Na co zwrócić uwagę wybierając program do faktur

Nie można uciec przed technologią. Każdego dnia, nowoczesne osiągnięcia zmieniają nasze życie, wpływają na codzienną aktywność, kształtują zachowanie i sposób myślenia. Łatwy dostęp do informacji i lepszy kontakt ze światem sprawia, że globalna sieć zbiera mnóstwo pochwał i każdego dnia nowych użytkowników. W tyle nie pozostają przedsiębiorcy. Zdają sobie sprawę, że informatyzacja firmy pozwala być "na czasie". A dziedziną najefektywniej dającą się zmodernizować jest fakturowanie. Jak wybrać narzędzie, które szybko i bezproblemowo wspomoże ten proces? Czym się kierować podczas podejmowania decyzji?

Czy pozwoli spełnić obowiązki wobec urzędu skarbowego?

Formalności prawne nie kończą się wraz z zarejestrowaniem działalności. Tak naprawdę to dopiero początek legislacyjnych procedur. Rozpoczyna się czas koordynacji bieżących działań przynoszących zyski z okresowymi obowiązkami wobec różnych instytucji państwowych. W razie niedopełnienia tych obowiązków, przedsiębiorca musi liczyć się z ryzykiem odpowiedzialności cywilnej, administracyjnej czy karno-skarbowej. A wszystkie te czynności mają wspólny punkt wyjścia - fakturowanie. W związku z tym, już na samym początku drogi biznesowej, warto upewnić się, że sposób postępowania jest zgodny z obowiązującym prawem, a dokumenty sprzedażowe zawierają wszystkie niezbędne elementy. Sprawdzonym przez przedsiębiorców sposobem, jest profesjonalny program do wystawiania faktur FakturaLight. To specjalistyczne narzędzie działa, jak wykwalifikowany pracownik działu finansowo-księgowego. Od pierwszego uruchomienia nawiguje użytkownika i podpowiada, jak krok po kroku skonfigurować swój firmowy profil podatkowy. Natomiast sama praca z programem nie wymaga przygotowawczych kursów z zakresu obsługi. Wystarczy poznać algorytm tworzenia jednego z dokumentów, a pozostałe schematy działania programu są analogiczne. Samo menu w oknie głównym opatrzone jest krótkimi nazwami, które od razu kojarzą się z kryjącą pod nimi funkcjonalnością, co przekłada się na rzetelnie prowadzoną dokumentację. Tylko precyzyjnie i skrupulatnie dokumentowany przychód pomaga dopełnić obowiązki ewidencyjne dla celów podatkowych.

Skupmy się na najmniej przyjemnych rzeczach, czyli zobowiązaniach podatkowych wobec Urzędu Skarbowego. Przedsiębiorca odprowadza między innymi podatek od towarów i usług oraz zaliczki na podatek dochodowy. Obydwa podatki wynikają z wysokości osiągniętego przychodu i rozliczane są regularnie, najczęściej miesięcznie na podstawie sporządzonych deklaracji. Przechowując dane sprzedażowe w programie FakturaLight, przedsiębiorca jest na przykład w stanie samodzielnie wygenerować deklarację JPK_VAT. Ręczne jej sporządzenie, w zależności od ilości faktur, jest bardzo pracochłonne i czas na to przeznaczony można liczyć w godzinach, a nawet w dniach, podczas gdy program wygeneruje plik JPK w parę sekund. Pytanie tylko brzmi, czy przedsiębiorca podejmie się prowadzenia własnej księgowości samodzielnie? Program do wystawiania faktur i JPK z pewnością ułatwi to zadanie.

Czy można uzyskać łatwy dostęp do zasobów?

U niektórych osób praca z komputerem wywołuje negatywne emocje. Nowości kojarzą się z koniecznością przyswojenia trudno dostępnej wiedzy, a obsługa skomplikowanych zagadnień wywołuje frustrację. Podczas korzystania z urządzeń komputerowych, może zdarzyć się sytuacja, że system nie reaguje na polecenia tak użytkownika zgodnie z oczekiwaniami. Wybór konkretnego polecenia wywołuje inną aktywność niż wskazuje opis opcji. W konsekwencji aplikacja nie działa tak, jak powinna. Wówczas wyzwaniem jest wymyślenie, jak zmusić komputer do współpracy. Dlaczego tak się dzieje, skoro to ludzie dla ludzi stworzyli komputery?

Każdy następny model komputera jest szybszy od poprzedniego. Ale czy oprogramowanie nadąża za rozwojem techniki, łącząc w sobie prostotę i intuicyjność? Jakie czynniki przesądzają o tym, czy interfejs jest dobry? Aby system komputerowy był uznany za przyjazny w obsłudze, przede wszystkim musi być zaprojektowany przez inżynierów, myślących jak zwykły użytkownik. I tak właśnie było w przypadku wspomnianego oprogramowania do wystawiania faktur FakturaLight. Twórcom programu przyświecała idea – proste i szybkie wystawianie faktur. W swoich założeniach uwzględnili własne doświadczenia i praktyki, i udało się w je w pełni zrealizować.

Okno główne zawiera czytelne i proste ikony, kojarzące się z daną funkcjonalnością, dzięki czemu narzędzie jest wygodne w użytkowaniu. Pomiędzy poszczególnymi komponentami sterującymi zachowane są rozsądne odległości, utrudniające wywołanie niechcianych operacji. Treści przedstawione na ekranie są zrozumiałe i minimalizują ilość potencjalnych błędów. Istotne informacje są zawsze pod ręką podczas podejmowania krytycznych decyzji. Sposób ich prezentowania wiąże się z ich hierarchiczną strukturą, natomiast ich wyszukiwanie odbywa się sprawnie i natychmiastowo.

Wywoływanie poszczególnych funkcji jest mocno zharmonizowane z popularnymi systemowymi platformami, z którymi klienci są przyzwyczajeni pracować. W programie, w dużym stopniu wykorzystywane są też natywne funkcje interfejsu specyficzne dla danego systemu operacyjnego, dzięki czemu nawigacja w aplikacji jest przewidywalna dla użytkownika. Producent dba o to również podczas każdej aktualizacji. Warto też zaznaczyć, że poruszanie się po interfejsie upraszcza ograniczona do minimum liczba okien aplikacji.

Jak przekonuje producent programu do wystawiania faktur FakturaLight, celem było stworzenie aplikacji gotowej do pracy od razu po zainstalowaniu. Udało się to osiągnąć, dzięki myśleniu o programie i użytkowniku jako zintegrowanym mechanizmie. Cała konfiguracja ogranicza się w dużej mierze do pobrania danych firmy z bazy GUS na podstawie wpisanego numeru identyfikacji podatkowej. Natomiast sama praca nie wymaga nauki czy kursów przygotowujących. Wystarczy zdać się na własną intuicję.

Czy dane są bezpieczne, a program stabilny i wydajny?

Obecnie, komputery odgrywają główną role w światowej gospodarce. Za pomocą specjalistycznego oprogramowania oraz komputera podłączonego do sieci możliwe jest natychmiastowe przesyłanie danych na dowolną odległość. Przedsiębiorcy z różnych branż coraz chętniej wykorzystują pomysł pracy wielostanowiskowej z użyciem wspólnej bazy danych. W ten sposób użytkownicy mają stały dostęp do spójnych i aktualnych informacji firmowych. Program do faktur online FakturaLight korzysta z przestrzeni dyskowej serwera, na którym są przechowywane dane. W związku z tym kluczowym celem jest zapewnienie bezpieczeństwa tych danych. Wymaga on realizacji określonych działań w celu maksymalnej ochrony informacji finansowych, faktur czy kontaktów. W programie FakturaLight zastosowano nowoczesne silniki bazodanowe PostgreSQL i MySQL, cechujące się niezawodnością dostępu, stabilnością i odpornością na awarię. Przy pracy sieciowej równie ważna jak bezpieczeństwo, jest szybkość reakcji na polecenie i dynamizm przetwarzania informacji. Przeszukiwanie zgromadzonych danych, szczególnie w przypadku milionów rekordów nie może trwać długo. Program FakturaLight został zaprojektowany z myślą o bardzo wysokim obciążeniu. Zaraz po uruchomieniu zaczytuje większość danych z bazy do pamięci, zapewniając optymalną wydajność.

Elementem, który bierze istotny udział w sferze bezpieczeństwa danych elektronicznych, jest kopia zapasowa. Skuteczna archiwizacja pozwala na sprawny powrót do funkcjonowania przedsiębiorstwa w przypadku utraty danych. W trakcie codziennej pracy, zapomina się o tak ważnym aspekcie jak backup. Ale wystarczy chwila, by komputer zainfekować wirusem, doprowadzić do jego awarii i całkowicie sparaliżować działanie przedsiębiorstwa. Regularne wykonywanie kopii, daje bezpieczeństwo przetwarzanych danych. W programie FakturaLight, regularnie i automatycznie tworzona jest kopia zapasowa danych, dostępna do przywrócenia 24h na dobę.

Wybierając program do wystawiania faktur, warto zapoznać się z systemami monitorującymi bezpieczeństwo danych i ich funkcjonowaniem. Prognozowanie heurystyczne i zapobieganie sytuacjom podbramkowym jest filozofią niewielu firm programistycznych. A szkoda, bo naprawa albo przywrócenie systemu może dużo kosztować przedsiębiorcę.

Artykuł partnera

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.