Oprogramowanie w firmie: zasady, na które musisz uczulić pracowników

W Twojej firmie, jak w każdej innej, na co dzień korzysta się z różnych rodzajów oprogramowania. Może to być zwykły pakiet biurowy Office, środowisko Adobe czy choćby aplikacje online (do pracy zespołowej, do księgowania, do zarządzania magazynem etc.). Pisząc krótko: trudno sobie wyobrazić funkcjonowanie jakiegokolwiek biznesu bez dostępu do oprogramowania. Udostępniając je swoim pracownikom musisz od nich wymagać odpowiedzialności. Oto kilka zasad, na które szczególnie warto uczulić zespół.

Żadnego oprogramowania z niewiadomych źródeł

To podstawa, od której warto zacząć. Najlepiej wpisz do regulaminu firmy zapis, że pracownikom grożą konkretne konsekwencje za pobieranie nieautoryzowanego oprogramowania na komputery służbowe, a już szczególnie podłączone do wewnętrznej sieci. Pracownicy nie mogą ściągać potrzebnych im programów z Internetu, bo to zawsze zwiększa ryzyko infekcji oraz może grozić złamaniem postanowień licencyjnych autora oprogramowania.

Zakaz udostępniania oprogramowania osobom spoza firmy

Skoro ponosisz wysoki koszt zakupu i utrzymania oprogramowania firmowego, to nie ma żadnego powodu, dla którego miałyby z niego korzystać osoby, które nie są u Ciebie zatrudnione. Uczul pracowników, by nie pokazywali oprogramowania swoim kolegom z innych firm – zwłaszcza, jeśli zainwestowałeś w aplikacje autorskie, przygotowane specjalnie dla Twojego biznesu, zawierające jakieś unikalne funkcje. Od takich drobiazgów zaczyna się przecież szpiegostwo gospodarcze.

Natychmiastowe zgłaszanie wszelkich błędów

Oprogramowanie jest narzędziem pracy Twojego zespołu i tak powinno być przez nich traktowane. Jeśli pracownikowi zepsuje się np. tokarka, to oczywiście od razu zgłosi to przełożonemu. Tak samo trzeba podchodzić do oprogramowania. Uczul pracowników, by jak najszybciej zgłaszali wszelkie błędy w funkcjonowaniu aplikacji, bo im szybciej zostaną one usunięte, tym mniej szkód z tego tytułu wyniknie.

Zgłaszanie swoich pomysłów na udoskonalenie oprogramowania

To bardzo ważne, aby pracownicy czuli się współodpowiedzialni za funkcjonowanie firmy oraz mieli przekonanie, że ich opinie są brane pod uwagę przez przełożonych. Nikt nie zna lepiej zakupionego oprogramowania niż ci, którzy korzystają z niego na co dzień. Poproś więc pracowników, by dzielili się swoimi pomysłami na rozwój środowiska programistycznego, co następnie omówisz z jego twórcą. W ten sposób oprogramowanie będzie stale rozwijane i to pod kątem realnych potrzeb przedsiębiorstwa.