Koszty wdrożenia oprogramowania w firmie: co się na nie składa?

Krzysztof Jagielski
28.08.2020

Decydując się na zakup oprogramowania do firmy często nie bierzemy pod uwagę tego, iż cena samego systemu nie stanowi całkowitego kosztu inwestycji. Do tego trzeba doliczyć kilka innych elementów, których nikt nie wykona za darmo – ani firma, która sprzedaje oprogramowanie, ani ta, która je wdraża (nawet jeśli jest to ten sam podmiot). Aby nie dać się niemile zaskoczyć, na początek zapytaj o całkowite koszty wdrożenia oprogramowania w Twojej firmie i dopiero na tej podstawie podejmij ostateczną decyzję. Sprawdź też, jakie elementy składają się na ten koszt.

Koszt zakupu oprogramowania

To największy wydatek, zwłaszcza w sytuacji, gdy przedsiębiorca jest zainteresowany zakupem oprogramowania autorskiego, zaprojektowanego wyłącznie z myślą o jego firmie. Wówczas w grę mogą wchodzić dziesiątki lub nawet setki tysięcy złotych, w zależności oczywiście od stopnia skomplikowania i zaawansowania systemu.

Koszt instalacji

Nie każdy zdaje sobie sprawę z tego, że instalacja oprogramowania w firmie jest usługą wycenianą osobno – choć wiele firm wlicza jej koszt już w cenę zamówionego systemu. Nie ma się też czemu dziwić: instalacja, konfiguracja i ścisłe dostosowanie oprogramowania do wymagań firmy zajmuje dużo czasu, rodzi ryzyko wystąpienia różnego rodzaju problemów, a przy tym wymaga doświadczenia i specjalistycznej wiedzy.

Koszt przeszkolenia pracowników

Przeszkolenie jest niezbędne, aby pracownicy mogli w 100% wykorzystać funkcjonalność nowego oprogramowania. Przedsiębiorcy często próbują na tym zaoszczędzić, nie do końca zdając sobie sprawę z tego, że takie postępowanie nie ma żadnego sensu. Jeśli pracownicy nie znają możliwości oprogramowania, to będą z niego korzystać w ograniczonym zakresie – czy zatem był sens inwestować w bardzo rozbudowane narzędzie?

Koszt aktualizacji

Przed zawarciem umowy z dostawcą oprogramowania dla firmy koniecznie trzeba zapytać, czy ewentualne przyszłe aktualizacje (na przykład zabezpieczeń) są wyceniane osobno, czy może będą przez jakiś czas udostępniane przedsiębiorcy w ramach pierwotnej ceny.

Dodatkowo bardzo ważne jest uściślenie, czy w przypadku pojawienia się zupełnie nowej wersji oprogramowania, przedsiębiorca będzie mógł liczyć na promocyjny koszt aktualizacji – jest to szczególnie ważne w przypadku programów do prowadzenia księgowości, które siłą rzeczy są regularnie aktualizowane z powodu wciąż zmieniających się przepisów.

Artykuł powstał przy współpracy z https://gastroprodukt.pl/

Zgłoś swój pomysł na artykuł

Więcej w tym dziale Zobacz wszystkie

Ważne: Użytkowanie Witryny oznacza zgodę na wykorzystywanie plików cookie. Szczegółowe informacje w Polityce prywatności.