Czy przedsiębiorca może rozliczyć kurs językowy w kosztach prowadzenia działalności?

Po wejściu Polski do Unii Europejskiej nawiązywanie kontaktów handlowych z zagranicznymi rynkami stało się o wiele łatwiejsze. Choć nasza gospodarka jeszcze nie ma charakteru stricte eksportowego, to wiele rodzimych firm obsługuje kontrahentów z innych krajów. Wymaga to oczywiście znajomości języka obcego – nie tylko przez pracowników, ale często też właściciela. Mogłoby się zatem wydawać, że inwestycja w kurs językowy jak najbardziej podlega pod koszty prowadzenia działalności. Wszystko jednak zależy od konkretnego przypadku.

Kurs językowy dla przedsiębiorcy? Tak, ale…

Każdy przedsiębiorca dobrze wie (a przynajmniej powinien wiedzieć), że do kosztów prowadzenia działalności można zaliczyć wyłącznie te wydatki, które mają bezpośredni związek z osiąganiem przychodów. Chodzi tutaj o to, aby właściciele firm nie odliczali wydatków prywatnych, co jest bezwzględnie podważane przez organy skarbowe.

Problem z kursem językowym polega na tym, że urzędnik może taki wydatek zinterpretować dwojako:

• Albo jako koszt, który zwiększa kompetencje przedsiębiorcy i tym samym konkurencyjność jego firmy,
• Albo jako koszt o charakterze prywatnym.

Aby uniknąć tego drugiego przypadku, przedsiębiorca powinien dysponować twardymi dowodami uzasadniającymi wydatek. Dobrze będzie, jeśli na fakturze za kurs znajdzie się adnotacja, że miał on charakter stricte biznesowy (przedsiębiorca poznał słownictwo specjalistyczne, typowe dla jego branży). Jednak i to może nie wystarczyć.

Dowody dla urzędu

Od razu wyjaśnijmy pewną sporną kwestię. Otóż organy skarbowe z pewnością podważą fakturę za kurs językowy, jeśli przedsiębiorca zezna, że poszedł na niego w celu zabezpieczenia swoich przyszłych transakcji z zagranicznymi kontrahentami. Nie można więc powiedzieć, że np. Jan Kowalski zafundował sobie kurs niemieckiego, bo podejrzewa, że za dwa miesiące podpisze umowę z firmą zza Odry. Urzędnik z pewnością nie zaakceptuje takiego tłumaczenia.

Zupełnie inaczej będzie w sytuacji, gdy przedsiębiorca będzie umiał udowodnić, że znajomość języka obcego realnie zwiększyła konkurencyjność jego biznesu i pozwoliła mu osiągnąć przychód. Tutaj dowodem może być chociażby umowa z zagranicznym kontrahentem, która jednak została zawarta przed lub w trakcie odbywania kursu.

Dowodem uzasadnionego zaksięgowania wydatku na kurs językowy dla przedsiębiorcy może być również wyciąg z konta, na którym widać operacje z zagranicznymi kontrahentami. Podobnie jest z fakturami oraz wiarygodną korespondencją prowadzoną z klientem z zagranicy.

Podsumowując: przedsiębiorca ma prawo rozliczyć swój kurs językowy w kosztach prowadzenia działalności, o ile potrafi jasno wykazać związek pomiędzy odbyciem kursu a osiągnięciem przychodu. W przeciwnym razie taki wydatek zostanie podważony, co będzie skutkować koniecznością zwrotu niedopłaty podatku wraz z odsetkami.