolny.

Świadkiem może być także kontrahent kontrolowanego przedsiębiorcy, jednak tutaj prawo wyklucza składanie przez niego oświadczeń. W grę wchodzi wyłącznie zwykłe przesłuchanie.

Warto wiedzieć

Kontrolowany podatnik ma prawo zapoznać się z zapisami z przesłuchań świadków, a nawet brać w nich udział i zadawać pytania.

Nie daj się zaskoczyć

Wszczęcie postępowania podatkowego nie jest końcem świata i czasami może ono doprowadzić do wydania korzystnej dla przedsiębiorcy decyzji. Trzeba mieć jednak świadomość, że największy wpływ na to mają zebrane i przedstawione dowody potwierdzające zasadność działania podatnika – dlatego skrupulatnie prowadź księgowość i staraj się dokumentować firmowe działania, szczególnie te, które mogą budzić urzędowe zastrzeżenia.